سامانه حضور و غیاب؛ انوع سیستم های مشارکتی منسوخ

خانه سامانه حضور و غیاب؛ انوع سیستم های مشارکتی منسوخ

سامانه حضور و غیاب؛ انوع سیستم های مشارکتی منسوخ

143-6-27 0

واحد تولید محتوا

امروزه نیاز به کاغذهای دستی در دنیای دیجیتال از بین رفته است. به جای آن سامانه حضور و غیاب جای خود را باز کرده است. شرکت ها به جای استفاده از روش های منسوخ شده سنتی از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می کنند.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن کارکرد پرسنل؛ مدیریت پرسنل و مدیریت منابع انسانی

سامانه حضور و غیاب؛ انوع سیستم های مشارکتی

عصر دیجیتال مزایای بسیاری از جمله افزایش بهره وری و صرفه جویی مالی برای شرکت ها و افراد را ارائه می دهد. امروزه کارفرمایان هوشمند از فناوری های جدیدی برای مدیریت حضور و غیاب به کار می گیرند. در ادامه انواع مختلف سیستم های مدیریت حضور و غیاب منسوخ شده و یا سیستم هایی که کمتر مورد استفاده هستند را مرور می کنیم.

برگه های دست نویس

قبل از عصر فناوری، سیستم های مدیریت حضور و غیاب دستی، رایج ترین روش برای ردیابی حضور بود. زمان کارمند بسته به نحوه ثبت در یک Register یا MS-Excel یا در یک کتاب ثبت می شد. از آنجا که این روش با یک راه حل خودکار جایگزین شده، منسوخ شده است. ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی ها و الزامات هستیم. زمان ورودی و خروجی کارکنان دیگر نمی تواند به صورت دستی ثبت شود. با توجه به ماهیت دستی این پرونده، کارمندان ممکن است بیرون بروند و مجددا بازگردند. بنابراین این روش از دور خارج می شود.

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج؛ ویژگی های کلیدی در راه‌حل های مدیریت ابری

برگه های زمانی

برگه ها هنگام شروع و پایان کار توسط کارکنان به عنوان سند عرضه می شوند. در نتیجه، کارفرما تفصیلی از وظایفی را که کارمند در کل دوران تصدی خود انجام داده دریافت می کند. چنین اطلاعاتی برای برآورد زمان و مدیریت منابع استفاده می شود. استفاده از این برگه های زمانی به صورت آنلاین معمول است. گاهی می توان از طریق وب به این برگه های زمانی دسترسی داشت. در نتیجه، می توان به طور موثر ساعات کار یک کارمند را ردیابی کرد.

این امر هزینه های کارکنان را در بلند مدت برای پیگیری زمان کار آنها کاهش می دهد. با توجه به برگه زمانی کارمندی که کار/وظیفه مشابهی را انجام داده است، کارفرما می تواند زمان دقیق انجام یک کار معین را محاسبه کند.

همچنین، می توان مدت زمانی را که افراد صرف فعالیت های مختلف می کنند، مورد بررسی و مقایسه قرار داد. بر این اساس، نقش یک کارمند را می توان با توجه به عملکرد او تنظیم کرد. برگه های زمانی یک شرکت همچنین اطلاعاتی در مورد بهره وری یک کارمند ارائه می دهد. در نتیجه، کارهای اداری تا حد زیادی کاهش می یابد.

اما در صورت گم شدن و یا مخدوش شدن برگه ها دیگر نمی توان کارکرد پرسنل را محاسبه کرد. بنابراین این روش دیگر استفاده چندانی ندارد.

بیشتر بخوانید: برنامه حضور و غیاب ابری؛ روندهای جدید

سیستم های مکانیزه:

این سیستم به طور خودکار یک رکورد با تمام زمان بندی کارکنان در ورودی و خروجی بر اساس ورودی داده ایجاد می کند. کارمند باید هر بار که وارد دفتر می شود یا از آن خارج می شود، اثر انگشت خود را ثبت کند. بنابراین، هر بار که ورودی یا خروجی ایجاد می شود، نیازی به بررسی دقیق نیست.

با این حال، یک سیستم موثرتر برای ردیابی حضور کارکنان یک سیستم خودکار است. این می تواند به معنای کارهای دستی کمتر و قابلیت اطمینان بیشتر نسبت به سایر روش ها باشد. اما در صورت مخدوش بودن و کثیفی اثر انگشت ثبت نمی شود. همچنین هزینه پیاده سازی این سیستم زیاد است. به همین دلیلی اسفاده کمی دارد.

بیشتر بخوانید: برنامه حضور و غیاب بدون دستگاه؛ اهمیت زیرساخت ابری برای مشاغل

کارت های زمان:

هر کارمند یک کارت زمان دریافت می کند که باید بر روی دستگاه بکشد تا بتواند حضور خود را ثبت کند. به محض کشیدن کارت، داده های موجود در کارت جمع آوری شده و داده ها به رایانه منتقل می شوند، پس تمام کاغذهای دستی از روند حذف می شوند. می توانید سیستم خود را با دیگر سیستم کشیدن کارت شخص ثالث ادغام کنید. اما احتمال تقلب در این سیستم بسیار بالاست. بنابراین نمی توان به آن اعتماد کرد.

کارت مجاورت، نشان ها یا کلید:

با استفاده از این سیستم ها، نیاز به ثبت اثر انگشت به طور کامل برطرف می شود. هنگام استفاده از این نوع سیستم های حضور و غیاب، وظیفه کارمند است که کارت مجاورت، نشان یا کلید اصلی را در مقابل سیستم خواننده کارت بگذارد. تعدادی از این سیستم ها همچنین می توانند برای نظارت بر حرکت کارکنان در سراسر یک مرکز مورد استفاده قرار گیرند. اما همچنان احتمال اینکه شخص دیگری جای کارمند کارت بکشد وجود دارد. پس راه تقلب در کار باز است.

بیشتر بخوانید: بهبود نظارت بر حضور و غیاب کارکنان در هر سازمانی

حضور بیومتریک:

هدف این است که با استفاده از یک دستگاه بیومتریک، کارمند را در داخل سازمان به تأیید برسانید و شناسایی کنید. این الگو در کارت هوشمند یا پایگاه داده یک دستگاه بیومتریک ضبط و ذخیره می شود تا بتوان از آن برای تأیید هویت کاربر (کارمند) استفاده کرد. در نتیجه، کاربران تنها با استفاده از ویژگی های بیومتریک خود، بدون استفاده از کارت های هوشمند، نام کاربری یا سایر روش ها، شناسایی می شوند. اما هر شرکتی نمی تواند از این مکانیزم استفاده کند. چرا که هزینه ادغام و پیاده سازی آن بسیار بالاست.

پاسخ صوتی تعاملی:

یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی (IVR) به کارکنان اجازه می دهد تا با پانچ کار کنند. برنامه های خود را بررسی کنند. پیام های اپراتور را دریافت کنند و فقط با استفاده از تلفن های لمسی خود درخواست مرخصی کنند. این برنامه که به طور سفارشی طراحی شده است تا نیازهای هر سازمان را برآورده کند، با گفتگوی تماس و پیام های صوتی ضبط شده حرفه ای شروع می شود. اما اگر شما سرما خورده باشید و یا قادر به صحبت کردن نباشید چه اتفاقی می افتد؟

بیشتر بخوانید: نحوه مدیریت کار بعد از تعطیلات طولانی

سامانه حضور و غیاب ابری:

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب ابری یک سیستم مبتنی بر ابر برای حفظ زمان است. نرم افزار حضور و غیاب به کاربران امکان می دهد از طریق وب یا Mobile-App وارد سیستم شوند. از طریق فناوری ابری، داده های حضور و غیاب و ورود و خروج از سیستم تقریباً در هر مکانی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است. آدرس IP ثابت کاربر همچنین می تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.

ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه های شخصی آنها انجام می شود. راحتی که بسیاری از کارکنان در عصر دیجیتال ما انتظار دارند. اگر بخش بزرگی از نیروی کار شما در راه دور، در سایت های مشتری یا در فروش های خارج از کشور مشغول به کار هستند، این سیستم ها نیز می توانند مفید واقع شوند.

در مقایسه با سیستم های سنتی مانند مشارکت حضوری، سامانه حضور و غیاب ابری بسیار کارآمدتر است. نرم افزار ورود و خروج ابری نسبت به نرم افزارهای جداگانه مدیریت حضور، هم افزایی بیشتری را ارائه می دهد.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

سامانه حضور و غیاب

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.