نرم‌افزار آرشیو اسناد؛ آنچه هر کسب و کار باید بداند
نرم‌افزار آرشیو اسناد؛ آنچه هر کسب و کار باید بداند
چه در حال ارائه اظهارنامه مالیاتی باشید، چه در حال حسابرسی هستید، یا صرفاً می خواهید یک مرور کلی از امور مالی خود داشته باشید، داشتن اسناد به خوبی سازماندهی شده و به راحتی قابل دسترسی ضروری است. نرم‌افزار آرشیو اسناد برای شماست.
بایگانی اسناد سنتی می تواند موثر باشد، اما همچنین زمان بر و مستعد خطا است. این باعث شده است بسیاری از مشاغل از آرشیو دیجیتال استفاده کنند.
نرم‌افزار آرشیو اسناد چیست؟
در این محتوا، روش‌های سنتی بایگانی اسناد را با آرشیو اسناد دیجیتال مقایسه می‌کنیم. مزایای آرشیو کردن اسناد دیجیتالی را توضیح می‌دهیم و راهنمای گام به گام در مورد نحوه آرشیو دیجیتال اسناد برای کسب‌وکارتان ارائه می‌کنیم.
مزایای آرشیو کردن اسناد به صورت دیجیتالی
آرشیو دیجیتال نیاز به بایگانی دستی اسناد را از بین می برد. همچنین در صورت لزوم بازیابی این اسناد را آسان تر می کند. زمانی که فاکتورها دیجیتالی می شوند و در یک آرشیو فاکتور دیجیتال ذخیره می شوند، کارمندان می توانند به سرعت فاکتورهای مورد نیاز را تنها با چند کلیک جستجو کرده و به آنها دسترسی داشته باشند. این باعث صرفه جویی در زمان با ارزش و کاهش خطر گم شدن یا گم شدن اسناد می شود. آرشیو دیجیتال همچنین اشتراک گذاری اسناد مهم را هنگام کار از راه دور برای اعضای تیم آسان می کند.
صرفه جویی در هزینه
مشاغلی که اسناد را به صورت دیجیتال آرشیو می کنند نیز می توانند هزینه ها را کاهش دهند. با راه حل های آرشیو دیجیتال مانند پرشین، کسب و کارها می توانند هزینه های دستی مربوط به مدیریت اسناد کاغذی را حذف کنند. یک سیستم آرشیو دیجیتال دسترسی به داده های ضروری را برای کارکنان آسان می کند و هزینه های نیروی کار را بیشتر کاهش می دهد. بایگانی دیجیتال همچنین هزینه کاغذ و ذخیره سازی فیزیکی را که با بایگانی در محل همراه است حذف می کند.
بیشتر بخوانید: نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین
امنیت
راه حل های آرشیو دیجیتال اغلب شامل ویژگی هایی مانند کنترل نسخه، مسیرهای حسابرسی و کنترل های دسترسی ایمن هستند که به حفظ یکپارچگی و محرمانه بودن سوابق مالی کمک می کند. با خدمات بایگانی الکترونیکی پرشین، تمام اسناد کپی شده و با خیال راحت ذخیره می شوند. اسناد کاغذی از امنیت کمتری برخوردار هستند و در معرض آسیب، محو شدن و از بین رفتن هستند.
آمادگی حسابرسی
تمرکز زیادی بر شفافیت و انطباق در بالتیک وجود دارد. بایگانی داده های دیجیتال می تواند به کسب و کارها کمک کند تا الزامات قانونی و مالی را در صورت حسابرسی برآورده کنند. با استفاده از راه حل های آرشیو اسناد دیجیتال، شرکت ها می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام اطلاعات لازم به راحتی در دسترس حسابرسان است
با استفاده از سرویس آرشیو دیجیتال پرشین، کسب و کارها می توانند به حسابرسان دسترسی آنلاین به فاکتورهای خرید، فاکتورهای فروش، رسیدها و سایر اسناد پشتیبانی را بدهند. این کار نیازی به حضور حسابرس به دفتر و مرتب سازی اسناد کاغذی با تیم حسابداری را از بین می برد.
بهبود تصمیم گیری
تغییر به مدیریت آرشیو دیجیتال دسترسی کسب‌وکارها به داده‌های دیجیتال را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل داده های دیجیتال آسان تر است و به کسب و کارها بینش بیشتری برای هدایت تصمیم گیری می دهد.
پرشین یک نمای کلی از فاکتورهای فروش، فاکتورهای خرید، رسیدها و گزارش های هزینه را در اختیار کاربران قرار می دهد. برنامه آرشیو اسناد پرشین همچنین با نرم افزارهای دیگر ادغام می شود و تجزیه و تحلیل این داده ها و تصمیم گیری آگاهانه را برای مشاغل آسان تر می کند.
پایداری
آرشیوهای بدون کاغذ برای محیط زیست نیز مفید هستند. با تغییر از آرشیو کاغذی به آرشیو دیجیتال، مشاغل می توانند نیاز به ایجاد اسناد کاغذی را از بین ببرند.
کسب و کارها باید کدام اسناد را بایگانی کنند؟
کسب و کارها باید اسناد دیجیتالی را برای مدیریت مالی، انطباق قانونی و اهداف اداری بایگانی کنند. انواع مختلفی از اسناد وجود دارد که مشاغل هنگام بایگانی اسناد الکترونیکی نگهداری می کنند.
بایگانی فاکتور
هر دو فاکتور خرید و فروش اسناد مالی مهمی هستند که هر کسب و کاری باید بایگانی کند. فاکتورهای خرید ثبت هزینه ها و برای مطالبه کسر مالیات و مدیریت جریان نقدی ضروری هستند. فاکتورهای فروش اثبات درآمد و برای ردیابی پرداخت های مشتری، مدیریت حساب های دریافتنی و ثبت مالیات ضروری هستند.
یک آرشیو دیجیتال فاکتور برای مدیریت فاکتورها ضروری است. نرم‌افزار آرشیو اسناد پرشین فاکتورها جستجوی تراکنش های خاص، نظارت بر وضعیت پرداخت و تولید گزارش های مالی را با استفاده از داده های مالی بلادرنگ آسان می کند.
بایگانی گزارش هزینه
گزارش‌های هزینه جزئیات هزینه‌های کارکنان را که برای مقاصد تجاری، مانند سفر، غذا، و سرگرمی متحمل شده‌اند، نشان می‌دهد. بایگانی گزارش هزینه برای بازپرداخت کارمندان، اهداف مالیاتی و بودجه بندی ضروری است.
استفاده از نرم افزار بایگانی الکترونیکی، ذخیره و دسترسی به گزارش های هزینه را آسان می کند. و با استفاده از ابزارهایی مانند پرشین، کاربران می توانند فرآیند تأیید هزینه را نیز ساده کنند.
اسناد حقوقی
اسناد حقوقی مانند قراردادها، موافقت نامه ها، مجوزها، حقوق و تعهدات شرکت و ذینفعان آن را تثبیت می کند و برای کاهش خطرات قانونی و حل و فصل اختلافات ضروری است.
راه‌حل‌های بایگانی الکترونیکی می‌توانند یک مخزن امن و متمرکز برای اسناد قانونی فراهم کنند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات حیاتی محافظت می‌شوند و در صورت نیاز به راحتی قابل بازیابی هستند.
گزارشات و اسناد اداری
در نهایت، کسب‌وکارها باید گزارش‌ها و اسناد اداری مختلف، مانند صورت‌های مالی، گزارش‌های عملکرد، صورتجلسات و سوابق منابع انسانی را بایگانی کنند. این اسناد بینش ارزشمندی در مورد عملیات شرکت، فرآیندهای تصمیم گیری و انطباق با سیاست های داخلی و مقررات خارجی ارائه می دهد.
بیشتر بخوانید: بررسی نرم‌افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین
نحوه بایگانی اسناد الکترونیکی
اولین قدم در بایگانی اسناد دیجیتال، یافتن بهترین نرم افزار آرشیو اسناد برای نیازهای شماست.
بهترین برنامه آرشیو اسناد را انتخاب کنید
نیازهای بایگانی خود را بر اساس نوع اسنادی که باید ذخیره کنید، ارزیابی کنید. به عنوان مثال، اگر اسناد قانونی را بایگانی می کنید، به دنبال راه حل های بایگانی اسناد قانونی باشید. برای بایگانی فاکتورها، نرم افزار آرشیو دیجیتال امن مانند نرم‌افزار آرشیو اسنادپرشین بهترین گزینه است.
مدارک خود را دیجیتالی کنید
هنگام اتخاذ راه حل های آرشیو اسناد دیجیتال، یکی از اولین گام ها دیجیتالی کردن اسناد کاغذی موجود است. بایگانی اسناد کاغذی به صورت الکترونیکی می تواند یک فرآیند طولانی خسته کننده باشد. به سادگی از رسیدهای کاغذی عکس بگیرید و آنها را در قالبی الکترونیکی و قابل خواندن توسط ماشین دیجیتالی کنید. پس از دیجیتالی شدن رسید، دیگر نیازی به ذخیره رسید کاغذی نیست.
مدارک خود را دسته بندی کنید
با دسته بندی صحیح اسناد خود، به راحتی می توانید اسناد را در آرشیو دیجیتال خود بیابید. برای مثال، اگر رسید هزینه‌ها را ذخیره می‌کنید، دسته‌بندی آنها بر اساس نوع هزینه‌های تجاری (مثلاً لوازم اداری، هزینه‌های سفر) بازیابی اسناد هزینه صحیح را در طول زمان مالیات آسان می‌کند.
اسناد را به آرشیو دیجیتال خود منتقل کنید
هنگامی که اسناد خود را دیجیتالی و دسته بندی کردید، گام بعدی انتقال آنها به آرشیو دیجیتالی است. با خدمات نرم‌افزار آرشیو اسناد پرشین، این یک فرآیند یکپارچه است. شما می توانید فاکتورها و گزارش هزینه های خود را دیجیتالی و دسته بندی کنید. هر چیزی که دیجیتالی می شود به یک آرشیو دیجیتال منتقل می شود و تا زمانی که لازم باشد در آنجا ذخیره می شود.
در مورد برنامه سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
