مدیریت حضور و غیاب چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

خانه مدیریت حضور و غیاب چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

مدیریت حضور و غیاب چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

143-6-27 0

واحد تولید محتوا

زمانی که کارمندان در محل کار بهترین عملکرد خود را ارائه می دهند، به پیشرفت سازمان خود کمک می کنند. به این ترتیب، شرکت‌ها سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب را پیاده‌سازی می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان پتانسیل خود را به حداکثر می‌رسانند.

این یک راه عالی برای نظارت بر وقت شناسی و عملکرد کارکنان شما است. بنابراین، در این پست، ما قصد داریم در مورد چیستی مدیریت حضور و غیاب بحث کنیم. همچنین توضیح خواهیم داد که چگونه شرکت شما می تواند از آن بهره مند شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد

مدیریت حضور و غیاب چیست؟

مدیریت حضور و غیاب فرآیند ردیابی ساعات کاری یک کارمند است. این هر سیستمی است که برای ثبت زمان ورود و خروج کارگر از آن استفاده می کنید. شما می توانید مدیریت حضور و غیاب را با برنامه ورود و خروج پرشین انجام دهید.

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان

چرا باید حضور و غیاب را مدیریت کنید؟

طبق قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA)، شرکت ها موظف هستند از برنامه حضور و غیاب برای کارکنان خود استفاده کنند. مقرراتی برای زمان سنجی وجود دارد، اما شرکت ها در انتخاب هر روشی که می خواهند آزادند.

اگر کارمندان حقوق بگیر دارید، مدیریت حضور و غیاب نیز سودمند است. به شما این امکان را می دهد که ببینید این افراد چند وقت یکبار و چقدر کار می کنند. می‌توانید به آن‌ها اجازه دهید زمان کارشان را ثبت کنند، حتی زمانی که از نظر فیزیکی از تجارت شما دور هستند. به این ترتیب، حتی اگر آنها را نمی بینید، از مدت زمانی که برای شما کار کرده اند آگاه هستید.

وقت شناسی همچنین عامل مهمی در افزایش بهره وری کارکنان است. بنابراین، اگر می خواهید بدانید که آیا کارگران شما به موقع می آیند یا خیر، باید یک برنامه کارکرد پرسنل نیز در محل خود داشته باشید. این به شما کمک می کند تا مشخص کنید آیا کارمندی تمایل دارد کار را زودتر ترک کند یا دیر حاضر شود.

گذشته از آن، نظارت بر حضور و غیاب نیز به شما امکان می دهد تعداد روزهای مرخصی را که یک کارمند استفاده کرده است، ردیابی کنید. اگر شرکت شما سیاست هایی برای روزهای مریضی یا تعطیلات دارد، داشتن این سیستم می تواند مفید باشد.

بیشتر بخوانید: سیاست حضور و غیاب در محل کار: ارتقای مسئولیت پذیری و بهره وری

چالش های گردانش حضور و غیاب چیست؟

معمولاً، در تاریخ قطع حقوق و دستمزد، پرسنل منابع انسانی باید جزئیات حضور و غیاب نیروی کار را جمع آوری، گردآوری و تأیید کنند. داده‌های جمع‌آوری‌شده برای یک ماه کامل می‌تواند بسیار زیاد باشد. به این ترتیب، همیشه احتمال خطاهای انسانی در طول مسیر وجود دارد. سیستم مدیریت حضور و غیاب معیوب ممکن است منجر به ثبت نادرست ساعات کار شود. اگر این اتفاق بیفتد طبیعتا کارمندان ناراضی خواهند بود.

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان کاملا رایگان؛ انتقال به صورتحساب الکترونیکی

چالش های مدیریت حضور و غیاب چیست؟

در اینجا برخی از چالش‌های کلیدی که ممکن است شرکت‌ها در مدیریت حضور و غیاب با آن‌ها مواجه شوند آورده شده است:

ثبت نام های حضور و غیاب وقت گیر

نگهداری دفترچه های حضور و غیاب یا کارت های پانچ و سپس محاسبه کل ساعات کار – از جمله اضافه کاری – می تواند زمان بر و مالیات برانگیز باشد.

خطاهای انسانی با صفحات گسترده حضور و غیاب

هنگام استفاده از برگه های اکسل برای ثبت حضور و غیاب، همیشه خطر مواجه شدن با خطاهای انسانی وجود دارد. علاوه بر این، نگهداری و به‌روزرسانی صفحه‌گسترده‌ها برای هر ماه یا شیفت کاری می‌تواند تلاش و زمان زیادی را ببرد.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت سند؛ سازمان شما چگونه باید اسناد را مدیریت کند؟

نصب و نگهداری گران قیمت بیومتریک

فرض کنید برای مدیریت حضور و غیاب، ماشین‌های کش رفتن یا دستگاه‌های بیومتریک را انتخاب می‌کنید. خوب، این مستلزم خرید و نگهداری دستگاه های سخت افزاری شخص ثالث، سیم کشی داخلی، سرورها و شبکه های IP است.

یک فرآیند پر هرج و مرج با سیستم های حضور و غیاب متعدد

برای شرکت هایی با چندین مکان و یک مرکز HR مرکزی، استفاده از سیستم های حضور و غیاب مختلف می تواند بی نظم باشد. اگر یک شعبه از بیومتریک و دیگری از برگه اکسل استفاده کند، پردازش حقوق و دستمزد می تواند هر ماه دردسرساز باشد. این وضعیت ممکن است نیاز به بررسی ها و محاسبات مجدد داشته باشد تا از دقت حضور و غیاب اطمینان حاصل شود.

بیشتر بخوانید: راهنمای برنامه حضور و غیاب ابری

سیستم های گردانش ورود و خروج مختلف

در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید یک سیستم مدیریت حضور و غیاب راه اندازی کنید:

کاغذ

می توانید یک الگوی برگه زمانی را روی یک تکه کاغذ چاپ کنید یا از یک دفترچه یادداشت ساده استفاده کنید. کارمندان شما تاریخ و ساعات کار خود را یادداشت خواهند کرد. در حالی که استفاده از کاغذ نیازی به تنظیم چیزی ندارد، اما هنوز هم دارای معایبی است. به عنوان مثال، کارمندان ممکن است ساعات کاری اشتباه را ثبت کنند یا ممکن است کاغذ گم شود یا آسیب ببیند.

بیشتر بخوانید: ارسال صورتحساب ابری رایگان؛ فواید برنامه برای مالیات دهندگان و دولت ها

ساعت پانچ

شما همچنین می توانید یک دستگاه ساعت در ساعت را در محل کار خود نصب کنید. کارمندان شما هر زمان که به دفتر می رسند یا خارج می شوند، وقت خود را پانچ می کنند. با این حال، توجه داشته باشید که باید روی تنظیم و نگهداری ساعت زمان سرمایه گذاری کنید.

صفحه گسترده

گزینه دیگر حفظ یک صفحه گسترده زمان‌بندی است. کارمندان ساعات کاری خود را در پرونده وارد می کنند. در پایان تاریخ قطع حقوق و دستمزد، پرسنل منابع انسانی از فرمول هایی برای محاسبه دستمزد استفاده می کنند. به خاطر داشته باشید که این گزینه می تواند مستعد خطاهای انسانی نیز باشد.

بیشتر بخوانید: آرشیو دیجیتال اطلاعات خصوصی

ردیاب حضور و غیاب

ردیاب زمان یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین است که همه چیز را راحت و آسان می کند. به عنوان مثال، اگر از برنامه حضور و غیاب ابری پرشین استفاده می کنید، ابزار نظارت بر کارمندان به طور خودکار ساعات کار را ثبت می کند. تمام کاری که کارمندان شما باید انجام دهند این است که برنامه سبک وزن را روی رایانه خود نصب کنند. به عنوان یک مدیر یا یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید به داشبورد بروید و گزارش‌های جدول زمانی را برای افراد و کل تیم ایجاد کنید.

سیستم های مدیریت حضور و غیاب زیادی در اختیار شماست. آنچه مهم است این است که برنامه یا روشی را انتخاب کنید که تولید برگه زمانی را آسان و راحت کند.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

نرم افزار حضور غیاب رایگان

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.