سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

خانه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

143-11-3 0

واحد تولید محتوا

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) نرم افزاری است که به طور متمرکز اسناد را در یک مخزن دیجیتال ذخیره و سازماندهی می کند. انواع EDMS عبارتند از «خود ساخته»، «در محل» اختصاصی، و راه حل های مبتنی بر ابر.

هدف EDMS این است که قابلیت‌های بایگانی دیجیتالی ساختاریافته و ایمن، قابلیت کشف و کنترل را به تمام اسنادی که کسب‌وکار شما تولید می‌کند، بیاورد تا بتواند به طور موثر عمل کند. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان منبعی از حقیقت عمل می کند که همکاری را تسهیل می کند و هزینه های غیرضروری سازمان شما را کاهش می دهد.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار اسناد ۲۰۲۴ در جهان رتبه ۶ تا ۱۰

اهمیت EDMS

«آنارشی اسناد» برای بسیاری از سازمان‌ها زمان، انرژی و منابع را تلف می‌کند. مشکل در مکان یابی و به اشتراک گذاری اسناد هنوز به عنوان یکی از ناراحتی ها و چالش های اصلی زندگی روزمره بسیاری از کارگران محسوب می شود.

کارمندان به طور متوسط ۵٫۳ ساعت در هفته را در انتظار دریافت اطلاعات می‌گذرانند. این تأخیرها تأثیر عمده‌ای بر زمان‌بندی پروژه‌ها دارد – ۶۶٪ تا یک هفته و ۱۲٪ در ماه یا بیشتر طول می‌کشد.”

به نظر می رسد بسیاری از مشاغل مقیاس پذیر در سراسر جهان از کمبود ابزارهای مدیریت اسناد رسمی رنج می برند.

رویه‌های ضعیف صدور و کنترل سند می‌تواند مانع از رعایت استانداردهایی مانند ISO 9001 و ISO 13485 شود. در عین حال، زیرساخت‌های امنیتی ناکافی که حساسیت داده‌هایی را که کنترل می‌کنید منعکس می‌کند، می‌تواند منجر به نقض سیستم با پیامدهای تجاری و اعتباری جدی شود.

اکثر ابزارهای فایل دیجیتال (مانند Google Drive ساده) می توانند از طریق ساختاردهی معقولتر فضای ذخیره سازی شما و دسترسی به فضاهای مشترک برای همکاری اسناد، مزایای فوری برای یک کسب و کار در حال رشد به ارمغان بیاورند. اما همه آنها برای رویارویی با هر نوع چالش تجاری طراحی نشده اند.

نحوه انتخاب سیستم های مدیریت اسناد مناسب

هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) باید به دنبال چه چیزی باشید؟ همه چیز به سطوح کنترل، همکاری و انعطافی که برای دستیابی به آن نیاز دارید بستگی دارد.

ایجاد فهرستی از الزامات (چیزهایی که یک محصول باید داشته باشد، می تواند داشته باشد و هنوز ندارد) به شما کمک می کند تا آنچه را که اکنون برای شما مهم است اولویت بندی کنید و در عین حال به آنچه در آینده مهم می شود فکر کنید.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار اسناد ۲۰۲۴ در جهان

با این حال، دو ویژگی کلیدی سیستم های مدیریت اسناد EDMS وجود دارد که همیشه باید مراقب آنها باشید:

گردش کاری که پیکربندی آنها ساده است

می‌توانید همکاری (حتی همکاری از راه دور) را آسان‌تر کنید و مطمئن شوید که کل تیم شما، در هر کجای دنیا که هستند، روی سند صحیح و نسخه مناسب کار می‌کنند. یک EDMS خوب دارای فرآیندهای تایید و کنترل های بازنگری برای ساده کردن گردش کار و اطمینان از بهره وری تیم شما خواهد بود.

کنترل نسخه سند بصری

همه بازنگری ها و پیش نویس های یک سند باید به طور دقیق ثبت و مدیریت شوند. شما باید بتوانید از کنترل خودکار نسخه اسناد و ممیزی در دستگاه های مختلف استفاده کنید. کل تیم باید به اطلاعات فعلی و دقیق دسترسی داشته باشد. زیرا این امر باعث می شود اسناد شما ایمن باشد و یکپارچگی داده ها حفظ شود.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

سیستم های مدیریت اسناد