مدیریت غیبت کارکنان؛ نکات مهم

خانه مدیریت غیبت کارکنان؛ نکات مهم

مدیریت غیبت کارکنان؛ نکات مهم

143-9-1 0

واحد تولید محتوا

در این محتوا چند نکته مهم در مورد مدیریت غیبت کارکنان ارئه می کنیم. چگونه با یک کارمند در مورد غیبت بیش از حد صحبت کنیم؟ چرا صحبت کردن با کارمندان ساعتی و پی بردن به علت اصلی غیبت بیش از حد مؤثرتر از اقدامات انضباطی خودکار است؟

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج؛ ویژگی های کلیدی در راه‌حل های مدیریت ابری

مدیریت غیبت کارکنان

وقتی اعضای تیم عادت به دیر رسیدن زیاد، عدم حضور بدون تماس و خروج زودهنگام می کنند، زمان زیادی طول نمی کشد که غیبت به روحیه، بهره وری و سود کسب و کار آسیب برساند.

علاوه بر این، غیبت می‌تواند عملیات‌های تجاری بزرگ خط مقدم را که به کار یدی یا نوبت کاری کارمندان ساعتی انجام می‌شود، کاملا فلج کند. بر اساس CDC، کاهش بهره وری ناشی از غیبت برای کارفرمایان هر سال ۲۲۵٫۸ میلیارد دلار یا به ازای هر کارمند ۱۶۸۵ دلار هزینه دارد.

غیبت مفرط چیست؟

در ساده ترین تعریف، غیبت مفرط زمانی است که یک کارمند به طور مداوم غیبت کند. دوباره و دوباره. اکنون مقداری غیبت قابل انتظار است. این فقط واقعیت اداره یک شرکت با مردم است. مردم مریض می شوند. نوبت دکتر دارند. مرخصی می گیرند. افراد تعهدات خارج از کار دارند که باید آنها را رعایت کنند. اینکه انتظار داشته باشید هر یک از اعضای تیم شما حضور بی نقصی داشته باشند، به هیچ وجه، مدل یا شکلی واقع بینانه نیست.

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج؛ نحوه شناسایی بهترین روش ردیابی حضور و غیاب

غیبت های موجه در مقابل غیبت های غیر موجه

وقتی نوبت به حضور کارکنان می رسد، درک تمایز بین غیبت های موجه و غیر موجه هم برای مدیران و هم برای اعضای تیم بسیار مهم است. نحوه تعامل و ارتباط آنها نقش مهمی در مدیریت حضور و غیاب و بهره وری کارخانه یا انبار دارد. در این پست وبلاگ، تفاوت‌های کلیدی بین غیبت‌های موجه و غیرموجه کارمندان را بررسی می‌کنیم و بینش‌هایی در مورد اینکه چگونه شرکت‌ها می‌توانند آنها را به طور مؤثر مدیریت کنند، ارائه خواهیم کرد.

غیبت های موجه: اجازه داده شده است

غیبت های موجه غیبت هایی هستند که دلایل قانونی و قابل قبولی برای غیبت کارمند در نظر گرفته می شود. آنها معمولاً شامل شرایطی هستند که خارج از کنترل کارمند هستند. مانند بیماری یا اورژانس های خانوادگی. در بسیاری از سازمان‌ها، کارمندان مستحق تعداد معینی غیبت موجه هستند که ممکن است شامل مرخصی با حقوق (PTO) یا مرخصی استعلاجی باشد. با ارائه اسناد معتبر یا اطلاعیه قبلی، کارمندان معمولاً می توانند تأییدیه این غیبت ها را بدون هیچ گونه عواقب منفی دریافت کنند.

بیشتر بخوانید: ورود و خروج ابری؛ اهمیت این برنامه در تجارت

غیبت های غیر موجه: زمانی که هیچ بهانه ای کافی نیست

از سوی دیگر، غیبت های غیر موجه زمانی رخ می دهد که کارمند بدون دلیل موجه یا بدون درخواست تایید قبلی از سرپرست یا مدیر خود، کار خود را از دست بدهد. این غیبت ها در صورت تبدیل شدن به یک الگو می تواند منجر به اقدامات انضباطی، کاهش بهره وری و حتی از دست دادن شغل شود. نمونه‌هایی از غیبت‌های غیر موجه شامل پرش از کار بدون اطلاع قبلی (اغلب به عنوان «بدون تماس، بدون نمایش» گفته می‌شود). مرخصی گرفتن یک روز شخصی برنامه‌ریزی نشده، غیبت از کار بدون تأیید یا عدم ارائه اسناد کافی برای غیبت.

بیشتر بخوانید: برنامه ورود و خروج ابری؛ آینده ردیابی حضور و غیاب

ایجاد تعادل: استراتژی های مدیریت غیبت کارکنان

yle=”text-align: justify;”>برای حفظ یک محیط کاری سازنده و هماهنگ، شرکت ها باید خط مشی ها و دستورالعمل های حضور و غیاب روشنی را ایجاد کنند که بین غیبت های موجه و غیر موجه تفاوت قائل شود. این شامل حضور خوب، تشریح دلایل قابل قبول غیبت موجه، مشخص کردن مدارک مورد نیاز، و تعریف عواقب غیبت غیر موجه است.

با اجرای یک سیاست حضور و غیاب شفاف و منسجم، شرکت ها می توانند وقوع غیبت های غیر موجه را کاهش دهند و فرهنگ پاسخگویی را در نیروی کار خود ترویج کنند. با استفاده از راه حل مدرن ردیابی حضور و غیاب مانند برنامه ورود و خروج پرشین، کارفرمایان می توانند فرآیند مدیریت و نظارت بر غیبت ها را ساده کنند. و به سرپرستان و مدیران منابع انسانی اجازه دهند آگاهانه تصمیم بگیرند و ارتباط دیجیتالی قوی با تیم های خط مقدم خود حفظ کنند.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن ورود و خروج؛ دلایل پیاده سازی

آیا گرفتن مرخصی پشت سر هم و روزهای بیماری غیبت مفرط تلقی می شود؟

خیر، استفاده از روزهای مرخصی و بیماری معمولاً در دسته «غیبت مفرط» قرار نمی گیرد. مگر اینکه شخصی به طور کامل از سیاست مرخصی یا مرخصی استعلاجی محل کار یا شرکت خود سوء استفاده کند.

از غیبت های برنامه ریزی شده، مانند روزهای تعطیل، تا غیبت های برنامه ریزی نشده، مانند روزهای بیماری یا اورژانس های خانوادگی، مواقعی وجود دارد که کارگران دلایل موجهی برای مرخصی از کار دارند. و این همه بخشی از چیزی است که با اداره یک کسب و کار یا یک سازمان همراه است.

اما غیبت اعضای تیم زمانی بیش از حد می شود که از حد معمول غیبت یا غیرمنطقی شود. تعریف تعداد غیبت برابر با مقدار بیش از حد به شما و خط مشی حضور شما بستگی دارد.

بیشتر بخوانید: ۷ دلیل برای استفاده از برنامه ورود و خروج

چگونه تشخیص دهیم که آیا یک کارمند تعداد غیبت های برنامه ریزی نشده زیادی دارد؟

برای اینکه بفهمید یک کارمند با غیبت های زیاد مشکل دارد، باید سابقه حضور او را مرور کنید و غیبت های ثبت شده را مرور کنید. طبق آکادمی نوآوری منابع انسانی، ۱٫۵ درصد از غیبت های جمعی مربوط به بیماری است. این بدان معناست که هر چیزی بالاتر از این آستانه ۱٫۵ درصد معمولاً به دلیل دلایل غیر مرتبط با بیماری است، مانند مسائل شخصی یا درگیری های کاری.

برای تصمیم گیری در مورد غیرمنطقی بودن غیبت کارکنان و مدیریت غیبت کارکنان، باید تصمیم خود را بر اساس دلیل اصلی نرخ های مختلف غیبت، سیاست ها و رویه های شرکت خود در مورد زمان مرخصی، و سطح متوسط غیبت های مورد انتظار در صنعت خود قرار دهید. این دلیل دیگری است که چرا داشتن خط مشی حضور و غیاب در شرکت شما ضروری است.

بیشتر بخوانید: برنامه ورود و خروج ابری رایگان اندروید

انتظارات حضور و غیاب برای مدیریت غیبت کارکنان را در کتابچه راهنمای کارمند خود بگنجانید

قبل از اینکه به الزامات محل کار خود بپردازید و انتظارات خود را از کارگران روشن کنید، منتظر نباشید تا مشکلات حضور و غیاب مزمن همچنان ظاهر شود. مطمئن شوید که این خط‌مشی‌ها و رویه‌ها در حین ورود کارمندان به طور واضح مشخص شده‌اند. از همان روز اول کار، کارمندان باید خط مشی های حضور و غیاب شما را بدانند. در صورت غیبت با چه کسی تماس بگیرند و در صورت انصراف از کار از چه سیستمی استفاده کنند.

بهبود فعال کتابچه راهنمای کارمندان و یادآوری سیاست های خود به اکثر کارکنان تیم می تواند کمک زیادی به جلوگیری از غیبت و از دست دادن بهره وری کند. خط‌مشی‌های کتابچه راهنمای تأثیرگذار بر غیبت شامل زمان و حضور، محل اقامت معلولان، مرخصی، رفتار اخلاقی و اقدامات انضباطی است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ورود و خروج رایگان؛ مهمترین نرم افزار سازمانی

در مورد کتابچه راهنمای کارمند خود، مطمئن شوید که شامل موارد زیر است:

زبان آسان برای درک

متنی که به زبان اصلی نیروی کار شما نوشته شده است

شفافیت رویه های رسیدگی به غیبت ها

ارتباط شفاف در مورد انتظارات از اقدامات انضباطی

برای مدیریت غیبت کارکنان اطمینان حاصل کنید که خواندن و درک کتابچه راهنمای کارمند از قبل به عنوان بخشی از استخدام جدید و جهت گیری مورد تاکید قرار می گیرد. و، البته، همیشه دفترچه راهنمای کارمند خود را نگاه کنید و توسط یک وکیل کار دارای مجوز برای اجرای قانون استخدام در ایالت شما مورد تایید قرار گیرد.

کارکنان همچنین باید یادآوری های گاه به گاه در مورد آن خط مشی ها و رویه ها و محل یافتن آنها دریافت کنند. از وادار کردن کارمندان به امضای تأییدیه خط‌مشی‌هایی که هرگز ندیده‌اند یا نمی‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند، بپرهیزید. نه تنها بی اثر است، بلکه می تواند برای سازمان شما مسئولیت ایجاد کند.

هنگامی که خط‌مشی‌های دفترچه راهنما برای یک کارمند توضیح داده می‌شود، همه کارکنان باید سیاست های کتابچه راهنمای کاربر را امضا، تأیید و با آن موافقت کنند.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

مدیریت غیبت کارکنان

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.