نحوه مستندسازی فنی یک فرآیند

چرا مستند کردن فرآیندهای فنی مهم است؟ نحوه مستندسازی فنی به دلایل مختلفی از جمله افزایش رضایت مشتری، بهبود شهرت شرکت و اطمینان از استفاده صحیح از اهمیت بالایی برخوردار است. مستندسازی فرآیندهای فنی می‌تواند اطلاعات مهمی در مورد یک موضوع، محصول یا فرآیند و نحوه استفاده از آن برای دریافت بیشترین مزایای ممکن در اختیار دیگران قرار دهد.

داشتن این مستندات ممکن است به خدمات مشتری کمک کند تا به کاربر نهایی کمک کند. زیرا هر دو می توانند اطلاعات یکسانی را با هم ببینند.

نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

مستندسازی این فرآیند فنی می تواند کارایی و بهره وری را افزایش دهد و در عین حال احتمال استفاده نادرست را کاهش دهد. احتمالاً طول عمر محصول را به حداکثر برساند. همچنین ممکن است فرد با پیروی از مستندات فرآیند فنی در کتابچه راهنمای مالک در زمان و هزینه خود صرفه جویی کند. زیرا در مورد نحوه استفاده از محصولی که خریداری کرده است اطلاعات بیشتری دارد.

نحوه مستندسازی فنی یک فرآیند

بسته به گستردگی فرآیند و استانداردهای شرکت، ممکن است روش‌های مختلفی برای مستندسازی فرآیندهای فنی داشته باشید. در اینجا برخی از مراحل متداول است که می توانید دنبال کنید:

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.

۱- انجام تحقیق

نحوه مستندسازی فنی با انجام تحقیقات آغاز می شود. درک فرآیند فنی که درباره آن می نویسید، از جمله هدف و دامنه آن، برای اینکه بتوانید در مورد آن به گونه ای بنویسید که دیگران نیز بتوانند درک کنند و استفاده کنند، ضروری است. تحقیقات شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• خواندن کتاب‌ها، مقالات و داستان‌های مربوط به موضوع

• انجام مصاحبه

• تجزیه و تحلیل راهنماها یا کتاب‌های راهنمای قبلی

• بحث در مورد موضوع با متخصصان

نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

۲- یک طرح ایجاد کنید

هنگامی که تحقیقات کافی را انجام دادید، می توانید طرح مستندسازی را برای نحوه مستندسازی فنی ترسیم کنید. این طرح به عنوان راهنمای شما برای تکمیل فرآیند عمل می کند. معمولاً شامل اطلاعاتی در مورد اجزای زیر است:

• اهداف

• منابع

• ساختارهای مدیریتی

• ابزار

• راهنمای سبک

• تحویل مهلت مقرر

• محصولات تحویلی نهایی

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

۳- یک سازه طراحی کنید

مستندات فنی باید خوانا باشند. بنابراین ایجاد ساختاری که برای کاربر آسان باشد بسیار مهم است. برای ایجاد طرح کلی برای سند فرآیند فنی خود، در نظر بگیرید که چه محتوایی را می‌خواهید بگنجانید. چگونه می‌توانید آن را سفارش دهید و چه عبارتی ممکن است درک آن را آسان‌تر کند. همچنین ممکن است در نظر بگیرید که چه جریان منطقی برای محتوا ممکن است باشد و چگونه ساختار آن آسان است. این طرح کلی همچنین ممکن است به شما کمک کند داده ها و ایده های خود را در طول فرآیند توسعه خود سازماندهی کنید.

برنامه مدیریت اسناد

۴- اضافه کردن محتوا

برای نحوه مستندسازی فنی هنگامی که یک ساختار دارید، می توانید اطلاعات ذکر شده در طرح مستندسازی خود را به سند فرآیند فنی واقعی منتقل کنید. در این مرحله، می‌توانید محتوای نوشتاری و گرافیکی را وارد کنید. مانند عکس‌ها یا تصاویری که به بهترین شکل این فرآیند را به تصویر می‌کشند. می توانید محتوا را به یک طرح کلی اضافه کنید. آن را اصلاح کنید و سپس طرح کلی را تکمیل کنید تا یک محتوای کامل و منسجم ایجاد کنید.

مهم است به خاطر داشته باشید که کاربر نهایی شخصی است که این محتوا را می خواند. بنابراین ساده کردن اطلاعات فنی و آسان کردن سند شما برای پیمایش می تواند به درک بهتر آن کمک کند. این همچنین می تواند به شما کمک کند تا مخاطبان بیشتری را جذب کنید.

نرم افزار مدیریت اسناد

۵- تصحیح و ویرایش کنید

در نهایت، قبل از اینکه سند فرآیند فنی خود را نهایی کنید، می توانید آن را تصحیح کنید. انجام این کار می تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که سند عاری از خطا است. همچنین می تواند به شما در تعیین اینکه آیا سند دارای یک جریان منطقی است کمک کند. حتی ممکن است با درخواست از ویرایشگر برای بازبینی قطعه، این مرحله را در فرآیند مستندسازی فنی برون سپاری کنید. آنها می توانند بازخورد ارائه دهند تا به شما در بهبود صحت و دسترسی به سند کمک کنند.

نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

نکاتی برای مستندسازی فرآیندهای فنی

این نکات مفید را برای مستندسازی فرآیندهای فنی مرور کنید:

آن را با صدای بلند بخوانید:

خواندن مستندات فرآیند فنی قبل از نهایی کردن آن می‌تواند مفید باشد. این می تواند به شما کمک کند تا مقاله خود را تصحیح کنید و مکان هایی را که می تواند از بهبود یا ساده سازی استفاده کند را شناسایی کنید.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک

مختصر باشید:

هدف از مستندسازی فرآیندهای فنی، آگاه کردن افراد از فرآیندهایی است که با آنها آشنایی ندارند. مختصر بودن به شما امکان می دهد هر مرحله را به شیوه ای سریع و کارآمد توضیح دهید.

بررسی همتایان را دریافت کنید:

جمع‌آوری نظرات دیگران در مورد مستندات فرآیند فنی می‌تواند به شما کمک کند تا بینش خود را در مورد اینکه آیا به راحتی قابل درک است یا خیر. شما می توانید از یک همسال، مانند یک همکار یا دوست، بخواهید که این قطعه را مرور کند.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد