تفاوت بین سیستم مدیریت سند و آرشیو اسناد

کسب و کارها روزانه مقادیر زیادی اسناد تولید می کنند. مدیریت موثر این اطلاعات برای حفظ بهره وری، انطباق و امنیت بسیار مهم است. دو سیستم کلیدی که سازمان ها برای رسیدگی به اسناد استفاده می کنند، سیستم بایگانی اسناد (DAS) و سیستم مدیریت سند (DMS) هستند.

در حالی که این اصطلاحات اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما اهداف متمایز را دنبال می کنند. این مقاله به بررسی تفاوت‌های بین این سیستم‌ها می‌پردازد و به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید کدامیک با نیازهای شما سازگارتر است.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

سیستم آرشیو اسناد چیست؟

یک سیستم بایگانی اسناد در درجه اول برای ذخیره و نگهداری طولانی مدت اسناد طراحی شده است. این سیستم‌ها به‌عنوان یک مخزن دیجیتالی برای سوابقی عمل می‌کنند که دیگر به طور فعال مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، اما باید برای مقاصد قانونی، تاریخی یا انطباق نگهداری شوند.

ویژگی های کلیدی سیستم های آرشیو اسناد

تمرکز بر ذخیره سازی: اسناد به صورت ایمن برای مراجعات بعدی ذخیره می شوند.

انطباق گرا: رعایت الزامات قانونی و مقرراتی را برای حفظ سوابق تضمین می کند.

داده های ثابت: اسناد معمولاً پس از بایگانی بدون تغییر هستند.

قابلیت های جستجو: قابلیت جستجوی اولیه را برای بازیابی فایل های آرشیو شده ارائه می دهد.

سامانه های بایگانی برای حفظ سوابق مانند گزارش های مالی، قراردادها یا سوابق کارمندان که ممکن است سال ها پس از ایجاد نیاز به دسترسی داشته باشند، ایده آل هستند.

سیستم مدیریت سندچیست؟

سامانه مدیریت سندیک پلت فرم پویا است که برای تسهیل ایجاد، سازماندهی، اشتراک گذاری و همکاری اسناد فعال در یک سازمان طراحی شده است. با اطمینان از اینکه اعضای تیم می توانند به طور موثر به اسناد در زمان واقعی دسترسی داشته باشند و آنها را اصلاح کنند، گردش کار را افزایش می دهد.

ویژگی های کلیدی سیستم مدیریت سند:

همکاری: چندین کاربر را قادر می‌سازد تا اسناد را ویرایش، نظر بدهند و تأیید کنند.

کنترل نسخه: تغییرات را ردیابی و تاریخچه ای از ویرایش های سند را حفظ می کند.

جستجو و بازیابی: قابلیت های جستجوی پیشرفته را برای یافتن سریع اسناد ارائه می دهد.

یکپارچه سازی: با سایر ابزارهای تجاری مانند حسابداری یا نرم افزار CRM ادغام می شود.

سیستم‌های DMS برای سازمان‌هایی ایده‌آل هستند که پروژه‌ها، سیاست‌ها یا اسناد عملیاتی در حال انجام را مدیریت می‌کنند که نیاز به به‌روزرسانی منظم و ورودی مشترک دارند.

بیشتر بخوانید: چه نوع اسنادی را باید دیجیتالی و بایگانی کنید؟

تفاوت های کلیدی بین DAS و DMS

در حالی که هر دو سیستم شامل رسیدگی به اسناد می شوند، اما در هدف و عملکردشان به طور قابل توجهی متفاوت هستند. انتخاب سیستم مناسب بستگی به این دارد که آیا نیاز اصلی شما ذخیره ایمن اسناد برای طولانی مدت یا مدیریت فعال آنها برای استفاده فعلی است.

نتیجه

درک تفاوت بین سیستم های آرشیو اسناد و سیستم های مدیریت اسناد برای انتخاب راه حل مناسب برای سازمان شما ضروری است. در حالی که DAS انطباق و ذخیره سازی ایمن را تضمین می کند، DMS بر همکاری، سازماندهی و کارایی گردش کار تمرکز دارد. بسیاری از سازمان ها از ترکیبی از هر دو سیستم برای برآوردن نیازهای مختلف رسیدگی به اسناد سود می برند.

اگر می‌خواهید فرآیندهای اسناد خود را ساده کنید یا برای انتخاب بین سیستم آرشیو اسناد و سیستم مدیریت اسناد به کمک نیاز دارید، امروز با کارشناسان ما در پرشین تماس بگیرید. بیایید به شما کمک کنیم تا راه حل مناسبی متناسب با نیازهای کسب و کار خود پیدا کنید.

در مورد برنامه سهام بخوانید.

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.