راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر

خانه راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر

راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر

143-9-22 0

واحد تولید محتوا

چگونه راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر انطباق و امنیت را افزایش می دهند؟ مدیریت کارآمد اسناد در حالی که الزامات امنیتی و انطباق دقیق را برآورده کند، اغلب چالش برانگیز است.

مدیریت اسناد مبتنی بر ابر

سیستم‌های سنتی مبتنی بر کاغذ، دست و پا گیر و مستعد خطا هستند و امنیت محدودی را ارائه می‌دهند. در این محتوا، ما در مورد اینکه چگونه راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر به سازمان ها کمک می کند تا اسناد خود را به درستی مدیریت کنند، بحث می کنیم. این تضمین می کند که انطباق و امنیت در خط مقدم است.

مدیریت اسناد مبتنی بر ابر و انطباق

با استفاده از راه حل مدیریت اسناد مبتنی بر ابر، سازمان ها می توانند بسیاری از الزامات اساسی را برای اطمینان از انطباق در یک مرحله برطرف کنند.

مخزن اسناد متمرکز:

سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر، یک مخزن متمرکز برای تمام اسناد خود در اختیار سازمان ها قرار می دهند. این امر دسترسی، مدیریت و نظارت بر اسناد را به روشی استاندارد آسان می کند. انطباق زمانی ساده تر می شود که همه اسناد به طور مداوم ذخیره و سازماندهی شوند.

بیشتر بخوانید: انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

کنترل نسخه:

بسیاری از مقررات انطباق، سازمان ها را ملزم به نگهداری سوابق دقیق از نسخه ها و تغییرات سند می کنند. سیستم‌های مبتنی بر ابر اغلب دارای ویژگی‌های کنترل نسخه هستند که تضمین می‌کنند نسخه‌های تاریخی اسناد به راحتی برای اهداف ممیزی در دسترس هستند.

کنترل دسترسی:

امنیت نقش مهمی در انطباق دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا کنترل‌های دسترسی دقیق را اجرا کنند. دسترسی به اسناد حساس فقط به پرسنل مجاز محدود می شود. و مسیرهای حسابرسی همه دسترسی ها را ثبت می کنند که برای نشان دادن انطباق بسیار مهم است.

گردش کار خودکار:

انطباق اغلب شامل پایبندی به فرآیندها و جریان های کاری خاص است. سیستم‌های مبتنی بر ابر، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا گردش‌های کاری خودکاری را ایجاد کنند که کارکنان را از طریق مراحل لازم راهنمایی می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که فرآیندها به درستی دنبال می‌شوند.

سیاست های حفظ داده ها: بسیاری از مقررات انطباق، مدت زمان نگهداری داده ها و اسناد خاص را مشخص می کنند. سیستم‌های مبتنی بر ابر می‌توانند اعمال سیاست‌های حفظ داده‌ها را به‌طور خودکار انجام دهند، و اطمینان حاصل کنند که اسناد برای مدت زمان مورد نیاز نگهداری می‌شوند و سپس به طور ایمن از بین می‌روند.

مدیریت اسناد و امنیت مبتنی بر ابر

نقض امنیت به یک موضوع رایج و پرهزینه در دنیای دیجیتال تبدیل شده است. نقض داده ها به طور بالقوه می تواند منجر به مشکلات مالی، آسیب به شهرت و عواقب قانونی شود. سازمان ها باید به طور مستمر اقدامات امنیتی خود را برای حفاظت از داده های حساس بررسی و بهبود بخشند.

راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر از اسناد سازمان با بسیاری از ویژگی های اصلی مورد نیاز برای برآورده کردن الزامات امنیت سایبری محافظت می کند.:

رمزگذاری داده ها:

راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر معمولاً از پروتکل های رمزگذاری قوی برای محافظت از داده ها در طول انتقال و ذخیره سازی استفاده می کنند. این امر رهگیری یا دسترسی به اسناد حساس را برای افراد غیرمجاز چالش برانگیز می کند.

دسترسی ایمن:

روش‌های احراز هویت کاربر قوی در سیستم‌های مبتنی بر ابر ادغام شده‌اند و تضمین می‌کنند که فقط کاربران مجاز می‌توانند به اسناد دسترسی داشته باشند.

پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات:

راه حل های مبتنی بر فضای ابری شامل قابلیت پشتیبان گیری و بازیابی خودکار داده ها هستند. در صورت از دست رفتن داده ها به دلیل نقص سیستم یا حمله سایبری، سازمان ها می توانند به سرعت اسناد خود را بازیابی کنند و زمان خرابی را به حداقل برسانند.

به روز رسانی های امنیتی:

راه حل های مبتنی بر ابر توسط ارائه دهنده خدمات نگهداری می شوند، به این معنی که به روز رسانی ها و وصله های امنیتی به طور مداوم اعمال می شوند. این امر خطر آسیب پذیری هایی را که هکرها می توانند از آنها سوء استفاده کنند، کاهش می دهد.

نظارت و حسابرسی:

اکثر سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر ابزارهای نظارت و ممیزی قوی را ارائه می دهند. مدیران می توانند فعالیت های کاربر را ردیابی کنند، رفتار مشکوک را شناسایی کنند و گزارش های حسابرسی تولید کنند. این نه تنها امنیت را افزایش می دهد، بلکه به تلاش های انطباق نیز کمک می کند.

بیشتر بخوانید: چرا به یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نیاز دارید؟

مزایای فراتر از انطباق و امنیت

در حالی که تمرکز اصلی راه‌حل‌های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر، انطباق و امنیت است، مزایای آن فراتر از این حوزه‌ها است:

همکاری:

سیستم‌های مبتنی بر ابر کار تیمی را با اجازه دادن به اعضای تیم برای همکاری در زمان واقعی بر روی اسناد، افزایش می‌دهند، بنابراین فرآیندهای گردش کار را بهینه می‌کنند.

صرفه جویی در هزینه:

سازمان ها می توانند با انتقال به فضای ابری، هزینه های سخت افزاری و زیرساختی را کاهش دهند. آنها همچنین نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی را از بین می برند و هزینه های عملیاتی را کاهش می دهند.

مقیاس پذیری:

راه حل های مبتنی بر ابر می توانند به راحتی با نیازهای رو به رشد مدیریت اسناد سازمان مقیاس شوند. با افزایش حجم اسناد، سیستم می تواند به طور یکپارچه گسترش یابد.

بازیابی بلایا:

در مواجهه با بلایای پیش‌بینی نشده، راه‌حل‌های مبتنی بر فضای ابری، طرحی قوی برای بازیابی بلایا ارائه می‌کنند. از داده‌ها در خارج از سایت پشتیبان‌گیری می‌شود و خطر از دست رفتن داده‌ها در رویدادهای فاجعه‌بار را کاهش می‌دهد.

بهره وری افزایش یافته:

کارمندان می توانند از هر کجا به اسناد دسترسی داشته باشند و قابلیت های کار از راه دور را ارتقا دهند. این باعث بهبود بهره وری کلی و تعادل بین کار و زندگی می شود.

نتیجه

این سیستم ها مدیریت اسناد متمرکز، ایمن و سازگار را ارائه می دهند و در عین حال مزایای اضافی بیشتری را ارائه می دهند. از آنجایی که دنیا به طور فزاینده ای مبتنی بر داده می شود، سرمایه گذاری در چنین راه حل هایی فقط یک انتخاب نیست. یک ضرورت است. با پذیرش این فناوری‌ها، سازمان‌ها نه تنها می‌توانند از داده‌های خود محافظت کنند، بلکه می‌توانند در صنایع مربوطه خود کارآمدتر، چابک‌تر و رقابتی‌تر شوند.

پرشین بیش از ۱۵ سال تجربه در ارائه راه حل های مدیریت اسناد به سازمان ها و موسسات در هر اندازه دارد. راه‌حل‌های ما به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ضمن بهبود کارایی و سودآوری، الزامات انطباق و امنیت سایبری را برآورده کنند.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

مدیریت اسناد مبتنی بر ابر