انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

خانه انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

143-9-3 0

واحد تولید محتوا

چند سوال برای کمک به انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب در این محتوا آورده شده است.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

یکی از اولین انتخاب هایی است که ممکن است با آن روبرو شوید، انتخاب بین نصب یک راه حل EDMS ساخته شده توسط شخص ثالث یا رویکرد DIY (استفاده از برنامه های اشتراک گذاری فایل مانند Google Drive، Dropbox یا Box) است.

پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری فایل مانند Google Drive یا OneDrive، همکاری چند پلتفرمی مناسب و کاربرپسند و قابلیت‌های مدیریت اسناد را ارائه می‌دهند. راه‌اندازی آنها آسان است و می‌توانند «کم هزینه» یا «بدون هزینه» (حداقل برای شروع) باشند. با این حال، آنها همچنین می توانند به سرعت برای یک کسب و کار مقیاس پذیر که با نیازهای پیچیده کنترل فایل و ذخیره سازی مواجه است، ناکافی شوند.

این امر به ویژه برای مشاغلی که در حال تولید و همکاری در افزایش حجم اسناد فنی در طیف وسیعی از قالب‌ها هستند – یا جمع‌آوری داده‌های حساس مشتری صادق است.

آیا شیرپوینت جواب می دهد؟

برای کسانی که نیازهای پیچیده تری دارند، شیرپوینت ممکن است انتخاب خوبی به نظر برسد. زیرا به شما امکان می دهد راه حلی را مشخص کرده و بسازید که دقیقاً آنچه را که نیاز دارید انجام دهد. با این حال، ساخت یک راه حل شیرپوینت به اندازه کافی پیشرفته برای رفع نیازهای رسمی مدیریت اسناد، احتمالاً مستلزم زمان قابل توجه توسعه دهنده و حتی پشتیبانی تخصصی برای طراحی، پیاده سازی و نگهداری مناسب است.

بنابراین، وقتی نوبت به توسعه سیستم مدیریت اسناد خود می‌رسد، باید در نظر بگیرید که آیا می‌توانید آن را با هزینه‌های واقعی برای اهداف خود به اندازه کافی پیچیده و ایمن کنید. و حتی اگر بتوانید، به چه نوع تعمیر و نگهداری نیاز دارد تا در دراز مدت عملیاتی بماند؟

برای بسیاری از شرکت‌ها، انتخاب یک DMS اختصاصی، این مشکلات را حل می‌کند و دردسر طراحی، توسعه و پشتیبانی سیستم را از بین می‌برد. این گزینه به شما این امکان را می دهد که بر روی وظایف حیاتی مدیریت محصولات خود و خدمات رسانی به مشتریان خود تمرکز کنید.

بیشتر بخوانید: برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟

On-premise یا Cloud-based؟

یک راه حل مدیریت اسناد شخص ثالث می تواند عملکرد DMS بسیار ایمن، قابل تنظیم و پیچیده ای را به شما ارائه دهد و در عین حال دردسرهای مربوط به مشخصات و توسعه را از شما دور کند. اما آیا باید به سراغ یک نصب داخلی بروید یا یک راه حل SaaS مبتنی بر ابر؟

راه‌حل‌های داخلی از شما می‌خواهند که از سرورها و فضای ذخیره‌سازی خود استفاده کنید. به این معنی که همچنان باید تعمیر و نگهداری خود را انجام دهید. اما شاید بتوانید احساس اطمینان بیشتری داشته باشید که تمام داده های شما به طور ایمن در کنترل شما هستند. نکات منفی می تواند شامل هزینه های بالای اولیه و زمان نصب و یادگیری استفاده از آنها باشد.

راه حل های مبتنی بر ابر معمولاً چابک تر و انعطاف پذیرتر هستند. اما اگر از یک راه حل مبتنی بر ابر استفاده می کنید، چگونه راه اندازی می شود؟ آیا یک سرویس اختصاصی مانند سرور خصوصی مجازی دریافت می کنید یا منابع را به اشتراک می گذارید؟ آیا فایل ها هنگام انتقال رمزگذاری می شوند؟ در مورد امنیت مرکز داده، پشتیبان گیری و افزونگی چیست؟

هر راه حلی که انتخاب می کنید، اطمینان از اینکه این راه حل برای کمک به ذخیره و مدیریت اطلاعات مطابق با استانداردهای دقیق ISO 27001 طراحی شده است، نشان دهنده این است که شرکتی که با آن سر و کار دارید توانایی بالاترین سطح امنیت داده ها را دارد.

آیا به مدیریت اسناد الکترونیکی یا کنترل اسناد نیاز دارم؟

این یک تمایز مهم است و به قلب آنچه ممکن است برای دستیابی به DMS خود نیاز داشته باشید می‌پردازد. مدیریت خوب اسناد در مورد سهولت و انعطاف پذیری در ذخیره، مکان یابی، به روز رسانی، ردیابی و اشتراک گذاری اسناد است. کنترل خوب سند در مورد ایجاد سلسله مراتب دسترسی، امنیت، قابلیت های ممیزی، حاکمیت نسخه، بررسی، تایید و پروتکل صدور است. هر سازمانی نیازی به دستیابی به بالاترین سطوح کنترل اسناد ندارد (سطوحی که ممکن است یک شرکت هوافضا یا داروسازی لازم باشد) اما بسیاری از آنها به چیزی بیش از آن نیاز دارند که یک راه حل اصلی Google Drive بتواند پشتیبانی کند.

آیا برای تبدیل شدن به EQMS به EDMS خود نیاز دارم؟

این ملاحظات باید بسیار بیشتر از توانایی افزایش فضای ذخیره سازی یا اضافه کردن صندلی با هزینه مناسب باشد. این در مورد توانایی پاسخگویی به الزامات پیچیده تر رسیدگی به اسناد با ابزارهای مناسب در زمان مناسب برای شرکت شما است. در ابتدای راه اندازی کسب و کارتان، ممکن است فقط به یک مخزن امن، قابل جستجو و فضای مشارکتی برای شروع کار جمعی روی ایده ها نیاز داشته باشید. اما از آنجایی که این ایده‌ها به برنامه‌ها، فرصت‌ها و مهلت‌های تجاری واقعی تبدیل می‌شوند، ممکن است به DMS خود نیاز داشته باشید تا بیشتر به عنوان یک سیستم مدیریت کیفیت الکترونیکی (EQMS) عمل کند.

انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد که می تواند با پیچیدگی نیازهای شما رشد کند، می تواند شما را از درگیر شدن زودهنگام با الزامات اسنادی که برای شرکت های بزرگتر و معتبرتر طراحی شده اند، باز دارد. اما همچنین می تواند به شما این توانایی را بدهد که به سرعت کنترل بیشتری را درک کنید

انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد که می تواند با پیچیدگی نیازهای شما رشد کند، می تواند شما را از درگیر شدن زودهنگام با الزامات اسنادی که برای شرکت های بزرگتر و معتبرتر طراحی شده است، باز دارد. اما همچنین می تواند به شما این توانایی را بدهد که به سرعت رویکرد کنترل شده تری را درک کنید، زیرا شروع به فکر کردن در مورد به دست آوردن ISO یا اثبات انطباق با مقررات اتحادیه اروپا یا FDA می کنید.

بیشتر بخوانید: چرا امروزه نرم‌افزار مدیریت اسناد مهمتر از همیشه است؟

آیا باید نگران هزینه مدیریت اسناد الکترونیکی باشم؟

بدیهی است. اما توجه داشته باشید که ارزان‌ترین آنها ممکن است به مصالحه نیاز داشته باشند در مورد کنترل اسناد و مقیاس‌پذیری، در حالی که گران‌ترین انتخاب‌های «بهترین نوع» ممکن است چابکی شما را در زمان‌های مهم زمان کاری شرکتتان کاهش دهد.

راه‌حل‌های به اصطلاح کم‌هزینه مانند Dropbox و OneDrive زمانی که به نسخه‌های Enterprise آن‌ها ارتقاء می‌دهید، می‌توانند به سرعت گران شوند. زیرا نیاز به اضافه کردن صندلی و فضای ذخیره‌سازی بیشتر دارید. در عین حال، میزان تلاشی که برای یافتن راه‌حل‌های راه‌حل‌های عمومی صرف می‌کنید (ایجاد امضای دیجیتال و سایر ادغام‌ها به شکلی که نیاز دارید) می‌تواند به هزینه‌های سربار شما بیافزاید.

نتیجه

معمول است که تصمیمات DMS بر اساس آنچه به نظر می رسد آسان ترین و سریعتر و ارزان تر به انجام برسد گرفته می شود. برخی دیگر قوی‌ترین و دقیق‌ترین راه‌حل‌هایی را که می‌توانند بیابند (به دلایل درست) انتخاب می‌کنند تا با توجه به واقعیت‌های تجاری، از انعطاف ناپذیری خود عقب‌نشینی کنند. آزمایش‌های راه‌حل‌های بالقوه DMS مکان‌های خوبی برای شروع هستند. آنها می توانند به شما کمک کنند تا آنچه را که واقعاً به آن نیاز دارید و آنچه می توانید واقعاً با آن کار کنید، پیدا کنید.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی