نحوه سازماندهی اسناد کاغذی در ۷ مرحله

برخی از مشاغل به افراد حرفه ای نیاز دارند که توانایی مدیریت حجم زیاد و انواع اسناد را داشته باشند. هنگام مدیریت کاغذهای دیجیتال یا فیزیکی، سازماندهی فایل ها و فضای کاری خود به گونه ای ضروری است که از بهره وری شما پشتیبانی کند و کارایی شما را افزایش دهد. درک نحوه سازماندهی اسناد مهارتی است که تقریباً در هر حرفه ای می توانید هم در خانه و هم در محل کار از آن استفاده کنید.

در این مقاله، ما هفت مرحله آسان را توضیح می‌دهیم که می‌توانید برای سازماندهی بهتر کارهای اداری خود به گونه‌ای که هم کارآمد باشد و هم برای بهره‌وری در فضای کاری تازه سازمان‌دهی شده‌تان دنبال کنید.

کلیک کنید: بایگانی اسناد

نحوه سازماندهی اسناد

اگر می خواهید نحوه سازماندهی اسناد را یاد بگیرید، این هفت مرحله را دنبال کنید:

نحوه سازماندهی اسناد: اسناد را بر اساس نوع جدا کنید

اسناد فیزیکی خود را به دسته هایی مانند گزارش ها، اسناد مشتری یا فاکتورهای صورتحساب مرتب کنید. شما می توانید هر دسته را به سطوح زیرمجموعه جدا کنید.

به عنوان مثال:

می توانید اسناد مشتری را بر اساس هر مشتری مرتب کنید قبل از اینکه اسناد یک مشتری را در گزارش ها، مکاتبات و موارد دیگر سازماندهی کنید. این استراتژی مرتب‌سازی لایه‌ای می‌تواند به شما در شناسایی اسنادی که باید نگه دارید و برای دسترسی آسان سازماندهی کنید، کمک کند.

اگر اسنادی را پیدا کردید که در دسته بندی اصلی قرار نمی گیرند، یک پشته متفرقه به همراه انبوهی از اسنادی که قصد دارید خرد یا بازیافت کنید، تهیه کنید. همچنین عاقلانه است که مجموعه ای از اسنادی را که می خواهید به فایل های دیجیتال تبدیل کنید، تهیه کنید. شروع با یک بررسی ساده و دسته بندی اسناد شما می تواند به شروع فرآیند تشکیل پرونده کمک کند.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

از ترتیب زمانی و حروف الفبا استفاده کنید

برخی از اسناد برای پیگیری فعالیت ها و تصمیمات درون سازمان دارای مهر زمانی و تاریخ هستند. پس از جداسازی بر اساس نوع و نوع فرعی، در صورت لزوم، هر سند را به ترتیب زمانی مرتب کنید. برای مثال، اگر اسناد خود را بر اساس مشتری مرتب می‌کنید، اسناد تاریخ‌دار را به ترتیب از جدیدترین به قدیمی‌ترین مرتبه قرار دهید تا جدیدترین اسناد در مقابل شما باشد. اگر ترجیح می‌دهید تاریخچه کامل مشتری تا به امروز را ببینید، می‌توانید اسناد را از قدیمی‌ترین تا جدیدترین سفارش دهید.

می توانید اسناد بدون تاریخ را بر اساس اهمیت یا تعداد دفعات استفاده از آنها سازماندهی کنید. در نهایت، قبل از قرار دادن اسناد خود در فضای بایگانی، الفبا را در نظر بگیرید. می‌توانید بر اساس نام مشتری یا دسته‌های اصلی مانند فاکتورها یا گزارش‌ها حروف الفبا کنید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

نحوه سازماندهی اسناد: فضای پرونده خود را سازماندهی کنید

کمدها و کشوهای بایگانی می توانند فضای ذخیره سازی قابل تنظیمی را ارائه دهند. از پوشه های فایل برای ذخیره گروه هایی از اسناد بر اساس نوع و نوع فرعی آنها استفاده کنید. هنگام قرار دادن پوشه ها در کابینت ها یا کشوها می توانید از ترتیب زمانی یا حروف الفبا استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید بر اساس نام مشتری یا به ترتیب زمانی بر اساس آخرین مشتری که به دست آورده اید، مرتب سازی کنید. نگهداری کاغذ دور از محیط کار به شما کمک می کند تا میز کارتان را تمیز نگه دارید تا بتوانید کارها را به نحو احسن انجام دهید.

کلیک کنید: برنامه آرشیو اسناد

نکته:

سرمایه گذاری در یک قفسه فایل را در نظر بگیرید تا روی میز خود قرار دهید تا اسنادی را که مرتباً مرور می کنید یا به آنها دسترسی دارید، مانند فرم هایی که هر روز پر می کنید، سازماندهی کنید. برای حفظ دسته بندی می توانید به هر قفسه یک نوع یا فرعی خاص اختصاص دهید. همچنین می‌توانید از قفسه برای ساده‌سازی فرآیند بایگانی خود هنگام دریافت اسناد جدید استفاده کنید. فایل های جدید را به چند دسته اصلی جدا کرده و در قفسه مناسب قرار دهید. وقتی بعداً آنها را بایگانی کنید، این روش می‌تواند کار را آسان‌تر کند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد

سیستم بایگانی خود را رنگی کنید

نشانگرهای بصری، مانند برگه های رنگی، می توانند در زمان جستجوی اسناد در وقت شما صرفه جویی کنند. می‌توانید از پوشه‌های رنگی مختلف برای انواع و زیرشاخه‌های اسناد خود استفاده کنید. برخی از پوشه ها دارای برگه های برچسب در رنگ های مختلف هستند. با هر یک از این گزینه ها، می توانید یک کلید رنگی برای پیگیری رنگ اختصاص داده شده به دسته سند ایجاد کنید. به عنوان مثال، ممکن است اسنادی را که به طور منظم استفاده می کنید با یک برگه زرد رنگ و اسنادی را که باید با یک برگه قرمز تشکیل دهید، کد رنگی کنید تا حس فوریت را القا کنید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد

نحوه سازماندهی اسناد: سیستم بایگانی خود را برچسب بزنید

برچسب زدن دسته‌های اسناد به شما کمک می‌کند تا پوشه مورد نظر خود را سریع شناسایی کنید. برخی از پوشه ها همراه با کاغذ هستند تا برچسب های خود را بسازید. می‌توانید با استفاده از قلم‌ها یا جوهرهای رنگی مختلف که با کلید کد رنگی شما مطابقت دارد، سیستم برچسب‌گذاری خود را بیشتر بهینه کنید. همچنین می‌توانید از برجسته‌کننده‌ها روی متن سیاه برای کد رنگی برچسب استفاده کنید. لیبل سازها همچنین می توانند به شما امکان چاپ سریع برچسب های تک برچسب را بدهند. این ابزار مخصوصاً هنگام برچسب زدن قفسه یا کابینت بایگانی یا اگر می خواهید برچسب های فعلی را با برچسب های جدید جایگزین کنید مفید است.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

مدارک غیر ضروری را دور بریزید

ایجاد یک سیستم بایگانی سازماندهی شده می تواند به شما در کاهش حجم اسنادی که ذخیره می کنید کمک کند. اسنادی را که دیگر مرتبط نیستند، بازیافت کنید تا از شلوغی کاسته شود، یا برای امنیت بیشتر، آنها را خرد کنید. یک قوطی بازیافت کوچک یا یک سبد اختصاصی برای اسنادی که می‌خواهید تکه تکه کنید در نزدیکی میز خود قرار دهید. دور انداختن منظم فایل‌ها و اسناد غیرضروری می‌تواند به تمیز و منظم نگه داشتن فضای کاری شما کمک کند. این کمک می کند تا از تجمع هایی که ممکن است به خطر آتش سوزی تبدیل شوند، جلوگیری شود.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

نحوه سازماندهی اسناد: فایل ها را دیجیتالی کنید

در برخی موارد، تبدیل اسناد فیزیکی به فایل های دیجیتال ذخیره شده در رایانه شما ممکن است کارآمدتر باشد. انجام این کار می تواند آنها را به راحتی در دسترس، قابل اشتراک گذاری قرار دهد و درهم و برهمی را کاهش دهد. اسناد را به اسناد دیجیتالی اسکن کنید تا در پوشه های سازماندهی شده در رایانه خود ذخیره شوند. همان مراحلی را که هنگام ایجاد یک سیستم بایگانی فیزیکی انجام دادید، دنبال کنید:

• بر اساس نوع اصلی و نوع فرعی مرتب سازی کنید.

• از ترتیب زمانی و حروف الفبا برای سازماندهی فایل ها استفاده کنید.

• از رنگ فایل یا ویژگی پرچم در سیستم عامل خود، کد رنگ بر اساس نوع و نوع فرعی استفاده کنید.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

اسناد را به وضوح با نوع اصلی یا نوع فرعی و تاریخ سند، در صورت وجود، برچسب بزنید. یک سیستم کارآمد عنوان سند ممکن است به این صورت باشد:

«مشتری الف- صورتحساب- شهریور ۱۴۰۲».

دیجیتالی کردن فایل ها به شما امکان می دهد اسناد را در رایانه خود جستجوی سریع کنید. همچنین به هم ریختگی و نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی را کاهش می دهد. با یک رویه مشخص، می توانید گردش کار خود را ساده کنید، استرس را کاهش دهید و بهره وری را افزایش دهید. حتی اگر قبلاً یک سیستم سازمانی دارید، به طور منظم برای نگهداری و تعمیر وقت بگذارید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد