سند الزامات تجاری: تعریف و نکات

همانطور که یک تجارت رشد می کند، الزامات مستندسازی آنها نیز تغییر می کند. در این مقاله، ما بررسی می کنیم که یک سند الزامات تجاری چیست، چه تفاوتی با یک سند الزامات عملکردی (FRD) دارد؟ همچنین نکاتی برای نوشتن یک سند مؤثر را بررسی می کنیم.

سند الزامات تجاری چیست؟

سند الزامات کسب و کار (BRD)، یک گزارش رسمی است که تمام اهداف یا “الزامات” یک پروژه، برنامه یا راه حل تجاری جدید را به تفصیل شرح می دهد. این نیاز یا هدف کسب و کار را به همراه آنچه در حین ادامه پروژه انتظار می رود، توصیف می کند. پس از تایید BRD، شرکت یا تیم می‌توانند بهترین رویکرد را برای ایجاد راه‌حل پیدا کنند. به این ترتیب، BRD وضوح را ارائه می دهد. تمرکز را حفظ می کند و ابهامات مربوط به نیازهای پروژه را برطرف می کند.

در مورد برنامه آرشیو اسناد بخوانید.

مزایای BRD چیست؟

یک BRD به خوبی توسعه یافته دارای چندین مزیت است، از جمله اینکه می تواند:

• شکست پروژه را به دلیل الزامات نادرست یا نادرست ارائه شده کاهش می دهد.

• به اهداف تجاری گسترده تر متصل می شود و به نظارت بر سلامت کلی پروژه کمک می کند.

• اجماع و همکاری بین ذینفعان و اعضای تیم را ایجاد می کند.

• در هزینه های مربوط به درخواست تغییر، آموزش، زیرساخت و موارد دیگر صرفه جویی می کند.

در مورد برنامه مدیریت اسناد بخوانید.

چه کسی BRD ایجاد می کند؟

BRD یکی از اولین اسنادی است که در چرخه عمر پروژه ایجاد می شود. در حالی که سند معمولاً توسط یک تحلیلگر تجاری تهیه می شود. افراد مختلفی باید در ایجاد آن مشارکت داشته باشند. از جمله تیم پروژه، شرکای تجاری و سهامداران کلیدی. مخاطبان اصلی آنها حامیان پروژه، مدیریت عالی، مدیریت میانی و تحلیلگران خواهند بود.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

تفاوت بین BRD و FRD

یک سند الزامات تجاری اغلب با یک سند الزامات عملکردی (FRD) که اصطلاح دیگری در مدیریت شرکت است، اشتباه گرفته می شود. در حالی که هر دو سند برای ایجاد و تحقق اهداف تجاری شرکت به طور هماهنگ کار می کنند، ماهیت آنها بسیار متفاوت است. در حالی که یک BRD در مورد آنچه کسب و کار باید انجام دهد بحث می کند، FRD نحوه انجام آن را تشریح می کند. هر کدام ارزش خاص خود را در استراتژی کسب و کار دارند و هیچ کدام نباید به عنوان بخشی از فرآیند نادیده گرفته شوند.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

هفت مرحله برای ایجاد سند الزامات تجاری

قبل از ایجاد یک سند الزامات تجاری، باید پیش نیازها را برآورده کنید و وظایف را کامل کنید. آن مراحل عبارتند از:

۱- نیازهای شرکت را تعریف کنید

گام اول این است که یک تعریف واضح و تایید شده از چالش های پیش روی کسب و کار ایجاد کنید. سند باید به طور واضح و مختصر موضوع یا وضعیتی را که کسب و کار در تلاش است بر آن غلبه کند توضیح دهد تا اطمینان حاصل شود که همه افراد درگیر درک می کنند و موافق هستند.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۲- اهداف BRD را تعریف کنید

هنگامی که مشکل را شناختید، گام بعدی این است که اهداف سند الزامات تجاری را به وضوح تعریف کنید. این می تواند چندین مزیت داشته باشد، از جمله:

• ارائه ورودی به مرحله زیر از یک پروژه

• ایجاد بستری برای شناسایی راه حل های مناسب برای نیازهای کسب و کار و مشتریان

• به دست آوردن اجماع در میان دست اندرکاران

• توضیح اینکه چطور و چگونه می توان به اهداف تعریف شده دست یافت

• همچنین تعیین محدوده الزامات برای تمام مراحل پروژه مهم است.

دامنه شامل موارد مورد نیاز و مورد انتظار در هر مرحله از پروژه است.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

۳- دیگران را درگیر کنید.

برای اطمینان از اینکه تمام جزئیات لازم در سند گنجانده شده است، باید از همه طرف های درگیر نظر بگیرید. سپس تیم می‌تواند پروژه را از دیدگاه‌های مختلف ببیند که می‌تواند به ترویج طوفان فکری سازنده‌تر و راه‌حل‌های جدید کمک کند.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۴- مراحل پروژه را مشخص کنید

اگر مراحل مختلفی در پروژه وجود دارد، هر مرحله باید دارای الزامات یا ورودی ها و نتایج یا خروجی های مورد انتظار باشد. به عنوان مثال، چقدر کار مورد نیاز است و چه کاری انجام می دهد؟ BRD باید عملکردهای واضح و مورد انتظار را برای تکمیل پروژه نشان دهد.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

۵- استانداردها برای همه الزامات را ایجاد کنید

از آنجایی که ممکن است مراحل مختلف و مراحل دیگری در پروژه دخیل باشند، تعیین استانداردهایی برای آنچه مورد انتظار است مهم است. استانداردها به کنترل کیفیت و کمیت کار کمک می کند تا الزامات تجاری را برآورده کند و اطمینان حاصل کند که پروژه طبق برنامه پیش می رود.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

۶- یک برنامه ریزی و اندازه گیری فرآیند ایجاد کنید

قبل از ایجاد سند الزامات تجاری، نقاط عطف حیاتی باید با یک برنامه کاری حیاتی ایجاد شود که مسیر تکمیل هر یک را با جزئیات شرح دهد. این تضمین می کند که پروژه با تحویل به موقع و تکمیل موفقیت آمیز در مسیر باقی می ماند. یک روش قوی برای نظارت و اندازه گیری پیشرفت نیز باید در سند الزامات تجاری گنجانده شود.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

۷- از یک الگوی مناسب استفاده کنید

هنگامی که تمام اطلاعات لازم جمع آوری شد، از یک الگوی مناسب برای ارائه الزامات استفاده کنید. این الگو ایجاد سند را ساده می کند و تضمین می کند که اطلاعات به وضوح در قالبی جذاب و به راحتی قابل درک ارائه می شود.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.