سیستم های حضور و غیاب؛ مزایا و معایب

انواع مختلف سیستم های حضور و غیاب را در بخش قبلی مقاله بررسی کردیم. در اینجا مزایا و معایب هر کدام از سامانه های حضور و غیاب را توضیح می دهیم.

سیستم های حضور و غیاب

سیستم های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت کارآمد حضور و غیاب کارکنان و دانش آموزان ایفا می کنند. و به بهبود مدیریت نیروی کار و بهره وری سازمانی کمک می کنند. از روش‌های دستی سنتی گرفته تا راه‌حل‌های پیشرفته مبتنی بر فناوری. سازمان‌ها طیف وسیعی از گزینه‌ها را بر اساس نیازها و الزامات منحصر به فرد خود انتخاب می‌کنند.

بیشتر بخوانید: سیستم های حضور و غیاب؛ انواع مختلف سامانه های ورود و خروج

برنامه های حضور و غیاب دستی

مزایا شامل موارد زیر است:

آشنایی:

بسیاری از کارمندان و دانش‌آموزان با سیستم‌های حضور و غیاب دستی بیشتر آشنا هستند. زیرا برای نسل‌ها مورد استفاده قرار گرفته‌اند. این آشنایی اغلب به نرخ پذیرش بالا و مشکلات مقاومت کمتر در حین اجرا تبدیل می شود.

پشتیبان‌گیری برای خرابی‌های فناوری:

در مواردی که سیستم‌های خودکار ممکن است با اشکالات فنی یا خرابی مواجه شوند، سیستم‌های حضور و غیاب دستی می‌توانند به عنوان یک پشتیبان قابل اعتماد عمل کنند. همچنین اطمینان دهند که سوابق حضور و غیاب از بین نمی‌رود.

بدون نگرانی در مورد حفظ حریم خصوصی:

برخی از افراد ممکن است در مورد سیستم های بیومتریک یا خودکاری که داده های شخصی را جمع آوری می کنند، نگرانی های مربوط به حریم خصوصی داشته باشند. سیستم‌های حضور و غیاب دستی شامل جمع‌آوری چنین اطلاعاتی نمی‌شوند. پس به طور بالقوه از منظر حریم خصوصی قابل قبول‌تر هستند.

معایب شامل موارد زیر است:

وقت گیر:

ردیابی حضور و غیاب دستی می تواند زمان بر باشد. به خصوص در ساعات اوج مصرف که تعداد قابل توجهی از افراد نیاز دارند حضور خود را به طور همزمان ثبت کنند.

مستعد خطا:

خطاهای انسانی در ورود دستی داده ها رایج است که منجر به عدم دقت در سوابق حضور و غیاب می شود. دست خط ناخوانا، ورودی های از دست رفته یا تغییرات ناخواسته می تواند قابلیت اطمینان داده ها را به خطر بیندازد.

عدم وجود به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ:

سیستم‌های دستی به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ را ارائه نمی‌کنند. به این معنی که سرپرستان یا مدیران نمی‌توانند به داده‌های حضور مستقیم دسترسی داشته باشند. و به طور بالقوه باعث تأخیر در رسیدگی به مسائل مربوط به حضور و غیاب می‌شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار خروجی بیمه؛ ارزش گذاری برای کار کارکنان

سیستم های حضور و غیاب بیومتریک

مزایا شامل موارد زیر است:

امنیت پیشرفته:

سیستم‌های بیومتریک سطوح بالایی از امنیت را ارائه می‌دهند. زیرا بر ویژگی‌های فیزیولوژیکی یا رفتاری منحصربفرد متکی هستند. و دسترسی غیرمجاز یا تقلب زمانی را دشوار می‌سازد.

ردیابی دقیق حضور و غیاب:

سیستم‌های بیومتریک داده‌های حضور و غیاب دقیق و در زمان واقعی را ارائه می‌کنند. خطاهای مرتبط با روش‌های دستی را کاهش می‌دهند و مدیریت نیروی کار را بهبود می‌بخشند.

پانچ را حذف می کند:

با تأیید بیومتریک، کارمندان نمی توانند به نمایندگی از دیگران وارد یا خارج شوند. از سرقت زمان جلوگیری و از ثبت دقیق حضور و غیاب اطمینان حاصل می کند.

معایب شامل موارد زیر است:

هزینه پیاده‌سازی:

سیستم‌های بیومتریک می‌توانند هزینه‌های اولیه بالاتری را در مقایسه با روش‌های حضور و غیاب سنتی، از جمله هزینه‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار، و آموزش شامل شوند.

نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی:

داده‌های بیومتریک شامل اطلاعات بیومتریک شخصی حساس است که نگرانی‌های مربوط به حفظ حریم خصوصی را در بین کارکنان ایجاد می‌کند. کارفرمایان باید از اقدامات قوی حفاظت از داده ها و انطباق با مقررات اطمینان حاصل کنند.

سامانه های حضور و غیاب RFID

مزایا شامل موارد زیر است:

ضبط حضور و غیاب کارآمد و سریع:

سیستم های RFID ضبط حضور و غیاب سریع و بدون درز را ارائه می دهند. کارمندان یا دانش‌آموزان می‌توانند به سادگی کارت‌ها یا برچسب‌های RFID خود را در نزدیکی سیستم ثبت کنند. این در زمان صرفه‌جویی کرده و صف‌های ورودی را کاهش می دهد.

ردیابی بی‌درنگ:

سیستم‌های RFID داده‌های حضور و غیاب را در زمان واقعی ثبت می‌کنند. و سرپرستان و مدیران را قادر می‌سازند به سوابق حضور و غیاب به‌روز دسترسی داشته باشند و بر اساس داده‌های دقیق تصمیم‌گیری به موقع بگیرند.

بدون تماس و بهداشتی:

سیستم‌های حضور و غیاب RFID امکان تأیید بدون تماس را فراهم می‌کنند و خطر انتشار میکروب‌ها یا عفونت‌ها را کاهش می‌دهند. که به ویژه در مناطق پرتردد مهم است.

معایب شامل موارد زیر است:

کارت یا برچسب نادرست:

کارمندان یا دانش آموزان ممکن است کارت های RFID خود را فراموش یا به اشتباه درج کنند. که منجر به مشکلات ردیابی حضور و غیاب تا زمانی که کارت بازیابی یا جایگزین شود.

هزینه اولیه:

پیاده سازی سیستم های RFID نیاز به سرمایه گذاری اولیه در کارت های RFID، دستگاه و نرم افزار دارد. که هزینه اش ممکن است بالاتر از روش های حضور و غیاب سنتی باشد.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن حضور و غیاب پرشین و کاهش تقلب در ثبت ساعات کاری

سیستم های ورود و خروج آنلاین

مزایا شامل موارد زیر است:

کاهش بار اداری:

سیستم های حضور و غیاب آنلاین ردیابی و گزارش حضور و غیاب را خودکار می کنند و نیاز به ورود دستی داده ها و وظایف اداری را کاهش می دهند.

دقت پیشرفته:

خودکارسازی ثبت حضور و غیاب خطر خطاهای مرتبط با روش‌های دستی را به حداقل می‌رساند. و از داده‌های حضور و غیاب دقیق‌تر برای اهداف حقوق و دستمزد و رعایت مقررات اطمینان حاصل می‌کند.

بهره وری و سودآوری را افزایش می دهد:

نظارت بر حضور و غیاب در زمان واقعی حرکات غیر ضروری کارکنان را مهار می کند. تنبلی را کاهش می دهد و بهره وری کلی را افزایش می دهد. سازمان ها می توانند به دلیل بهبود عملکرد کارکنان، سود بیشتری را تجربه کنند. علاوه بر این، سیستم غیبت را به حداقل می رساند و نیروی کار کارآمدتر و مولد را تضمین می کند.

معایب شامل موارد زیر است:

مسائل فنی:

مانند هر نرم افزاری، سیستم های حضور و غیاب آنلاین ممکن است با اشکالات فنی یا اشکالاتی مواجه شوند که تا زمانی که برطرف شوند، بر عملکرد تأثیر می گذارند.

سازگاری با دستگاه:

اثربخشی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به در دسترس بودن و سازگاری دستگاه ها برای ردیابی حضور و غیاب بستگی دارد .که در برخی موارد می تواند مشکل ساز باشد.

بیشتر بخوانید: سامانه حضور و غیاب تحت وب و تأثیر آن بر روی کارمندان شرکت

سامانه مبتنی بر GPS

مزایا شامل موارد زیر است:

قابلیت‌های Geofencing:

سیستم‌های مبتنی بر GPS اغلب از geofencing استفاده می‌کنند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا مرزهای مجازی را تعیین کنند. و هنگام ورود یا خروج کارمندان یا دانش‌آموزان به مناطق تعیین‌شده، هشدار دریافت کنند.

شناسایی رفتار مشکل ساز:

ردیابی و رسیدگی به رفتارهای مشکل ساز در بین کارکنان، مانند دیر رسیدن، بیکاری، یا رفتار نادرست، برای حفظ فرهنگ کاری مثبت و به حداکثر رساندن کارایی و سودآوری بسیار مهم است. شناخت چنین رفتاری گام اولیه به سوی اقدام اصلاحی است.

ارائه انعطاف‌پذیری:

کارفرمایان می‌توانند کارمندان را در چندین مکان، از جمله سایت‌های پروژه، دفاتر، و تنظیمات از راه دور مدیریت کنند.

معایب شامل موارد زیر است:

نگرانی‌های مربوط به حریم خصوصی:

ردیابی GPS شامل جمع‌آوری و ذخیره داده‌های موقعیت مکانی است که نگرانی‌های مربوط به حفظ حریم خصوصی را در بین کارکنان یا دانش‌آموزان ایجاد می‌کند. سازمان ها باید این نگرانی ها را از طریق سیاست های شفاف و رضایت برطرف کنند.

تخلیه باتری:

گجت‌های مجهز به ردیابی GPS می‌توانند به دلیل مصرف برق بالای تراشه‌های GPS، تخلیه باتری را تجربه کنند. به‌ویژه هنگامی که در پس‌زمینه کار می‌کنند یا به طور گسترده در برنامه‌های وابسته به موقعیت جغرافیایی استفاده می‌شوند.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام ، برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.