بایگانی دیجیتال: اهمیت و روش های ایجاد آن (۲۰۲۳)

بایگانی دیجیتال فرآیندی است که تضمین می کند اسناد در یک محیط دیجیتال به شیوه ای منظم، ایمن و به راحتی قابل دسترسی ذخیره می شوند.

این روش مزایای زیادی را ارائه می دهد، بهینه سازی فرآیندهای تجاری، تضمین امنیت داده ها و صرفه جویی در فضا. مدیریت آرشیو دیجیتال، که انتظار می‌رود در آینده با هوش مصنوعی و فن‌آوری‌های موبایل توسعه بیشتری پیدا کند، یک عنصر ضروری برای موسسات است.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

بایگانی دیجیتال چیست؟

آرشیو دیجیتال به معنای اسکن اسناد روی کاغذ و ذخیره آنها در یک محیط دیجیتال است. این فرآیند شامل تبدیل اسناد به فرمت های دیجیتال و ذخیره سازی آنها به صورت الکترونیکی است. بایگانی دیجیتال اسناد را به راحتی قابل دسترسی، جستجو و به اشتراک گذاری می کند.

آرشیوهای دیجیتال اسناد را به سرعت و به راحتی در دسترس قرار می دهند. به جای جستجوی فیزیکی اسناد، می توانیم با چند کلیک به سندی که می خواهیم به صورت دیجیتالی دسترسی داشته باشیم. علاوه بر این، ما به راحتی می توانیم اسناد را در آرشیوهای دیجیتال با کلمات کلیدی یا جستجوی متن پیدا کنیم.

فضای زیادی برای بایگانی اسناد فیزیکی مورد نیاز است. اما در آرشیوهای دیجیتال نیازی به فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد نیست. به این ترتیب می توان از فضا در دفاتر به نحو احسن استفاده کرد و استفاده از کاغذ را کاهش داد.

مدیریت بایگانی دیجیتال فرآیندی است که انتقال، سازماندهی، ذخیره و دسترسی اسناد را از محیط فیزیکی به محیط دیجیتال امکان پذیر می کند. با توجه به محدودیت‌های روش‌های سنتی بایگانی، بسیاری از موسسات و مشاغل به مدیریت آرشیو دیجیتال روی می‌آورند. این روش مزایایی مانند دسترسی آسان، جستجوی سریع، امنیت داده ها و صرفه جویی در فضا را با ذخیره اسناد در قالب الکترونیکی فراهم می کند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

اهمیت مدیریت آرشیو دیجیتال

مدیریت آرشیو دیجیتال تضمین می کند که اسناد در برابر خطراتی مانند گم شدن، آسیب یا دسترسی غیرمجاز محافظت می شوند. علاوه بر این، ذخیره اسناد در یک محیط دیجیتال به شیوه ای سازمان یافته و ساختار یافته، کارایی فرآیندهای بایگانی را افزایش می دهد. امروزه بسیاری از موسسات و سازمان‌ها با تغییر روش‌های بایگانی مبتنی بر کاغذ به مدیریت آرشیو دیجیتال، فرآیندهای تجاری خود را بهینه می‌کنند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهند.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

مزایای مدیریت بایگانی دیجیتال

مدیریت آرشیو دیجیتال با ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتالی دسترسی آسان را ارائه می دهد. نمایه سازی دیجیتال و برچسب گذاری اسناد امکان جستجوی سریع و موثر را فراهم می کند. می توانید سند مورد نظر خود را در چند ثانیه پیدا و در زمان صرفه جویی کنید.

مدیریت بایگانی دیجیتال با ذخیره اسناد به صورت دیجیتالی، امنیت داده ها را تضمین می کند. هیچ خطری برای مفقود شدن، سرقت یا آسیب دیدن اسناد فیزیکی وجود ندارد. سیستم های مدیریت آرشیو دیجیتال امنیت داده ها را با اقدامات امنیتی مانند مجوز و رمزگذاری تضمین می کنند. علاوه بر این، از اسناد دیجیتال به راحتی پشتیبان گیری و در برابر بلایا محافظت می شود.

مدیریت آرشیو دیجیتال مانع از اشغال فضا اسناد فیزیکی می شود. فضای ذخیره سازی با ذخیره سازی دیجیتالی فایل ها ذخیره می شود. علاوه بر این، کاهش استفاده از کاغذ تاثیر مثبتی بر محیط زیست دارد. کاهش مصرف منابع مانند قطع درختان و مصرف انرژی از پایداری محیط زیست پشتیبانی می کند.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

حوزه های کاربردی مدیریت آرشیو دیجیتال

نهادهای عمومی

مؤسسات عمومی از مدیریت آرشیو دیجیتال برای ذخیره و دسترسی به اسناد مختلف استفاده می کنند. به عنوان مثال، موسساتی مانند شهرداری ها، ادارات مالیاتی و دادگاه ها به لطف مدیریت آرشیو دیجیتال، دسترسی آسان به اسناد و تسریع فرآیندهای تجاری را برای شهروندان فراهم می کنند.

کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد

شرکت ها و مشاغل خصوصی

شرکت ها و مشاغل خصوصی از مدیریت آرشیو دیجیتال برای ذخیره و مدیریت ایمن اسناد مهم مانند اطلاعات مشتری، اسناد مالی، قراردادها استفاده می کنند. به این ترتیب دسترسی سریع به اسناد، امنیت داده ها تضمین شده و کارایی در فرآیندهای تجاری افزایش می یابد.

کتابخانه ها و آرشیوها

کتابخانه ها و آرشیوها مجموعه هایی مانند کتاب های ارزشمند، نسخه های خطی و اسناد تاریخی را از طریق مدیریت آرشیو دیجیتال به محیط دیجیتال منتقل می کنند. به این ترتیب می توان اسناد کمیاب و مهم را حفظ کرد و با مخاطبان زیادی به اشتراک گذاشت. علاوه بر این، دسترسی از راه دور نیز به لطف آرشیو دیجیتال امکان پذیر است.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

فرآیند مدیریت آرشیو دیجیتال

اسکن و اسکن

اولین مرحله در فرآیند مدیریت آرشیو دیجیتال اسکن اسناد فیزیکی است. اسناد اسکن شده و به فرمت دیجیتال تبدیل می شوند. فناوری هایی مانند اسکنرها و سیستم های تغذیه خودکار این فرآیند را سرعت می بخشند.

دیجیتالی شدن

پس از اسکن، اسناد دیجیتالی می شوند. در این مرحله اسناد اسکن شده در فرمت های دیجیتال ذخیره و به صورت الکترونیکی ویرایش می شوند. اسناد دیجیتال را می توان در فرمت های مختلف فایل (PDF، DOCX، JPEG و غیره) ذخیره کرد.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد

نمایه سازی و برچسب گذاری

نمایه سازی و برچسب گذاری برای اطمینان از دسترسی آسان به اسناد دیجیتال انجام می شود. اسناد را می توان برای کلمات کلیدی خاص، تاریخ ها، دسته ها و غیره جستجو کرد. با برچسب گذاری شده است. به این ترتیب، اسناد را می توان به سرعت در هنگام جستجو پیدا کرد.

ذخیره سازی و پشتیبان گیری

مهم است که اسناد دیجیتال را به طور ایمن ذخیره و پشتیبان گیری کنید. خدمات ذخیره سازی مبتنی بر ابر راه حل ایده آلی برای مدیریت آرشیو دیجیتال ارائه می دهد. در ترکیب با امنیت داده ها و استراتژی های پشتیبان گیری، خطر از بین رفتن یا آسیب دیدن اسناد به حداقل می رسد. فرآیندهای پشتیبان گیری به طور منظم انجام می شود و حفاظت از داده ها تضمین می شود.

در مورد نرم افزار امور سهام بخوانید.

دسترسی و اشتراک گذاری

مدیریت آرشیو دیجیتال دسترسی آسان به اسناد را فراهم می کند. ساختاری که توسط مجوزها و مجوزها کنترل می شود ایجاد می شود تا فقط کاربران مجاز بتوانند به اسناد دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، به اشتراک گذاری اسناد را می توان به سرعت و ایمن در محیط دیجیتال انجام داد.