برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟

برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟ مدیریت اسناد ابری در سال های اخیر به روشی جذاب برای مدیریت اسناد و گردش کار تبدیل شده است.

همانطور که نحوه کار ما به تکامل ادامه می‌دهد، سازمان‌ها در هر اندازه و نوع می‌توانند مزایای زیادی از پیاده‌سازی مدیریت اسناد در ابر پیدا کنند. این محتوا به شما مقدمه ای برای مدیریت اسناد ابری ارائه می دهد. سوالات زیادی مطرح است که در مجموعه مقالاتی به آنها پاسخ خواهیم داد.

سیستم مدیریت اسناد ابری چیست؟

چرا بسیاری از شرکت ها رایانش ابری را انتخاب می کنند؟

مزایای مدیریت اسناد ابری کدامند؟

عناصر کلیدی یک سیستم مدیریت اسناد؟

چگونه یکی را در سازمان خود پیاده سازی کنید

چه سوالاتی را باید از فروشنده مدیریت اسناد ابری خود بپرسید

همچنین روش‌هایی برای کسب اطلاعات بیشتر برای تعیین اینکه آیا مدیریت اسناد ابری برای شما مناسب است، به اشتراک خواهیم گذاشت.

بیشتر بخوانید: ۷ ویژگی سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) برای کمک به افزایش کارایی

برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟

یک سیستم مدیریت اسناد ابری یک برنامه نرم افزاری به عنوان سرویس (SaaS) است که توسط یک ارائه دهنده مدیریت اسناد میزبانی می شود. این به یک سازمان اجازه می دهد اسناد و اطلاعات خود را در یک محیط امن و متمرکز ذخیره، فهرست و بایگانی کند.

ارائه دهنده نمونه هایی از برنامه را برای مشتریان خود در مرکز داده یا “ابر” خود ارائه می کند. این به ارائه‌دهنده اجازه می‌دهد تا منابع محاسباتی تعادل را برای حداکثر بازده بارگذاری کند تا بهترین تجربه و در دسترس بودن خدمات را برای مشتریان خود ارائه دهد.

چرا بسیاری از شرکت ها رایانش ابری را انتخاب می کنند؟

رایانش ابری مزایای زیادی نسبت به برنامه‌های کاربردی داخلی سنتی دارد، صرف نظر از اینکه از ابر عمومی یا خصوصی استفاده می‌کنید. بسیاری از این مزایا با نیازهای سازمان هایی با نیروی کار از راه دور یا دفاتر جدا از هم مطابقت دارند. به جز چند استثنا، هر یک از این مزایا برای راه حل های رایانش ابری صرف نظر از کاربرد آنها اعمال می شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد

مزایای مدیریت اسناد ابری کدامند؟

در زیر مهمترین مزایای برنامه مدیریت اسناد مبتنی بر ابر آورده شده است:

دسترسی ساده از راه دور:

با بودن در فضای ابری، تنها چیزی که کارمندان برای استفاده از سیستم نیاز دارند، اتصال به اینترنت، مرورگر در دستگاه خود و حقوق دسترسی است. اگر برنامه روی یک ابر خصوصی قرار دارد، ممکن است به اتصال VPN نیز نیاز داشته باشد. برای دسترسی، کارمندان مرورگر را باز می‌کنند. URL را وارد کرده (که اغلب نشانه‌گذاری می‌شود) و اطلاعات ورود خود را وارد می‌کنند.

افزایش امنیت:

داده ها و مدیریت کاربر هر دو متمرکز هستند و دسترسی توسط حقوقی کنترل می شود که مشخص می کند کاربر هنگام ورود چه کاری می تواند انجام دهد. این به سازمان کنترل بیشتری بر داده ها می دهد. همچنین آسیب‌پذیری‌های نقطه پایانی (دستگاه محلی) را حذف می‌کند.

بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو اسناد؛ اطمینان از انطباق و امنیت

صرفه جویی در هزینه:

برنامه های ابری در یک مرکز داده قرار دارند. این بدان معناست که هیچ زیرساخت سخت افزاری در محل و پشتیبانی سخت افزاری وجود ندارد. به‌علاوه، برای قرار دادن سخت‌افزار به متراژ مربع نیازی ندارید و سرمایه‌گذاری در فضای اداری خود را بهینه می‌کنید.

پشتیبان گیری از اطلاعات و بازیابی فاجعه:

با وجود مردم در همه جا، پشتیبان گیری از داده ها می تواند یک کابوس باشد. ابر این را از بین می برد. با برنامه و داده های موجود در ابر، پشتیبان گیری به طور منظم انجام می شود. به‌علاوه، مرکز داده‌ای که سیستم‌های شما در آن مستقرند، اغلب دارای چندین گاوصندوق و افزونگی برای اطمینان از زمان کار شما هستند. به هدف نقطه بازیابی پنج دقیقه ای (RPO) نیاز دارید؟ پشتیبان گیری داده ها را می توان برای رفع این نیاز تنظیم کرد.

مقیاس پذیری در بیشتر موارد:

شما می توانید فقط مجوزهای مورد نیاز خود را خریداری کنید (یک کاهش هزینه دیگر). اما اگر برای سازگاری با رشد نیاز به افزودن بیشتر دارید، می توانید در صورت نیاز این کار را انجام دهید.

بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو الکترونیک؛ ساده کردن گردش کار با اتوماسیون اسناد

به روز رسانی خودکار:

برنامه های ابری به طور منظم به روز می شوند. این آخرین وصله های امنیتی را تضمین می کند. همچنین به این معنی است که شما همیشه آخرین نسخه و ویژگی های برنامه را دارید. Microsoft 365™ یک نمونه آشنا از یک برنامه رایانش ابری است که به طور منظم به روز می شود.

گزارش:

برنامه‌های کاربردی ابری گزارش‌ها و تحلیل‌های فراوانی را در اختیار شما قرار می‌دهند. شما می توانید عملکرد را برای شناسایی راه های افزایش بهره وری اندازه گیری کنید. یا، می‌توانید دسترسی را برای مدیریت انطباق و ریسک پیگیری کنید.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

برنامه اسناد دیجیتال

 نرم افزار آرشیو اسناد

برنامه آرشیو اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

برنامه آرشیو دیجیتال اسناد

برنامه آرشیو الکترونیک

نرم‌افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

بایگانی اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

برنامه بایگانی الکترونیک

 نرم افزار آرشیو دیجیتال

برنامه بایگانی دیجیتال

نرم افزار بایگانی الکترونیک

برنامه مدیریت اسناد ابری

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

نرم افزار مدیریت اسناد

مدیریت اسناد الکترونیک

سیستم مدیریت اسناد

مدیریت اسناد

سیستم دیجیتال اسناد