حضور غیاب؛ ۷ دلیل نیاز به برنامه حضور و غیاب

حضور غیاب عبارت است از اقدام یا حالت حضور در محل کار طبق سیاست های شرکت. نقطه مقابل حضور، غیبت از محل کار است. اما به این سادگی نیست.

حضور غیاب

در اکثر شرکت ها، یک کارمند باید در مدت زمان مشخصی برای تعداد ساعات مشخصی حضور داشته باشد. تا به عنوان حضور در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، اگر یک کارمند ساعت ۳ بعد از ظهر به یک کارخانه بیاید و تنها پس از یک ساعت کار آن را ترک کند، کار حساب نمی شود. کارمند باید از ابتدا تا پایان شیفت حضور داشته باشد.

با این حال، برای تیم هایی که با مشتری روبرو نیستند یا کارشان وابسته به زمان نیست، حضور می تواند به معنای ۸ ساعت کار در روز باشد. ممکن است یک روز ۹ تا ۵ و در روز دیگر ۶ تا ۲ باشد. جدای از تعریف محدود بالا، حضور و غیاب را می توان یک اصطلاح کوتاه در نظر گرفت که طیف گسترده ای از نگرانی ها مانند غیبت، نظم زمانی، حسابداری زمان، مدیریت نیروی کار، بهره وری و غیره را پوشش می دهد.

بیشتر بخوانید: نرم‌افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر پرشین و افزایش تعامل

نیاز به مدیریت و کنترل پرسنل

پیگیری حضور کارکنان برای سودآوری، قابلیت اطمینان و شهرت شرکت شما ضروری است. هفت دلیل کلی وجود دارد که چرا نیاز به مدیریت حضور و غیاب است:

بهره وری

زمان صرف شده برای انجام کار یک متغیر ورودی حیاتی تولید است که شامل کارگران انسانی می شود. بنابراین، زمان بیشتر در محل کار به معنای بهره وری بالاتر است.

اجرای یکنواخت عملیات

این فقط در مورد بهره وری شخصی یک کارمند نیست، بلکه بهره وری تیم و کل سازمان است. غیبت یک عضو تیم منجر به مشکلات هماهنگی، تاخیر، کار در حال انجام بیشتر یا افزایش هزینه می شود. اما وقتی این اتفاق چندین بار با افراد مختلف می‌افتد، تأثیر غیبت به جای اینکه صرفاً جمع شود، چند برابر می‌شود.

نظم و انضباط

فقدان نظم و انضباط در سازمان منجر به غیرقابل پیش بینی بودن، تاخیر و تغییر کیفیت و برنامه تحویل می شود. بی انضباطی هم مسری است. این امر بر سایر کارمندان نیز تأثیر می گذارد تا عادت بد را اتخاذ کنند و در نتیجه موضوع را تشدید می کند.

وقتی کارمندان وظیفه شناس متوجه می شوند که بی انضباطی قابل تحمل و نادیده گرفته می شود، در ابتدا ناامید و رنجیده می شوند. در نهایت، آنها ممکن است سازمان را به دنبال یک محل کار بهتر ترک کنند. در حالی که برند کارفرما ضربه بزرگی را متحمل می شود. از زاویه مدیریت ناب، نظم و انضباط زمانی به کاهش تنوع کارمندان و تاخیر کمک می کند.

اضافه کاری

بسیاری از سازمان‌ها مانند بیمارستان‌ها، خرده‌فروشی‌ها و کارخانه‌ها در چند نوبت کار می‌کنند. حتی در این صورت، تقاضای تولید بالا ممکن است افراد را ملزم به اضافه کاری فراتر از ساعات کاری معمولی یا در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات کند.

یک نرم افزار ورود و خروج مناسب و عملکرد حسابداری هم از منظر کارایی هزینه و هم از نظر رضایت بیشتر کارکنان ضروری است. فقدان یک سیستم حضور و غیاب منجر به اختلافات، هزینه های بیشتر کارکنان و استرس زیاد برای مدیران می شود.

دزدی زمان

دلیل اصلی معرفی ساعت‌های زمانی در عصر صنعتی این بود که اطمینان حاصل شود که افراد فقط زمانی که سر کار بودند، حقوق دریافت می‌کردند. بدون زمان سنجی دقیق، برخی از افراد ممکن است از سیستم سوء استفاده کنند. و از طریق دیر رسیدن، زودتر از موعد، وقفه های قهوه زیاد و غیره به سرقت زمان بپردازند. تنها راه حل برای دزدی زمان، داشتن یک برنامه حضور و غیاب ابری برای ردیابی حضور و غیاب و اجرای سیاست به طور مداوم و با پشتکار است.

با یک سیاست اضافه کاری، برخی از کارمندان تمایل دارند کارهایی را که می‌توانستند در زمان منظم انجام دهند به ساعات اضافه کاری سوق دهند. این نوع دیگری از سرقت زمان است. یک بار دیگر، ثبت سوابق و ردیابی خوب می تواند کمک زیادی به مهار رفتار نادرست کند.

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج پرشین سیستم

ورودی حقوق و دستمزد دقیق

ورودی های حضور و غیاب برای محاسبه دقیق حقوق کارکنان بسیار مهم است. حقوق برای روزهای کار پرداخت می شود و این اطلاعات از داده های حضور و غیاب به دست می آید. علاوه بر این، از داده های حضور و غیاب نیز برای محاسبه کمک هزینه شیفت، پاداش حضور و غیاب و پرداخت اضافه کاری استفاده می شود.

انطباق

داده های حضور و غیاب برای گزارش های مختلف انطباق نیز مورد نیاز است. این گزارش ها در زمینه ساعات کار در یک روز و هفته، شیفت های کار شده، ساعات اضافه کاری و اطلاعات روزهای فعلی و روزهایی که کارمند در مرخصی یا غیبت است می باشد. این گزارش‌ها باید تحت قوانین مختلفی مانند قانون کارخانه‌ها، قوانین فروشگاه‌ها و تأسیسات و غیره تولید شوند.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام ، برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.