سیستم متمرکز برای مدیریت پرونده ها و اسناد
سیستم متمرکز برای مدیریت پرونده ها و اسناد
مشکل شناسایی شده در داخل دفاتر، معمولا نیاز به یک سیستم متمرکز برای مدیریت پرونده ها و اسناد را آشکار می کند. این موضوع به طرق مختلف بر سازمان ها تأثیر می گذارد.
از جمله موانع به وجود آمده می توان به کاهش بهره وری، ایجاد سردرگمی در تلاش های مشترک، و ایجاد خطر برای یکپارچگی و امنیت اسناد اشاره کرد. ضرورت یک سیستم مدیریت اسناد ساختاریافته زمانی آشکار می شود که تأثیر آن را بر عملیات روزمره خود بررسی کنیم.
عدم وجود سیستم متمرکز برای مدیریت پرونده
این مشکل به طور قابل توجهی بر سازمان ما با کاهش بهره وری کلی تأثیر می گذارد. کارمندان اغلب مقدار قابل توجهی از ساعات کاری خود را صرف جستجوی اسناد مورد نیاز می کنند و این تلاش بی وقفه منجر به اتلاف زمان می شود. اهمیت کارایی در دفتر بسیار زیاد است، زیرا ما در یک صنعت رقابتی کار می کنیم که هر دقیقه آن اهمیت دارد. تأخیرهای ناشی از ناکارآمدی‌های مربوط به سند می‌تواند بر زمان‌بندی پروژه تأثیر منفی بگذارد. و کار با اطلاعات قدیمی به دلیل عدم کنترل نسخه می‌تواند به نتایج پایین‌تر منجر شود.
فقدان کنترل نسخه نیز تلاش های مشترک را پیچیده می کند. بدون وجود سیستمی برای ردیابی تغییرات بلادرنگ، اعضای تیم ممکن است بر روی نسخه های مختلف سند کار کنند که منجر به تشویش، عدم ارتباط و خطاهای احتمالی شود. این می تواند جریان کار را مختل کند، هماهنگی را ناقص و در نهایت کیفیت کار ما را به خطر بیندازد. ماهیت رقابتی صنعت ما به دقت و به موقع بودن اهمیت می دهد و رسیدگی فوری به این مشکل را ضروری می کند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد: همه چیز در مورد DMS
راه حل پیشنهادی
راه حل پیشنهادی برای مشکل شناسایی شده مدیریت ناکارآمد فایل و اسناد در دفتر، پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد متمرکز (DMS) و مدیریت پرونده و اسناد است. هدف این راه حل ساده سازی ذخیره سازی، بازیابی و کنترل نسخه فایل ها و اسناد است که در نهایت بهره وری و اثربخشی دفتر را افزایش می دهد. DMS یک برنامه نرم افزاری مبتنی بر وب با رابط کاربر پسند، ویژگی های قوی و مدیریت امن داده ها خواهد بود.
DMS با ارائه یک مخزن متمرکز برای همه فایل ها و اسناد کار خواهد کرد. هر کارمند دارای اعتبارنامه ورود امن است که به آنها امکان دسترسی و مدیریت اسناد مربوط به نقش خود را می دهد. این سیستم اسناد را بر اساس نوع، پروژه و بخش آنها به پوشه ها و زیرپوشه ها دسته بندی می کند و سازماندهی و مکان یابی فایل ها را آسان می کند. DMS همچنین شامل یک ویژگی جستجوی قدرتمند است که به کاربران امکان می دهد اسناد را با وارد کردن کلمات کلیدی یا معیارها به سرعت پیدا کنند.
کنترل نسخه یک ویژگی حیاتی است.
سیستم مدیریت پرونده و اسناد تاریخچه نسخه ای را برای هر سند حفظ می کند و به کاربران امکان می دهد تغییرات، بازبینی ها و به روز رسانی ها را پیگیری کنند. این تضمین می کند که کارمندان همیشه بر روی جدیدترین نسخه یک سند کار می کنند و خطر اطلاعات قدیمی و ایجاد خطا یا تاخیر را از بین می برد. برای تقویت بیشتر همکاری، DMS از ویرایش و اظهار نظر اسناد بلادرنگ پشتیبانی می کند، کار گروهی یکپارچه را تسهیل می کند و نیاز به تبادل ایمیل را کاهش می دهد.
امنیت اسناد اولویت اصلی خواهد بود.
DMS کنترل دسترسی مبتنی بر نقش را اجرا می کند، به این معنی که کارمندان فقط به اسناد مربوط به نقش خود دسترسی خواهند داشت. سوابق حساس را می توان با لایه های امنیتی اضافی رمزگذاری مراقبت و از یکپارچگی و محرمانه بودن اطلاعات حیاتی محافظت کرد. پشتیبان گیری منظم و اقدامات اضافی برای جلوگیری از از دست رفتن داده ها انجام خواهد شد.
عوامل مختلفی از امکان سنجی این راه حل حمایت می کنند. اولاً، فناوری DMS به طور قابل توجهی به بلوغ رسیده است و بسیاری از ارائه دهندگان نرم‌افزار معتبر در بازار وجود دارند. این بدان معناست که ما می‌توانیم به آسانی یک راه‌حل قابل اعتماد و بی‌نظیر که متناسب با نیازهای ما باشد، اتخاذ کنیم و زمان و هزینه توسعه را کاهش دهیم. علاوه بر این، اکثر سیستم‌های DMS بسیار قابل تنظیم هستند و به ما این امکان را می‌دهند که نرم‌افزار را با نیازهای خاص خود تنظیم کنیم.
از نظر پیاده سازی، انتقال به DMS و مدیریت پرونده و اسناد می تواند روان و با حداقل اختلال باشد. راه اندازی اولیه و انتقال داده ها را می توان در ساعات غیر اداری انجام داد تا از هرگونه وقفه در روز کاری جلوگیری شود. جلسات آموزشی برای کارمندان برگزار خواهد شد تا از انتقال یکپارچه اطمینان حاصل شود.
بیشتر بخوانید: برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟
انتظار می رود بازده سرمایه گذاری (ROI) قابل توجه باشد.
دیگر نیازی به جستجوی دستی اسناد نیست. همراه با کاهش خطر خطا به دلیل مشکلات کنترل نسخه، منجر به افزایش بهره وری و کارایی می شود. پروژه ها با سرعت بیشتری تکمیل می شوند و کیفیت کار بهبود می یابد. DMS همچنین نیاز به ذخیره سازی و چاپ فیزیکی اسناد را کاهش می دهد، در هزینه های ذخیره سازی صرفه جویی می کند و به تلاش های ما برای حفظ محیط زیست کمک می کند.
پشتیبانی از این راه حل پیشنهادی در بهترین شیوه های صنعت مشهود است. بسیاری از سازمان‌های موفق قبلاً سیستم‌های DMS و مدیریت پرونده را پیاده‌سازی کرده‌اند و بهره‌وری بهبود یافته، افزایش همکاری و کاهش خطاها در مدیریت اسناد را گزارش کرده‌اند. این داستان های موفقیت، شواهدی در دنیای واقعی از اثربخشی یک DMS در پرداختن به مشکلی که با آن روبرو هستیم، ارائه می دهد.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
