دیدگاه های مختلف در مدیریت اسناد

در این محتوا دیدگاه های مختلف در مورد مدیریت اسناد، بایگانی و ثبت اسناد را از نگاه محققین و مدرسین برتر در دنیای مدیریت اطلاعات بررسی می کنیم.

رهنمودهای توسعه سیاست مدیریت اطلاعات و سوابق توسط پاتریک لمب و ماریتا کینان

الزامات یک سیستم اشتراک دانش، از جمله طبقه بندی و الزامات فراداده، باید با نیاز به مدیریت سوابق مطابق با الزامات قانونی و نظارتی متعادل شود. دانش، اطلاعات و سوابق؛ یک پیوستار را تشکیل می دهند که باید به طور کلی مدیریت شود و یک چارچوب سیاست یکپارچه به حمایت از آن کمک می کند.

در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.

مدیریت دانش و مدیریت اسناد / ECM توسط نیک میلتون

منیج اسناد زیر مجموعه مدیریت اطلاعات است. مدیریت اطلاعات، مدیریت اسناد الکترونیکی را پوشش می دهد، خواه دانش باشد یا نه. مدیریت اطلاعات مدیریت دانش را پوشش می دهد. برخی از آنها ممکن است در اسناد کدگذاری شوند. بین این دو، و همچنین مناطق جداگانه، همپوشانی وجود دارد.

بدبینی نسبت به مدیریت اطلاعات و سوابق توسط توسط یوان سمپل

سیستم های مدیریت اسناد – جایی که دانش به راحتی از بین می رود.

فرآیندهای انطباقی پیچیده توسط دیو اسنودن

مشکل ویکی ها همیشه سقوط دو عملیات اساساً متفاوت بوده است: ذخیره و انتشار

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

شما یک صفحه را ویرایش و ذخیره می کنید و آن را در دنیا انتشار می دهید. در مقایسه با قوانین مربوط به انطباق یا حاکمیت، خرید آن از طرف ذینفعان یا گرفتن مجوز قانونی است. اما به طور معمول ویکی ها از قابلیت مدیریت محتوا و گردش کار چشم پوشی می کنند و با Approved Records سر و کار ندارند. همچنین از امکانات مدیریت سوابق و نگهداری سوابق برخوردار نیستند.

اطمینان از دسترسی آینده به تاریخ توسط دیوید وینبرگر

از اوایل دهه ۱۹۴۰؛ بایگانی ها، از سوابق قابل خواندن توسط ماشین صحبت می کردند. دهه ها است که بحث ها و آزمایش ها ادامه دارد. یک روش اولیه این بود که اعلام کنیم سوابق الکترونیکی بایگانی نیستند. زیرا بایگانی ها نمی توانند با آنها برخورد کنند. (بایگانی ها و مدیران سوابق همیشه با هم اختلاف داشتند. زیرا RM مربوط به برنامه های نگهداری است، یعنی حذف سوابق) با گذشت زمان، بایگانی ها سرعت بیشتری پیدا کردند. تا سال ۲۰۰۰، برخی با سوابق الکترونیکی سر و کار داشتند. در سال ۲۰۱۰، بسیاری موافق این اقدام هستند. اما بسیاری این فرآیند را انجام نمی دهند. این بحث همچنان ادامه دارد.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات پستی بخوانید.

ما به سه زبان نیاز داریم: حقوقی، مدیریت سوابق و IT  

چگونه روش های قدیمی را در روش جدید به کار بگیریم؟ ما به هر دو روش جدید فیلتر کردن و همچنین به مفاهیم سنتی ارزیابی نیاز داریم.

بایگانی مطالب

یکی از همکاران فناوری اطلاعات پیشنهاد می کند ما محتوای بیش از ۶ ماه قبل را بایگانی کنیم (هنوز قابل جستجو است) و محتوای بیش از ۱۲ ماه حذف شود. آیا باید این کار را انجام دهیم؟

پاسخ ها:

هووی کوهن

پیشنهاد می کنم با تیم انطباق خود کار کنید. ملاحظات قانونی برای مدیریت و نگهداری سوابق وجود دارد که براساس شرکت و صنعت متفاوت است. افراد IT ممکن است ایده هایی داشته باشند. اما اغلب ما قواعد و قوانین را نمی دانیم. در عمل، من همیشه با حقوقی، شرکت های بزرگ، HR و انطباق کار می کنم.

چاک جورگو

آیا میل به بایگانی ناشی از محدودیت های فضای ذخیره سازی یا سیاست های حفظ داخلی است؟ مورد اول را می توان با کمک به پشتیبانی از خرید فضای ذخیره سازی بیشتر حل کرد، مورد دوم روی حیله و تزویر خواهد بود. زیرا ممکن است آنها نخواهند محتوای خاصی را برای مدت زمان مشخصی حفظ کنند. همچنین ممکن است محتوا را فیلتر کنید تا فقط مطالبی که می تواند مفید باشد را حفظ کنید.

پاول مکداول

بایگانی برای رشته ای که تغییر می کند و رشد می کند بسیار منطقی است. اما قوانین دلخواه بایگانی برای مدیران سوابق و مدیران فناوری اطلاعات خوب است و مثلا اغلب برای پزشکان چندان مناسب نیست. قوانین باید قبل از هر چیز برای پزشکان منطقی باشد، البته با این فرض که هیچ دلیل صریح قانونی برای قوانین بایگانی وجود ندارد.

تامی بردن

این ممکن است به حجم، ارزش و نمایان بودن محتوا بستگی داشته باشد. اگر نمی توانید فناوری اطلاعات را دستکاری کنید و مقدار ماندگاری / استفاده مجدد همچنان زیاد است، می توانید محتوای “منقضی شده” را به ورودی های ویکی یا رکورد نوع دیگری در یک بانک دانش یا یک مجموعه محصول کار تبدیل کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.

بایگانی و سیاست حفظ

ما در حال انتقال محتوا به بایگانی قابل جستجو پس از ۱۲ ماه و سپس پاک کردن محتوا در ۶ سال هستیم. آیا این منطقی است؟ آیا یک گروه باید مسئولیت مدیریت سوابق را داشته باشد؟

پاسخ ها:

لی رومرو

بازنشستگی یک جامعه و به دست آوردن دانش آن

موری جنکس

سیاست های حفظ ایمیل و بهترین روش های بایگانی ایمیل

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

به طور خودکار محتوا را بایگانی نکنید. در عوض جستجو را بهبود ببخشید

مخازن دانش اغلب برای بایگانی خودکار اسناد پس از مدتی از پیش تعیین شده تنظیم می شوند. هدف این است که پس از ۹۰ روز در دسترس بودن محتوا (یا مدت زمان انتخاب شده)، محتوای آن دیگر موجود نیست و بنابراین باید از مخزن خارج شود. فرض این است که این محتوای قدیمی نباید در نتایج جستجو یا در لیست اسناد موجود ظاهر شود.

دلایل آن عبارتند از:

• اسناد قدیمی دیگر مرتبط، دقیق و مفید نیستند.

• جستجوها نتایج بسیار زیادی دارند. بنابراین جمع آوری اسناد قدیمی از سیستم رضایت کاربران از جستجو را بهبود می بخشد.

• همکاران محتوا باید اسناد را به صورت دوره ای تازه کنند.

• محتوای ارائه شده پس از مدت زمان مشخصی به طور خودکار منسوخ نمی شود. ممکن است تا بی نهایت با ارزش باقی بماند.

مثلا فقط به این دلیل که پیتر دراکر در سال ۲۰۰۵ درگذشت، ما کتاب های او را از کتابخانه حذف نمی کنیم. بینش او برای مدت طولانی بسیار مفید خواهد بود.

ممکن است اغلب پیام هایی از کاربران دریافت کنید که در جستجوی محتوایی بودند که قبلاً در مخزن پیدا کرده اند اما دیگر نمی توانستند آن را پیدا کنند. باید این محتوا را از بایگانی به مخزن فعال بازگردانید. این امر باعث ناراحتی کاربران از برنامه، منجر به اتلاف وقت و تلاش زیادی شده و گاهی بازیابی اطلاعات مهم مورد نیاز برای کار مشتری را به تأخیر می اندازد.

در مدیریت دانش و نوآوری، استیو دنینگ می نویسد:

“کیفیت دانش به قدیمی یا جدید بودن دانش بستگی ندارد بلکه به مرتبط بودن آن بستگی دارد، اینکه آیا هنوز هم موثر است. نکته اساسی این نیست که دانش جدید است، بلکه این است که در عمل چگونه کار می کند. “

با کاهش پیوسته هزینه ذخیره سازی انبوه، هیچ دلیلی برای حذف محتوا از مخازن دانش وجود ندارد مگر اینکه منسوخ، نادرست یا بی فایده شناخته شود. در عوض، به موتورهای جستجو اجازه دهید نتایج را براساس تاریخ و سایر داده های فوق محدود کنند تا به کاربران در یافتن محتوای مورد نیاز خود کمک کنند.

در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.

مطالب را به طور خودکار در مخزن دانش، بحث رشته ای یا مجموعه دانش دیگر بایگانی نکنید. درعوض، اطمینان حاصل کنید که موتور جستجو می تواند نتایج را تا تاریخ دانش دانش محدود کند. به طور پیش فرض می توان تنظیم کرد که نتایج به ۹۰ روز گذشته، یک سال یا هر مدت دلخواه محدود شود. اما برای کاربران آسان است که بتوانند محدوده تاریخ را برای درج مطالب قدیمی در نتایج جستجو تغییر دهند.

همچنین، اجازه دهید محتوا با “توصیه شده” یا “مثال خوب” یا “عمل ثابت شده” توسط یک منبع معتبر و توسط کاربران با “من این را مفید دیدم” یا با یک دکمه “پسندیدن” برچسب گذاری کنید. سپس امکان جستجو بر اساس تاریخ، ویژگی برچسب، مورد پسند کاربران و غیره را مشاهده کنید.