انواع اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) کدامند؟

انواع اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را در این محتوا بررسی می کنیم. چه در حال رسیدگی به اسناد مالیاتی، اطلاعات محرمانه مشتری یا گزارش‌های داخلی باشید، حفظ امنیت، سازمان‌دهی و دسترسی آسان فایل‌های خود می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش استرس شود.

انواع سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

همه سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) یکسان ایجاد نمی شوند. بسته به نیاز شرکت خود، می توانید بین سیستم های مبتنی بر سرور، مبتنی بر ابر یا مبتنی بر وب یکی را انتخاب کنید.

EDMS مبتنی بر سرور

یک EDMS مبتنی بر سرور تمام اسناد الکترونیکی شما را در یک سرور فیزیکی واقع در محل حسابداری یا شرکت CPA شما ذخیره می‌کند. به این فکر کنید که کابینت بایگانی دیجیتال خود را دارید که به طور ایمن در یک اتاق سرور در همان نزدیکی قرار دارد.

در عمل، این بدان معنی است که شرکت شما مالک و مدیریت سخت افزار سرور است که معمولاً در محل نگهداری می شود. همه فایل‌ها به صورت محلی ذخیره می‌شوند. به این معنی که سرور را ترک نمی‌کنند مگر اینکه شخصی با اعتبار محافظت شده از راه دور به آن دسترسی داشته باشد. در عمل، ممکن است برای نگهداری و عیب یابی سیستم به یک تیم IT داخلی یا ارائه دهنده خدمات نیاز داشته باشید.

بیشتر بخوانید: نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین

مزایای EDMS مبتنی بر سرور

در حالی که این یک گزینه سنتی تر برای مدیریت اسناد الکترونیکی است، یک EDMS مبتنی بر سرور مطمئناً مزایای خود را دارد. شما کنترل کاملی بر روی داده ها دارید، زیرا سیستم در محل ذخیره می شود و بدون اعتبارنامه صحیح نمی توان به آن دسترسی داشت. برای دسترسی به اسناد خود نیازی به اتصال به اینترنت سریع ندارید، زیرا همه چیز در محل و در دسترس است. این برای شرکت هایی که با اسناد مشتری بسیار حساس سروکار دارند، بسیار عالی است. جایی که ذخیره سازی خارج از سایت ممکن است نگرانی هایی را در مورد حفظ حریم خصوصی ایجاد کند.

معایب EDMS مبتنی بر سرور

با این حال، EDMS های مبتنی بر سرور نیز دارای معایبی هستند، از جمله:

هزینه های اولیه بالا برای سخت افزار، نصب و نگهداری مداوم.

انعطاف پذیری محدود برای کار از راه دور (مگر اینکه با فناوری های پیشرفته دسترسی از راه دور جفت شود).

نیاز به پشتیبان گیری منظم برای جلوگیری از از دست دادن اطلاعات در صورت خرابی سخت افزار.

این گزینه ممکن است برای CPA یا شرکت‌های حسابداری بزرگ‌تر با بخش‌های IT قوی و نیازهای ذخیره‌سازی قابل توجه بهترین کارایی را داشته باشد.

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر ابر

یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر ابر (EDMS) اسناد الکترونیکی را در سرورهای راه دور ذخیره می‌کند که به طور کامل از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. ارائه‌دهنده ابر این سرورها را مدیریت می‌کند. همچنین امنیت، به‌روزرسانی‌های سیستم و نگهداری را برای شما مدیریت می‌کند.

فایل‌ها در فضای ابری آپلود می‌شوند، که می‌توانید با استفاده از یک دستگاه دارای اینترنت از هر کجا به آن‌ها دسترسی داشته باشید. برخی از راه‌حل‌های مبتنی بر ابر، پورتال‌های آنلاینی را ارائه می‌کنند که در آن کارکنان و مشتریان به طور یکسان می‌توانند به اسناد دسترسی داشته باشند. اسناد اصلاح کنند و به اشتراک بگذارند. هنگامی که صحبت از ایمن نگه داشتن داده های حساس شما و ایجاد فضای امن برای به اشتراک گذاری اسناد به میان می آید، پورتال های آنلاین یک الزام مطلق برای مدیریت اسناد درجه یک هستند.

یک برنامه اسناد الکترونیکی مبتنی بر ابر خوب اغلب شامل ویژگی هایی مانند ذخیره سازی فایل های رمزگذاری شده، ردیابی نسخه و ابزارهای مشارکتی است.

مزایای EDMS مبتنی بر ابر

از هر کجا قابل دسترسی است، و برای شرکت هایی با تیم های راه دور یا کسانی که می خواهند تجربه کاربری مشتری خود را بهبود بخشند ایده آل است. نرم افزار Cloud به راحتی مقیاس پذیر است. بنابراین می تواند با افزایش نیازهای شرکت شما رشد کند. اکثر سرویس ها می توانند به راحتی فضای ذخیره سازی و کاربران بیشتری را در خود جای دهند

از آنجایی که همه اینها توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار مراقبت می‌شود، EDMS مبتنی بر ابر نیاز کمی به مدیریت IT داخلی دارد. در حالی که سیستم های مبتنی بر ابر چیزهای زیادی برای ارائه دارند، شرکت ها نیز باید از معایب احتمالی آگاه باشند. اگر شما یا مشتری شما اتصال اینترنتی ندارید؛ دسترسی به فایل ها ممکن است دشوار باشد.

معایب EDMS مبتنی بر ابر

به‌علاوه، با توجه به امنیت داده‌ها که نگرانی آشکاری برای شرکت‌های حسابداری و CPA است، انتخاب راه‌حل مناسب مدیریت اسناد مبتنی بر ابر  (با اقدامات امنیتی مناسب) برای اطمینان از یک نتیجه عالی بسیار مهم است. اما در نهایت، اگر شرکت حسابداری شما انعطاف‌پذیری، همکاری، و بسته به کیفیت ارائه‌دهنده امنیت استثنایی داده را ارزش می‌گذارد، یک EDMS مبتنی بر ابر یک راه‌حل مدرن و کارآمد است.

بیشتر بخوانید: مدیریت الکترونیک اسناد پرشین؛ برنامه مدیریت اطلاعات سازمانی

EDMS مبتنی بر وب

EDMS مبتنی بر وب از طریق یک مرورگر وب عمل می‌کند و می‌تواند راه‌حل خوبی بین سیستم‌های مبتنی بر سرور و مبتنی بر ابر باشد. یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر وب به کاربران اجازه می دهد اسناد را از طریق یک پورتال آنلاین امن آپلود، مدیریت و دسترسی داشته باشند. که می توانند از طریق مرورگرهایی مانند Chrome یا Firefox وارد آن شوند.

این سیستم بر روی یک سرور شخص ثالث میزبانی می شود. اما می تواند امنیت و کنترل یک محیط سرور خصوصی را ارائه دهد. این سیستم‌ها برای مشاغل طراحی شده‌اند و اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند اتوماسیون گردش کار، امضای الکترونیکی و ردیابی دقیق اسناد می‌شوند.

مزایای EDMSمبتنی بر وب

یک شرکت حسابداری یا CPA که یک سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی مبتنی بر وب را انتخاب می کند می تواند از مزایایی مانند:

«نصب نرم‌افزار جدید» یا «خرید سخت‌افزار جدید گران‌قیمت» را از فهرست کارهای خود حذف کنید. زیرا تنها کاری که باید انجام دهید این است که مرورگر وب خود را باز کنید تا شروع به استفاده از سیستم کنید. دسترسی ایمن و مبتنی بر نقش برای اعضای تیم، به این معنی که همه از سطح مناسبی از دسترسی به اسناد برخوردار هستند. ادغام یکپارچه با سایر ابزارهای تجاری مانند نرم افزار حسابداری، که آن را برای شرکت های CPA با گردش کار پیچیده مناسب می کند.

با این حال، اشکالاتی در انتخاب یک EDMS مبتنی بر وب وجود دارد. یک EDMS مبتنی بر وب معمولاً شامل هزینه اشتراک می شود (که احتمالاً با رشد کسب و کار شما مقیاس می شود). ممکن است نگرانی هایی در مورد امنیت داده ها وجود داشته باشد. هنوز هم به اتصال به اینترنت وابسته است. بنابراین اگر وای فای شما قطع می شود، ممکن است برای دسترسی به اسناد خود دچار مشکل شوید. برای شرکت‌های حسابداری متوسط ​​تا بزرگ که به دنبال تعادلی در کنترل، راحتی و ویژگی‌های پیشرفته هستند، EDMS مبتنی بر وب ممکن است حد وسط مناسبی باشد.

در مورد برنامه سهام بخوانید.

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.