سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی: مزایا و معایب

مزیت و معایب سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی را در این محتوا بیان می کنیم. اگر سازمان کوچکی دارید که فقط باید مجموعه‌ای از اسناد را پیگیری کند، یک سیستم ذخیره‌سازی اسناد مبتنی بر ابر مانند Google Drive، Box یا Microsoft OneDrive ممکن است برای شما مناسب باشد.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

اما اگر تا به حال نیاز به مدیریت و اتصال اسناد حیاتی، سیاست‌ها و الزامات اعتبارسنجی داشته‌اید، به چیزی پیچیده‌تر نیاز دارید. این محتوا می تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی نیاز دارید. با راهنمای ضروری ما برای سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد، درباره بهترین شیوه‌ها و گزینه‌ها برای سازمان خود بیشتر بیاموزید. چرا که:

• هر کسی که تا به حال در پوشه و کابینه پس از تشکیل پرونده جستجو کرده است، نیاز به یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را درک می کند.
• هر کسی که تا به حال به تمام هزینه های کاغذ و چاپ خود نگاه کرده است، رویای راهی برای کاهش این بودجه را در سر می پروراند.
• هرکسی که تا به حال خواسته است خط‌مشی‌ها و اعتبارسنجی خود را با هم پیوند دهد تا زمان اعتباربخشی را کاهش دهد، به دنبال راه‌حل مدیریت خط‌مشی الکترونیکی بوده است.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

مزایای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

یک سیستم مدیریت اسناد آنلاین ذخیره سازی متمرکز را فراهم می کند. همه فایل‌ها در یک مکان نگهداری می‌شوند، نه پراکنده در بخش‌ها یا حتی ساختمان‌ها.  همه چیز در دسترس همه پرسنل مجاز بدون توجه به مکان است. این بدان معناست که شما می توانید به هر کسی در هر نقطه از جهان دسترسی – اعم از ویرایشی یا خواندنی – بدهید. شرکت‌های غیرانتفاعی و شرکت‌هایی که در بخش‌های مختلف کشور یا جهان شریک دارند، می‌توانند به تمام اسناد لازم دسترسی داشته باشند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

این دسترسی آنلاین همچنین می تواند به اشتراک گذاری و همکاری بیشتر فایل منجر شود. ذینفعان در بخش‌ها می‌توانند روی پروژه‌ها و اسناد با هم کار کنند و به‌روزرسانی‌ها را تا زمان انتشار نسخه نهایی ارسال کنند. سپس، به جای چاپ کردن نسخه‌های کافی برای همه و توزیع آنها از طریق پست بین دفتری، می‌توانید فقط سند را از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید، گزارش‌های خوانده شده را اندازه‌گیری کنید و امضاهای تأییدیه را دنبال کنید.

همچنین استاندارد کردن قراردادهای نامگذاری فایل و پوشه بسیار ساده تر است. در یک سازمان بزرگ، قراردادهای نام‌گذاری فایل/پوشه، حتی ناخواسته، تکامل می‌یابد. زیرا بخش‌ها و افراد مختلف از روشی که فکر می‌کنند راه درستی برای نام‌گذاری تمام اسنادشان و همچنین محل ثبت آنهاست، استفاده می‌کنند. اما در یک محیط آنلاین، خطاها به راحتی قابل تشخیص، تصحیح و آموزش مجدد هستند.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

همچنین امکان ردیابی اسناد در ایجاد، ویرایش و تکامل آنها وجود دارد. اگر تا به حال از Track Changes در یک سند Word استفاده کرده اید، می دانید که چقدر راحت است که بتوانید تغییرات و به روز رسانی های یک سند را ببینید و سپس آنها را با نسخه های قبلی مقایسه کنید. راه‌حل‌های مدیریت اسناد مانند Google Drive حتی به چندین همکار اجازه می‌دهند بدون ایجاد نسخه‌های جداگانه برای هر یک از همکاران، تغییراتی در یک سند ایجاد کنند.

جستجوی اسناد آسان است. زیرا می توانید نام فایل، کلمات کلیدی یا حتی تاریخ ایجاد را جستجو کنید. حتی اگر سندی اشتباه بایگانی شود یا نام آن اشتباه باشد، یک جستجو به جای چند دقیقه یا حتی چند ساعت، ممکن است چند ثانیه طول بکشد. پس از یافتن، یک سند می تواند به عنوان پیوست ایمیل ارسال شود یا با افراد مناسب به اشتراک گذاشته شود.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

بهتر از همه، یک سیستم مدیریت اسناد هزینه ها را کاهش می دهد. تکیه بر یک سیستم مدیریت کاغذ می تواند بیش از ۱۰۰۰۰ دلار برای یک سازمان ۱۰ نفره و حتی ۱۰۰۰۰۰ دلار برای یک سازمان ۱۰۰ نفره در سال هزینه داشته باشد. و این تعداد با رشد سازمان افزایش خواهد یافت. زیرا ذخیره اسناد قدیمی بیشتر ضروری است.

هزینه یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر، کسری ناچیز از این مقدار است. بدون کاغذ، بدون تونر، بدون ذخیره سازی فیزیکی. شما می توانید هزاران سند را با چند دلار در سال ذخیره کنید، و پیدا کردن همه آنها آسان است.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

معایب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

البته همه سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به طور یکسان ساخته نمی شوند. برای مثال، اگر به یک خط‌مشی آنلاین و دستورالعمل رویه نیاز دارید، و می‌خواهید الزامات اعتبارسنجی خود را به آن مرتبط کنید، همیشه این امکان وجود ندارد. البته می‌توانید یک خط‌مشی اساسی و دستورالعمل رویه ایجاد و منتشر کنید، و می‌توانید سرور ابری خود را به عنوان یک بایندر آنلاین در نظر بگیرید. اما برخی از ویژگی های پیشرفته ای که راه حل دستی خط مشی و رویه دارد را نخواهید داشت.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

برای مثال، نمی‌توانید دفترچه راهنمای خط‌مشی خود را با الزامات اعتباربخشی و آموزشی خود ترسیم کنید. یک راه حل دستی خوب خط مشی و رویه به شما امکان می دهد یک ارتباط زنده بین این سه حوزه ایجاد کنید و فرآیند اعتباربخشی خود را ساده کنید. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب شما را قادر می سازد تا آن اتصال را برقرار کنید، بنابراین با به روز شدن خط مشی های اعتبارسنجی، تغییرات در دفترچه راهنمای خط مشی و الزامات آموزشی شما منعکس خواهد شد. همانطور که کارمندان آموزش خود را تکمیل می کنند، در وضعیت تکمیل اعتبار شما منعکس می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

برخی از سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نمی توانند گروه های اشتراک گذاری سفارشی ایجاد کنند یا به شما اجازه می دهند نقش ها و سطوح دسترسی کاربر را به راحتی تنظیم کنید. برای مثال، در گوگل درایو، فقط می‌توانید سطوح Edit و Read-Only را تنظیم کنید. هیچ نقش مشارکت کننده یا مدیری وجود ندارد.

در نهایت، اگر الزامات خاص ایالتی یا استانی دارید که باید در اعتبارسنجی خود رعایت کنید. نمی توانید به راحتی آن به روز رسانی ها را در سیستم مدیریت اسناد عمومی خود ادغام کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.