نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین
نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین
EDMS یا نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین چیست، چرا باید به آن اهمیت دهید؟ روزهایی که مجبور بودید پشته های کاغذ را غربال کنید یا برای یافتن فایل های مهم تلاش کنید، گذشته است.
نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین (EDMS) روشی را متحول می‌کند که سازمان‌ها با سوابق و دارایی‌های اطلاعاتی خود مدیریت می‌کنند. خواه یک کسب‌وکار کوچک باشند یا یک شرکت بزرگ.
نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین
مزایای یک EDMS به خوبی انتخاب شده بسیار فراتر از ذخیره سازی الکترونیکی اسناد است. در حالت ایده‌آل، همکاری یکپارچه بین اعضای تیم را نیز ممکن می‌سازد، کارایی گردش کار را افزایش می‌دهد. امنیت اسناد را افزایش می‌دهد و انطباق با مقررات را تضمین می‌کند. در این محتوا، ما نگاهی دقیق‌تر به آنچه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پرشین می‌تواند برای کسب‌وکار شما انجام دهد خواهیم داشت.
EDMS چیست؟ معنی و توابع کلیدی
نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین (EDMS) یک پلت فرم نرم افزاری است که به شرکت ها اجازه می دهد تا سوابق الکترونیکی را ضبط، ذخیره، مدیریت و پیگیری کنند. ذخیره سازی و سازماندهی ایمن اسناد در یک مخزن متمرکز را تضمین می کند و آنها را در هر زمان و هر مکان برای کاربران مجاز در دسترس قرار می دهد. سیستم EDMS پرشین می‌تواند ابزاری حیاتی برای ساده‌سازی گردش‌های کاری کسب‌وکار و بهبود کارایی با ارائه یک پایگاه داده ساختاریافته و به‌راحتی از داده‌های حیاتی کسب‌وکار باشد.
یکی از عملکردهای اولیه EDMS، گرفتن داده است. این امکان اسکن و وارد کردن اسناد فیزیکی به سیستم را فراهم می کند و آنها را به فرمت های دیجیتال قابل جستجو تبدیل می کند. یکی دیگر از قابلیت های ایندکس کردن اسناد یا اختصاص کلمات کلیدی خاص به اسناد برای بازیابی سریع و دقیق است.
مدیریت اسناد الکترونیکی
مدیریت اسناد الکترونیکی شامل دیجیتالی کردن اسناد کاغذی و ذخیره آنها به روشی ساختاریافته در یک پایگاه داده است. این نه تنها فضای ذخیره سازی فیزیکی را کاهش می دهد. بلکه سازماندهی کارآمد و بازیابی سریع اطلاعات حیاتی کسب و کار را ممکن می سازد. فرمت دیجیتال امکان اشتراک گذاری و تکثیر اسناد را آسان می کند و مدیریت کارآمد جریان کار را ارتقا می دهد.
همکاری سند
راه‌حل‌های نرم‌افزار EDMS پرشین چندین کاربر را قادر می‌سازد تا روی یک سند به صورت موازی کار کنند. این نیاز به حضور فیزیکی را از بین می برد و امکان همکاری در زمان واقعی را بدون توجه به موقعیت جغرافیایی فراهم می کند. تغییرات ایجاد شده توسط کاربران مختلف را می توان ردیابی کرد. و بازخورد را به عنوان یادداشت یا نظر اضافه کرد، که ارتباط روان و کار گروهی را تسهیل می کند.
مرور اسناد
یک EDMS یک رابط کاربر پسند برای جستجوی اسناد فراهم می کند. کاربران می توانند با استفاده از عملکردهایی مانند جستجو و فیلترها به راحتی در پایگاه داده سازمان یافته حرکت کنند. اسناد را می توان با نام، عنوان، کلمات کلیدی یا هر ابرداده مرتبط با آنها قرار داد. ویژگی مرور زمان قابل توجهی را که در غیر این صورت صرف جستجوی دستی سوابق می شد صرفه جویی می کند.
بیشتر بخوانید: مدیریت الکترونیک اسناد پرشین؛ برنامه مدیریت اطلاعات سازمانی
نسخه سازی سند
این ویژگی کلیدی برای حفظ یکپارچگی اسناد است. هر بار که تغییری در یک فایل ایجاد می شود، یک نسخه جدید ایجاد می شود. این به کاربران امکان می دهد تاریخچه تغییرات را ردیابی کنند و در صورت نیاز به نسخه قبلی سند برگردند. کنترل نسخه سند، مسئولیت پذیری را تضمین می کند و خطر از دست دادن محتوای اصلی را به دلیل تغییرات حذف می کند.
بایگانی اسناد
ویژگی بایگانی در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پرشین به مدیریت چرخه عمر یک سند کمک می کند. هنگامی که یک سند دیگر مورد استفاده فعال نیست، می توان آن را برای مراجعات بعدی بایگانی کرد. این تابع نه تنها به پاکسازی پایگاه داده فعال کمک می کند. بلکه تضمین می کند که داده های قدیمی حفظ شده و در صورت لزوم می توان به آنها دسترسی داشت.
مدیریت سوابق
عملکرد مدیریت سوابق الکترونیکی نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین برای حفظ انطباق با الزامات قانونی و نظارتی بسیار مهم است. EDMS می تواند نگهداری و دفع اسناد را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده مدیریت کند. و اطمینان حاصل کند که سوابق برای مدت زمان مورد نیاز نگهداری می شوند و در مواقعی که دیگر مورد نیاز نیستند به درستی دفع می شوند.
امنیت اسناد
برای محافظت از اطلاعات حساس تجاری از دسترسی غیرمجاز، سوء استفاده، تغییر یا حذف، سیستم EDMS پرشین دارای ویژگی‌های امنیتی قوی است. برای مثال، کنترل دسترسی، اجازه می دهد تا مجوزهای کاربر را تنظیم کنید. افرادی که می توانند یک فایل را مشاهده، ویرایش یا حذف کنند، محدود می کند. رمزگذاری داده‌ها را از خوانده شدن در صورت رهگیری در حین انتقال محافظت می‌کند. در حالی که ردیابی‌های ممیزی نشان می‌دهد که چه کسی به چه اسنادی دسترسی داشته و چه تغییراتی ایجاد شده است.
چه کسی به یک راه حل نرم افزار EDMS نیاز دارد و برای چه؟
شرکت‌ها و افراد خصوصی به طور یکسان راه‌حل‌های EDMS را ابزاری ارزشمند برای ساده‌سازی جریان‌های کاری سند یافته‌اند. دومی می تواند از آنها برای مدیریت موثر صورتحساب ها، رسیدها و اسناد شخصی استفاده کند. اما این صنایعی هستند که با حجم زیادی از کاغذبازی سر و کار دارند.
در مراقبت های بهداشتی، سوابق بیمار، نسخه ها و گزارش های تشخیصی را می توان با خیال راحت ذخیره کرد، به راحتی بازیابی کرد و به طور ایمن به اشتراک گذاشت و کیفیت مراقبت از بیمار را بهبود بخشید. متخصصان حقوقی که با حجم زیادی از اسناد پرونده، قراردادها و خلاصه های حقوقی سروکار دارند، می توانند به سرعت پرونده های خاص را پیدا کنند و کارایی کلی را افزایش دهند و احتمال خطای انسانی را کاهش دهند. حسابداران، رسیدگی به فاکتورها، اسناد مالیاتی و صورت های مالی می توانند از ثبت دقیق سوابق، سهولت حسابرسی و مدیریت مالی کارآمد اطمینان حاصل کنند.
مزایای استفاده از سیستم EDMS چیست؟
در حالت ایده آل، یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شامل مکانیسم های کنترل دسترسی است تا اطمینان حاصل شود که داده های حساس فقط برای کاربران مجاز قابل دسترسی است. کنترل نسخه نیز یک ویژگی ضروری است که به کاربران امکان می دهد تغییرات ایجاد شده در اسناد را ردیابی کنند و در صورت لزوم به نسخه های قبلی برگردند.
راه‌حل‌های EDMS ابزارهای مشترک ویرایش اسناد را ارائه می‌دهد که به چندین کاربر اجازه می‌دهد به طور همزمان روی فایل‌ها کار کنند و بهره‌وری را افزایش دهند. این سیستم عملکردهای پشتیبان‌گیری و بازیابی را فراهم می‌کند. و با ذخیره کپی‌هایی از اسناد در مکان‌های امن خارج از سایت، در برابر از دست دادن داده‌ها محافظت می‌کند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک برای چه سازمان‌هایی ضروری است؟
مدیریت اسناد کارآمد
سیستم EDMS امکان ذخیره سازی، فهرست بندی و بازیابی اسناد را آسان می کند و زمان صرف شده برای جستجوی فایل های فیزیکی را کاهش می دهد. این منجر به بهبود بهره وری می شود و کارکنان را قادر می سازد تا بیشتر بر مسئولیت های اصلی خود تمرکز کنند.
افزایش ایمنی سند
سوابق ضروری در برابر آسیب تصادفی، سرقت یا از دست دادن محافظت می شوند. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی محدودیت دسترسی را فقط برای پرسنل مجاز مجاز می‌سازد و خطر قرار گرفتن در معرض ناخواسته یا سوء استفاده را کاهش می‌دهد.
بهبود همکاری
راه‌حل‌های EDMS پرشین چندین کاربر را قادر می‌سازد تا به اسناد دسترسی داشته باشند و روی آنها کار کنند و یک محیط کاری مشترک را تقویت کنند. تغییرات و به روز رسانی ها در زمان واقعی ثبت می شوند و اطمینان حاصل می شود که همه اعضای تیم در یک صفحه هستند.
صرفه جویی در هزینه
استفاده از EDMS می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه شود. زیرا نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی و هزینه های مرتبط را کاهش می دهد. به علاوه، هزینه های مربوط به چاپ، کپی و حمل و نقل اسناد فیزیکی را به حداقل می رساند.
رعایت مقررات
مزیت دیگر نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین این است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا الزامات نظارتی را رعایت کند. اسناد به درستی ذخیره می شوند و به راحتی می توان آنها را در طول ممیزی یا بازرسی بازیابی کرد و خطر جریمه های عدم انطباق را کاهش می دهد.
پایداری زیست محیطی
با حذف نیاز به کاغذ و ذخیره سازی فیزیکی، نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین به پایداری محیطی کمک می کند. این برنامه می تواند ابزار مؤثری برای هدایت ابتکارات سبز سازمان و تأثیر آنها باشد.
بهبود خدمات به مشتریان
با EDMS، کسب و کارها می توانند سریعتر و موثرتر به سوالات پاسخ دهند. دسترسی سریع به سوابق مشتری و اسناد مربوطه نه تنها زمان پاسخگویی را سرعت می بخشد، بلکه می تواند منجر به رضایت بیشتر مشتری و تکرار تجارت شود.
تداوم کسب و کار
در صورت بروز فاجعه، راه حل نرم افزاری EDMS پرشین تضمین می کند که کسب و کار می تواند بدون اختلالات عمده به کار خود ادامه دهد. ویژگی‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی را فراهم می‌کند و اطمینان می‌دهد که سوابق مهم و دارایی‌های داده همیشه در صورت نیاز در دسترس هستند.
در مورد برنامه سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
