سیستم مدیریت اسناد و مزایای آن

یک سیستم مدیریت اسناد به گونه ای طراحی شده است که اجرای شیوه ها و رویه های استاندارد مدیریت اسناد را برای شما آسان تر و از بسیاری جهات خودکار می کند. با پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد، هر سازمانی می تواند اسناد خود را مرتب کرده و از مزایای زیر بهره مند شود:

در مورد آرشیو اسناد بخوانید.

افزایش شفافیت در سراسر شرکت:

چه در حال بررسی قراردادها، پردازش صورتحساب ها یا جمع آوری فرم ها، ضروری است که کارکنان بتوانند اسناد مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند. یک سیستم مدیریت اسناد همه اسناد را در یک مکان قرار می دهد. همچنین اطمینان می دهد که کارمندان با مجموعه ای از اطلاعات کار می کنند. این مخزن متمرکز اسناد حیاتی می تواند به عنوان “منبع حقیقت” در سراسر سازمان عمل کند.

در مورد برنامه آرشیو اسناد بدانید.

جستجوی سریع در چندین سند:

صرف نظر از اندازه و قالب، سیستم مدیریت اسناد مناسب می تواند هر سند را به صورت متن کامل جستجو کند. این کار به کارمندان امکان می‌دهد اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند، خواه در عنوان سند، ابرداده آن یا در متن کامل باشد. فناوری جدید مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی می‌تواند توانایی سیستم مدیریت اسناد را برای استخراج اطلاعات از اسناد افزایش دهد.

به اشتراک گذاری ایمن محتوا به صورت داخلی و خارجی:

برای بسیاری از سازمان ها مهم است که اسناد را به طور ایمن با مشتریان به اشتراک بگذارند. سیستم مدیریت اسناد مناسب می‌تواند عملکردهای تخصصی را برای این منظور فراهم کند. سند را در مکانی امن ذخیره کند. اطمینان حاصل کند که فقط برای مدت زمان محدودی به اشتراک گذاشته می‌شود و با ثبت اینکه چه کسی و چه زمانی به چه اسنادی دسترسی داشته است، شفافیت را افزایش می‌دهد.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

همکاری کارکنان و سازمانی را تقویت کنید:

زمانی که کارمندان با هم روی یک سند کار می کنند، سیستم های مدیریت اسناد پیشرفته آنها را قادر می سازد تا در زمان واقعی بر روی یک سند همکاری کنند. این فرآیند می تواند برای حذف پشت سر هم ویرایش از طریق تاپیک های ایمیل و انتشار سریعتر نسخه های نهایی اسناد مفید باشد.

بازبینی‌های اصلی را پیگیری کنید:

سیستم‌های مدیریت اسناد غنی از ویژگی‌ها دارای کنترل نسخه داخلی هستند. این به کارمندان کمک می کند تغییرات سند را ردیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که سندی که با آن کار می کنند به روزترین نسخه موجود است.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

محافظت از اطلاعات حساس:

با یک سیستم مدیریت اسناد، مدیران می توانند در صورت نیاز دسترسی به اطلاعات را اعطا یا رد کنند. این به سازمان شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کند که کاربران مجاز و هیچ کس دیگری می توانند به اسناد دسترسی داشته باشند.

پشتیبانی از تلاش‌های انطباق:

اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد مسیرهای ممیزی را ارائه می‌کنند (گزارش‌های فعالیت سیستم، از جمله ویرایش‌های سند، تلاش‌های ورود به سیستم و تغییرات مجوز کاربر) این عملکرد به حسابرسان نشان می دهد که سازمان شما از مقررات پیروی می کند و اقدامات امنیتی سیستم موثر است.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

دسترسی ایمن به اطلاعات از هر کجا با مدیریت اسناد ابری:

با فناوری‌های ابری امروزی، کارمندان اکنون می‌توانند از هر کجای دنیا که هستند به سیستم‌های مدیریت اسناد دسترسی داشته باشند. این سهولت دسترسی، همراه با امنیتی که می‌توانند فراهم کنند، راهی مطمئن و مؤثر برای اطمینان از انتقال اطلاعات بین ذینفعان پروژه، بدون توجه به جایی که هستند، ارائه می‌دهد. علاوه بر این، بسیاری از سیستم‌های ابری به‌طور خودکار از محتوا نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند و در صورت بروز فاجعه یا اختلال در کسب‌وکار، پایه‌ای برای بازیابی سریع فراهم می‌کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

راه های زیادی وجود دارد که یک سیستم مدیریت اسناد می تواند برای سازمان ها مفید باشد و عملکرد آنها را بهبود بخشد. علاوه بر این، با فراگیرتر شدن دیجیتالی شدن و پذیرش مدیریت اسناد ابری، راه‌های سریع، کارآمد و مطمئن‌تری برای ارائه این قابلیت به سازمان‌ها وجود دارد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مزایا و کاربردهای مدیریت اسناد، همراه با مشاوره و اطلاعات در مورد چگونگی تهیه سیستم برای سازمان خود، با ما تماس بگیرید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.