بهترین سیستم ذخیره سازی اسناد چیست؟

اسناد چگونه ذخیره خواهند شد؟ هزینه‌های مربوط به ذخیره سازی اسناد وجود دارد که بزرگ‌ترین آنها، برای اکثر کسب‌وکارهای کوچک، احتمالاً هزینه زمانی است که افراد در جستجوی اسناد تلف می‌شوند. بنابراین سؤال این است: اسناد چگونه تشکیل می شود؟ کلید بایگانی اسناد، پیروی از شیوه های خوب مدیریت پرونده است. یک سیستم واضح و آسان برای دنبال کردن ضروری است.

همچنین باید بدانید که چگونه اسناد را بایگانی می کنید. چگونه فایل هایی را که قدیمی هستند مدیریت می کنید؟

برای مثال، تقریباً در ابتدای هر سال، باید فایل‌های مختلف مربوط به کار را در رایانه خود مرور کنید. فایل‌هایی را که دیگر نیازی به آنها نیست را حذف کنید. سپس پوشه‌های جدیدی ایجاد کنید که بر اساس سال و موضوع برچسب‌گذاری شده‌اند و در صورت نیاز فایل‌ها را جابه‌جا کنید. شما می توانید همین کار را با فایل های کاغذی انجام دهید. حذف اسناد قدیمی از پوشه فایل و ایجاد یک پرونده جدید با قدیمی در عنوان دشوار نیست. برخی از نرم افزارها گزینه های بایگانی خودکار را ارائه می دهند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

دخیره سازی اسناد

«ذخیره‌سازی» در یک محیط دیجیتال ممکن است مبتنی بر ابر یا بر روی سرورهای محلی باشد. اما برای ذخیره اسناد کاغذی، به فضای فیزیکی در محل نیاز دارید. یا مانند بسیاری از دفاتر حقوقی که برای آنها اجباری بودن فایل‌های مشتری اجباری است ممکن است به اجاره واحد ذخیره سازی نیاز داشته باشید.

در مورد سامانه افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

چگونه می توان بازیابی اسناد را ساده کرد؟

یک بار دیگر، شیوه های خوب پرونده سازی می تواند راه طولانی را در جهت حل مشکل کوتاه کند. برای مثال، اگر رویه‌ها و پروتکل‌های محکمی را تنظیم کنید، مانند پیروی مداوم از قراردادهای نام‌گذاری، پیدا کردن اسناد بسیار آسان‌تر خواهد بود.

چه یک مالک انحصاری یا یک مالک کسب‌وکار با کارمندان باشید، باید فهرستی از مکان‌های فایل ایجاد کنید. این به کاربران یادآوری می‌کند که انواع خاصی از فایل‌ها کجا می‌روند و به افراد کمک می‌کند بدانند کجا آنها را پیدا کنند. به یاد داشته باشید که این فایل را در سیستم رایانه شما، سرور داخلی، در فضای ابری یا در یک مکان فیزیکی مانند کابینت بایگانی قرار دهید یا خیر. بنابراین مکان ذخیره سازی اسناد را قید کنید. به عنوان مثال، فرض کنید از تصاویر، ویدئو یا حتی عکس های کاغذی در کسب و کار خود استفاده می کنید. یک ورودی در لیست مکان های فایل شما ممکن است این باشد:

• تصاویر/فیلم دیجیتال: رایانه (یا سرور)—درایو :/عکس—فایل در پوشه موضوعی مناسب

• عکس های کاغذی: کمد بایگانی -عکس ها- آلفا بر اساس موضوع

شبکه مشترک یا درایوهای ابری باید بر اساس محتویات برچسب گذاری شوند، همانطور که کشوهای کابینت نیز باید بایگانی شوند.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

چگونه می توان اسناد را تهیه کرد و ایمن نگه داشت؟

اولین خط دفاع برای امنیت اسناد، ایمن سازی فیزیکی محل کسب و کار است. همه مشاغل، حتی مشاغل خانگی، نیاز به نصب سیستم های امنیتی دارند.

کسب و کارها همچنین ممکن است نیاز داشته باشند یا بخواهند در سایر دستگاه های امنیتی مانند: میله های پنجره، دوربین های امنیتی یا خدمات گشت زنی سرمایه گذاری کنند. شما می‌توانید تمام زمانی را که می‌خواهید برای ایجاد رمز عبور و رمزگذاری فایل‌ها صرف کنید تا از فایل‌های الکترونیکی خود محافظت کنید. اما هر کسی می توتند رایانه شما را بدزدد.

اقدامات امنیتی اضافی اسناد عبارتند از:

قفل کردن تمام کمدهای بایگانی بعد از ساعات کاری. (و در هنگام ناهار در صورت عدم حضور فرد قابل اعتماد).

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد الکترونیکی به طور منظم. ترجیحاً خارج از سایت برای جلوگیری از؛ از بین رفتن داده های کسب و کار شما در اثر بلایای طبیعی.

محدود کردن دسترسی کاربر به اسناد، برنامه‌ها و پوشه‌های خاص در هر رایانه مشترک.

جلوگیری از سرقت کارکنان با انجام بررسی های پیشینه و مرجع به عنوان بخشی از فرآیند استخدام شما.

در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

پیاده سازی اسناد و پیگیری

هنگامی که طرح مدیریت اسناد خود را با پاسخ دادن به سوالات بالا ایجاد کردید، آماده اجرای آن هستید. اطمینان حاصل کنید که تمام کارکنان شما از جزئیات سیستم مدیریت اسناد کسب و کار شما اطلاع دارند و همه هنگام ایجاد، ذخیره و بازیابی اسناد از رویه های مناسب پیروی می کنند.

همچنین باید مطمئن باشید که همه کسانی که در سازمان شما به اسناد دسترسی دارند و از آنها استفاده می‌کنند، با نام‌گذاری و ذخیره‌سازی مناسب اسناد به‌طور پیوسته از آنها پیروی می‌کنند. بررسی نقطه ای به طور منظم برای آزمایش اینکه آیا فایل های خاصی را می توان به راحتی پیدا کرد یا خیر و برای محافظت در برابر فایل نادرست. حتی بی دقتی های گاه به گاه می تواند کل سیستم را از بین ببرد.

شما می توانید یک سیستم مدیریت اسناد را در یک روز راه اندازی کنید، اما اجرای مداوم آن در طول زمان، کلید موفقیت آن خواهد بود. جوایز بسیار زیادی هستند – شما در زمان زیادی صرفه جویی خواهید کرد و آرامش خاطر به دست خواهید آورد.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

بهترین سیستم ذخیره سازی اسناد چیست؟

هیچ سیستم واحدی وجود ندارد که برای همه مشاغل در سراسر جهان کار کند. نکته کلیدی این است که نیازهای کسب و کار خود را درک کنید و سپس مناسب ترین روش ها را به کار ببرید. برخی از عواملی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• مقیاس عملیات شما (چه مقدار اسناد ذخیره می شود)

• طیف وسیعی از انواع داده ها و اطلاعاتی که برای مدیریت نیاز دارید

• اسناد شما چگونه استفاده می شوند و چقدر باید به آنها دسترسی داشت؟

سطوح امنیتی مورد نیاز:

بودجه :

آیا می توانید یک سرویس تخصصی استخدام کنید یا نرم افزار پیشرفته خریداری کنید یا خودتان مدیریت خواهید کرد؟ باید عملکرد یک سیستم مدیریت اسناد برای مشاغل کوچک و بزرگ بررسی شده و باید با دقت و به درستی اجرا شود تا با عملیات شما یکپارچه شود. همچنین توانایی ذخیره، محافظت و مدیریت اسناد را دارا باشد و شامل عملکردهای مشترک و بایگانی شود.

در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.