مقایسه گزینه های برنامه آرشیو اسناد: هزینه، امنیت و کارایی

خانه مقایسه گزینه های برنامه آرشیو اسناد: هزینه، امنیت و کارایی

مقایسه گزینه های برنامه آرشیو اسناد: هزینه، امنیت و کارایی

143-6-27 0

واحد تولید محتوا

اگر شرکت شما هنوز از روش‌های دستی برای ذخیره و سازماندهی اسناد خود استفاده می‌کند، ممکن است کارایی حیاتی را که یک برنامه آرشیو اسناد (DMS) می‌تواند ارائه دهد، از دست بدهید.

یک فرآیند مدیریت اسناد به خوبی حفظ شده می تواند به کسب و کار شما در صرفه جویی در هزینه کمک کند. از خطرات امنیتی جلوگیری و بهره وری کلی شما را ساده کند. اما قبل از انتخاب راه حلی که برای شما بهترین است، مهم است که نیازهای سازمان خود را ارزیابی کنید. تا اولویت های مدیریت اسناد خود را مشخص کرده و ببینید در کدام زمینه ها بیشتر به بهبود نیاز دارید.

بیشتر بخوانید: ارسال صورتحساب الکترونیک مالیاتی چیست؟

مقایسه گزینه های برنامه آرشیو اسناد

در این مقاله، مزایای هزینه، امنیت و کارایی را مورد بحث قرار می‌دهیم تا به شما کمک کنیم تا دقیقاً آنچه را که کسب‌وکارتان باید به دنبال یک راه‌حل باشد، محدود کنید.

مزایای هزینه برنامه های آرشیو اسناد

اولین دسته ای که باید هنگام بررسی گزینه های DMS در نظر بگیرید، مزایای هزینه مدیریت اسناد متفاوتی است که شرکت شما دریافت خواهد کرد. با یک سیستم دستی، شرکت شما به احتمال زیاد مقدار زیادی پول را صرف کاغذ و هزینه های چاپ می کند. و شما نیاز به مکانی برای ذخیره همه این اسناد دارید.

با نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک، این حجم از هزینه عملاً حذف می شود. به جای خرید کابینت بایگانی، کاغذ و سایر منابع، یک DMS می تواند هزاران فایل دیجیتال را در یک مکان ذخیره کند. هنگامی که نیاز به کاغذ و جوهر شما کاهش می یابد، نیاز به پشتیبانی فنی برای رسیدگی به خدمات چاپ نیز کاهش می یابد. و زمانی که دیگر نیازی به پرونده سازی اسناد چاپی ندارید کسب و کار شما به فضای فیزیکی کمتری نیاز دارد. با کاهش نیاز به پشتیبانی داخلی و توانایی کوچک کردن دفتر خود، تأثیرات بلندمدت و مثبت را بر روی درآمد خود خواهید دید.

بیشتر بخوانید: برنامه ورود و خروج ابری؛ آینده ردیابی حضور و غیاب

بهره وری بیشتر کارکنان با برنامه آرشیو اسناد

با یک سیستم دستی، کارکنان به طور متوسط ۱٫۸ ساعت در روز (۹٫۳ ساعت در هفته) را صرف جستجو و جمع آوری اطلاعات شرکت می کنند. علاوه بر این، حدود ۲۰ درصد از ساعات کاری صرف جستجوی اطلاعاتی می‌شود که برای کارمندان برای انجام مؤثر کارشان ضروری است. با تغییر به یک نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، کارمندان این امکان را دارند که اسناد را با استفاده از کلمات کلیدی جستجو کنند. روند بازیابی را کوتاه کرده و در زمان و هزینه شرکت شما صرفه جویی کنند. برنامه اسناد دیجیتال همچنین امکان دسترسی به اسناد را از راه دور می دهد. تا زمانی که اتصال به اینترنت وجود داشته باشد، اسناد را می توان تقریباً از هر جایی در دسترس قرار داد.

مقایسه گزینه های برنامه آرشیو اسناد

افزایش امنیت با نرم افزار آرشیو اسناد

یکی دیگر از جنبه های مهم جستجوی نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد میزان امنیت آن است. با یک سیستم دستی، چه اسناد خود را به صورت فیزیکی و چه در رایانه های فردی میزبانی کنید، اطلاعات شرکت شما در خطر است. هنگامی که اسناد مدیریت نمی شوند، امکان قرار گرفتن اطلاعات مهم در معرض افراد اشتباه قابل توجه است. و اطلاعات شرکت که در دستان اشتباه قرار می گیرند می توانند آسیب های جبران ناپذیری را به یک کسب و کار وارد کنند.

بیشتر بخوانید: برنامه بایگانی الکترونیک؛ گردش کار ساده و افزایش بهره وری

سیاست‌های امنیتی چند سطحی برنامه آرشیو اسناد

راه‌حل‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهند از اطلاعات تجاری محرمانه از طریق سیاست‌های امنیتی چند سطحی و کنترل دسترسی سطحی محافظت کنید. جایی که کاربران به تنهایی مجاز به مشاهده فایل‌ها یا اسناد خاص هستند. از آنجا که یک برنامه آرشیو دیجیتال اسناد کنترل بهتری بر اسناد حساس فراهم می کند، دسترسی به اسناد را می توان در سطح پوشه برای گروه ها یا افراد مختلف کنترل کرد.

این تضمین می کند که اطلاعات خصوصی توسط افراد اشتباه دیده نمی شود. همچنین، یک DMS یک دنباله حسابرسی از اینکه چه کسی یک سند را مشاهده کرده است، چه زمانی به آن دسترسی داشته است، و چگونه ممکن است اصلاح شده باشد، باقی می گذارد. در نتیجه، اسناد مدیریت شده بسیار قابل ردیابی هستند و می توان آنها را برای هشدارهای خودکار برچسب گذاری کرد.

کاهش نیاز به ارسال اطلاعیه و ایمیل

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک با کاهش نیاز به ایمیل در طول گردش کار مدیریت اسناد، اقدامات امنیتی سند شما را افزایش می دهد. انتقال اسناد بزرگ و حساس، به ویژه از طریق ایمیل، می تواند خطر سایبری قابل توجهی برای هر کسب و کاری باشد. سیستم مدیریت اسناد نیاز به توزیع فایل ها از طریق ایمیل را کاهش می دهند. زیرا به کاربران اجازه می دهند مستقیماً از پایگاه داده سیستم به اشتراک بگذارند. روی هم رفته، تغییر از سیستم مدیریت دستی به سیستم دیجیتال اسناد شما را در برابر تهدیدات سایبری ایمن نگه می‌دارد. و هرگونه تهدیدی را که ممکن است شرکت شما با آن مواجه شود کاهش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: برنامه کارکرد پرسنل ابری چیست؟

بهره وری بهبود یافته برنامه آرشیو اسناد

شرکت شما نمی تواند وقت خود را برای مرتب سازی و تلاش برای یافتن اسناد تجاری ضروری تلف کند. ارتقاء به DMS کارایی کارمندان شما را افزایش می دهد. تغییر به برنامه بایگانی الکترونیک به شرکت شما اجازه می دهد تا بهره ورری را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. سیستم های مدیریت اسناد یک مکان مرکزی برای تمام اسناد، رسانه ها و فایل های کسب و کار شما فراهم می کند.

کارمندان نیازی به ذخیره فایل ها در هارد دیسک کامپیوتر خود یا یک USB ندارند. آنها به سادگی وارد برنامه مدیریت سند خود می شوند و هر سندی که ممکن است نیاز داشته باشند در چند ثانیه در دسترس است. زمانی که کارمندان شما صرف انجام کارهای اداری یا بازیابی اسناد گمشده می‌کنند، می‌تواند برای فعالیت‌های تجاری ضروری‌تر و مهم‌تر، افزایش کارایی کلی و صرفه‌جویی در هزینه استفاده شود.

اگر به دنبال کاهش هزینه های کسب و کار، افزایش امنیت اسناد و بهبود کارایی خود هستید، نرم افزار مدیریت اسناد پرشین، کاربر پسند است و به راحتی قابل تنظیم است تا با موارد منحصر به فرد کسب و کار شما مطابقت داشته باشد.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

برنامه بایگانی الکترونیک