روش های مدیریت و آرشیو اسناد

مدیریت و بایگانی اسناد به شما کمک می کند تا ضمن مرتب کردن دفتر کار، اطلاعات مهم را با خیال راحت ذخیره کنید. در اینجا نحوه پیاده سازی سیستم بایگانی و انواع  آورده شده است. که برترین آنها بایگانی و مدیریت الکترونیک اسناد اسناد است که اسناد ساکن را در یک فضای دیجیتالی ایمن ذخیره می کند و جنبه مهم هر سیستم، مدیریت اسناد است. مشاغل موجود در صنایع و زمینه های مختلف بایگانی اسناد را انجام می دهند. خصوصاً مشاغل دیگری که باید سوابق و پرونده هایی را که دیگر از آنها استفاده فعال نمی کنند، نگهداری کنند.

بایگانی اسناد چیست؟

بایگانی اسناد روشی است برای انتقال اسنادی که دیگر بطور منظم مورد استفاده قرار نمی گیرند، اما هنوز هم باید نگهداری شوند.

اسناد ممکن است به چند دلیل ذخیره شوند، از جمله:

• الزامات قانونی
• سوابق تجاری
• سوابق مالیاتی
• آزاد کردن فضا

این اسناد می توانند فیزیکی یا دیجیتالی باشند، اگرچه بسیاری از مشاغل برای کاهش فضای ذخیره سازی فیزیکی و سهولت انجام کارهای روزمره، به جای کاغذ، از نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد استفاده می کنند. بایگانی اطلاعات بخش مهمی در هر شغل است. نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد به شما امکان می دهد اسناد مهم را حفظ کرده و آنها را به گونه ای دسته بندی کنید که در صورت نیاز به آنها در آینده به راحتی پیدا کنید.

توجه به تفاوت بین داده های پشتیبان و داده های بایگانی شده مهم است. داده های پشتیبان یک وسیله بازیابی موقتی برای اسنادی است که به طور فعال استفاده می شوند. ولی داده های بایگانی شده شامل اسنادی است که شما یا کارمندانتان به طور فعال از آنها استفاده نمی کنید، اما هنوز هم باید آنها را در دسترس داشته باشید.

راه های بایگانی اسناد

روشهای متعددی برای بایگانی اسناد وجود دارد که هرکدام موافقان و مخالفان خاص خود را دارند. ما در اینجا سه روش متداول را برای تعیین آنچه می توان از انتخاب هر یک از آنها به دست آورد یا از دست داد، مقایسه می کنیم.

ذخیره سازی کاغذ

قدیمی ترین روش، ذخیره سازی کاغذ سنتی است (کمدهای بایگانی پر از اسناد یا کپی ها). این یکی از ایمن ترین روش های بایگانی در دنیای دیجیتال است. چرا که ذخیره سازی کاغذ را نمی توان هک کرد، و ویرایش اطلاعات بایگانی شده فیزیکی بدون ردیابی بسیار دشوار است.

اشکال اصلی ذخیره سازی کاغذ، دست و پاگیر بودن و کندی استفاده از آن است. کامپیوتر می تواند اسناد دیجیتالی را به راحتی پردازش کند، در محتویات آنها جستجو و اطلاعات را در چند ثانیه مرتب و فهرست نماید. یافتن اطلاعات مشابه با اسناد کاغذی می تواند ساعتها، حتی در بعضی موارد روزها طول بکشد. کاغذ امنیت را اضافه می کند. اما کارایی را فدا می کند.

بایگانی دیجیتال و الکترونیک اسناد

ذخیره سازی دیجیتال احتمالاً رایج ترین روش بایگانی امروز است. شما از همه اسناد خود کپی دیجیتال دارید و این پرونده های دیجیتالی را می توان در درایوهای سخت، سرورهای محلی، منابع ابری یا هر سیستم رایانه دیگری ذخیره کرد. بایگانی های دیجیتال بسیار در دسترس و کارآمد هستند. اینها دلایلی است که آنها اختراع شده اند. اما همیشه به یاد داشته باشید که از آنها کپی بگیرید تا در صورت خرابی، اطلاعات شما از بین نرود.

درخواست اسکن

روش ذخیره سازی معمول دیگر، اسکن در صورت تقاضا است. این به عنوان ترکیبی بین بایگانی دیجیتال و کاغذ عمل می کند. درخواست اسکن سرویسی است که اطلاعات شما را به عنوان اسناد کاغذی ذخیره می کند. اما آنها را اسکن کرده و به صورت اسناد دیجیتالی ارسال می کند. با سهولت دیجیتالی شدن، از قابلیت اطمینان و امنیت اسناد کاغذی برخوردار می شوید.

نرم افزارمدیریت الکترونیک اسناد چیست؟

بایگانی اسناد بخشی از مدیریت اسناد است که روشی سازمان یافته برای بایگانی و ذخیره اسناد است. مدیریت الکترونیک اسناد نرم افزاری است که اسناد را برای اعضای سازمان شما ضبط، ذخیره، پرونده و توزیع می کند.

بایگانی اسناد چگونه به سود تجارت شما کمک می کند؟

بایگانی الکترونیکی به دلایل زیادی مهم است. چرا که این امکان را برای شما فراهم می کند تا پرونده های مهم را سازماندهی کنید و راهی آسان برای یافتن مجدد آن پرونده ها در صورت لزوم فراهم می کند.

کسب و کار شما بدون توجه به اینکه در کدام صنعت فعالیت می کنید، داده ها و اسناد جداگانه تولید خواهد کرد و این مسئولیت شماست که به عنوان صاحب شغل و شرکت و یا سهامدار، اطمینان حاصل کنید که داده ها به گونه ای ذخیره می شوند که امکان استفاده موثر از آنها فراهم است.

بایگانی اسناد از چندین طریق می تواند برای تجارت شما مفید باشد.

فضای کار و فضای ذخیره سازی را آزاد می کند. اگر مشاغل شما از مدیریت اسناد فیزیکی استفاده می کند. این احتمال وجود دارد که بیشتر فضای اداری شما با کابینت های پر از اسناد و اوراق که ساعت ها طول می کشد تا جداسازی شود، اشغال شده است. استفاده از سیستم بایگانی الکترونیک اسناد می تواند این فضا را آزاد کند. یا اگر قبلاً از سیستم دیجیتالی استفاده کرده اید، بایگانی می تواند فضای ذخیره سازی اسناد فعال را پاک کند.

سیستم بایگانی الکترونیک اسناد امنیت را فراهم می کند.

بسیاری از شرکت ها با اسنادی روبرو هستند که باید ایمن نگه داشته شوند، به ویژه صنایعی مانند بهداشت و درمان، حقوقی یا مالی و همچنین سرمایه گذاران و  سهامدارنی که برای مدیریت امور سهام خود باید از نرم افزار امور سهام استفاده کنند تا امنیت کاری و مالی آنها تامین شود. سیستم بایگانی الکترونیک اسناد، اغلب دارای تدابیر امنیتی برای دسترسی کاربر، پیگیری ویرایش ها و کنترل رمزهای عبور است.

اسناد در برابر خطرات فیزیکی محافظت می شوند. جعبه های اسناد فیزیکی به ویژه در معرض حوادث جسمی یا خطراتی مانند آتش سوزی، سیل یا سرقت قرار دارند. بایگانی کردن اسناد خود به صورت دیجیتالی یا ابری این اطمینان را به شما می دهد که پرونده ها و اسناد شما بدون در نظر گرفتن امنیت، ایمن هستند.

این نرم افزار کاراییِ منابع سرمایه شما، هم مالی و هم انسانی  را افزایش می دهد. دنیا به طور فزاینده ای به سمت دیجیتالی شدن پیش می رود و برای کسب و کارهایی که هنوز از سیستم های آنالوگ استفاده می کنند سخت تر می شود. با استفاده از یک سیستم مدیریت و بایگانی اسناد دیجیتال می توانید با اجازه دادن به شما و کارمندان خود برای تماس با هر سندی فقط با چند کلیک، گردش کار خود را بهبود بخشید و نیازی به مرتب سازی جعبه ها ندارید.

برای مشاغل موجود در صنایع حقوقی، پزشکی، مالی، سهامداران و امور سهام، سازمان ها معمولاً مقررات سختگیرانه ای در مورد نحوه ذخیره سازی اطلاعات خود و اطلاعات مشتریان وجود دارد که رعایت آنها هنگام کار و ذخیره نسخه های کاغذی دشوار است. سیستم های بایگانی دیجیتال معمولاً با اقدامات انطباق خودکار همراه هستند تا به اسناد تجاری شما در رعایت مقررات کمک کنند.

بهترین روشهای بایگانی اسناد

مذیریت و بایگانی اسناد یک فرایند همیشه در حال تکامل است که نیاز به نظارت و تنظیم مداوم دارد. بایگانی اسناد خود را به بهترین وجهی که می توانید با این روشها داشته باشید.

• در مورد شرایط نگهداری رکورد آگاهی داشته باشید.

قوانین حاکم بر اینکه چه مدت و هر نوع سندی باید نگهداری شود را درک کنید. بسیاری از صنایع و سازمان ها قوانین و مقررات خاصی برای مدت زمان نگهداری  و بایگانی اسناد دارند.

• تعیین کنید که سوابق تجاری چیست.

سوابق تجاری در هر مشاغلی متفاوت است. مثلا سندی که برای بایگانی امور سهام مهم است، ممکن است برای شرکت شما چندان مهم نباشد. در ابتدا سوابق کاری را مشخص کنید. اینکه چگونه می خواهید آن را حفظ کنید. اطمینان حاصل کنید که این تمایز برای کارمندان شما روشن است.

• یک سیستم ذخیره سازی روشن داشته باشید.

بعد از اینکه تشخیص دادید کدام سوابق نگهداری می شود، با دقت سیستمی درباره نحوه نگهداری آنها ارائه دهید. می توانید اسناد را بر اساس نوع، عملکرد، تیم یا مشتری دسته بندی کنید و متناسب با آن پرونده ها را نام ببرید. هرچه تصمیم گرفتید، آن را به لیست خط مشی های شرکت خود اضافه کنید و مطمئن شوید که در کل شرکت اجرا شده است.

• در مورد سیاست های حفظ اسناد خود تصمیم بگیرید.

کارمندان شما در طول مدت حضور در شرکت شما به صدها، اگر نه هزاران سند دسترسی خواهند داشت. این شما هستید که کنترل می کنید چه کسی اسناد را می بیند یا ویرایش می کند. همچنین چه مدت و چه تعداد از کارمندان باید به آن پرونده ها دسترسی داشته باشد.

خط مشی ها باید براساس کاربردها و نیازهای منحصر به فرد شرکت شما تعیین شوند، اما اینها برخی از سیاست های معمول مربوط به مدیریت اسناد و بایگانی هستند:

• حفظ و ماندگاری ایمیل
• انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد
• انتخاب روش بایگانی بر اساس کار
• مدیریت دستگاه تلفن همراه

• نیازهای امنیتی خود را در نظر بگیرید.

اولین قدم در بایگانی اسناد و ایمنی آنها، یادگیری انطباق است. هر صنعتی استانداردهایی دارد که غالباً توسط مقررات دولتی تعیین می شود. شما باید این مقررات را بشناسید و آنها را دنبال کنید تا از مشکلات اساسی جلوگیری کنید.

وقتی نیازها را بدانید، می خواهید امنیت پرونده خود را بررسی کنید تا به دنبال نقص و منابع عدم تطابق باشید. شما می توانید ممیزی های امنیتی بایگانی خود را به گروه های حرفه ای بسپارید، که غالباً روش خوبی برای تعیین نقاط کور است که به راحتی با ممیزی های داخلی فراموش نمی شود.

• نحوه تصمیم گیری برای بایگانی کردن پرونده ها

 

• بایگانی اسناد و هر آنچه را که ملزم به انجام آن هستید، چه از نظر قانونی و چه از طریق مقررات خاص صنعت، بایگانی کنید و آن پرونده ها را تا زمانی که مقررات حکم می کند، در پرونده خود نگه دارید.

 

• بایگانی اسناد و  هر چیزی که برای ایجاد، تداوم و حیات تجارت شما حیاتی است: مانند اسناد ملکی، اسناد سرمایه گذاری، اسناد مربوط به امور سهام، کپی پروانه ها، فرم های مالیات و استخدام کارمندان و سوابق مالیات مشاغل.