استراتژی بایگانی اسناد؛ نحوه اجرا
استراتژی بایگانی اسناد؛ نحوه اجرا
استراتژی بایگانی اسناد و انواع آن را در این محتوا بررسی می کنیم. شرکت ها صرف نظر از اینکه در چه صنعتی هستند، در اسناد غوطه ورند. به این اسناد می توان به طور کلی دو وضعیت در حال استفاده و غیرفعال داد.
بسیاری از این اسناد برای شرکت ها مهم هستند و به همین دلیل باید برای مدت زمان معینی یا به طور نامحدود نگهداری شوند، به خصوص اگر غیرفعال باشند. این اسناد یا سوابق تجاری باید بر اساس سیاست‌های شرکت و دستورالعمل‌های انطباق قانونی مدیریت، توزیع و بایگانی شوند، این فرآیند یا به طور خاص بایگانی اسناد، بخش اساسی از استراتژی مدیریت اطلاعات و اسناد هر شرکت است.
بایگانی اسناد چیست؟
بایگانی اسناد یک ضرورت استراتژیک برای شرکت‌ها در هر اندازه است. این فرآیند شامل قرار دادن اسناد غیرفعال یا سوابق در ذخیره‌سازی طولانی‌مدت است، در حالی که بازیابی آسان اسناد مذکور را در صورت نیاز تضمین می‌کند.
برای وضوح بیشتر، باید درک کرد که یک سند پس از تکمیل فرآیند سند به عنوان یک رکورد در نظر گرفته می شود. یا به عبارت ساده تر، سند خاص و فرآیند مربوط به آن کامل در نظر گرفته می شود. یک تعریف رسمی تر این است که اسناد زمانی به عنوان سوابق اعلام می شوند که شواهدی از اقدامات یا تصمیمات در یک زمان و مکان خاص ارائه کنند.
بیشتر بخوانید: راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر
انواع آرشیو اسناد
قبل از پرداختن به دو نوع اصلی بایگانی اسناد، ذکر این نکته مهم است که در بیشتر موارد هیچ قانون یا مقررات صریحی وجود ندارد که ذخیره اسناد را بر روی کاغذ یا ذخیره دیجیتال الزامی کند. در بیشتر موارد، هر دو الزامات قانونی و انطباق یکسانی دارند.
اگرچه به عنوان یک اقدام ایمنی توصیه می شود که برخی اسناد را نیز در قالب کاغذی نگه دارید، اما این اسناد شامل وصیت نامه، امانت، قراردادهای محضری با مهرهای برجسته، عنوان املاک، سفته ها و اسنادی با ماهیت مشابه است. توصیه می‌کنیم هم نسخه‌های فیزیکی و هم دیجیتالی این اسناد را نگه دارید.
بایگانی فیزیکی
این روش سنتی برای ذخیره اسناد مبتنی بر کاغذ در مکان‌های فیزیکی امن است. این اسناد می‌توانند در محل مانند اتاق‌های بایگانی، کابینت‌های بایگانی و اتاق‌های بایگانی باشند، یا می‌توانند در مکان‌های بایگانی خارج از سایت باشند.
اگرچه این نوع بایگانی هنوز در برخی از صنایع بسیار رایج است، اما در مقایسه با بایگانی و ذخیره سازی الکترونیکی، به طور قابل توجهی کار فشرده، مستعد از دست دادن یا آسیب و در کل ناکارآمد است.
آرشیو دیجیتال
بایگانی دیجیتال شامل اسکن و دیجیتالی کردن اسناد کاغذی برای ذخیره سازی طولانی مدت در مواردی مانند سرورهای محلی، فضای ذخیره سازی ابری، هارد دیسک ها و غیره است. این روش به دلیل مزایای فراوانی که دارد، اکنون یک روش رایج برای ذخیره سازی و مدیریت اسناد است. بایگانی دیجیتال در فضای شما صرفه جویی، بازیابی اسناد را آسان تر می کند و گزینه های امنیتی بهتری دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی بر فضای ابری مانند پرشین درجه بیشتری از دسترسی را فراهم می‌کنند و بازیابی فاجعه‌ای قابل توجهی را ارائه می‌دهند.
نحوه اجرای استراتژی بایگانی اسناد
اگر می‌خواهید یک استراتژی کارآمد بایگانی اسناد را پیاده‌سازی کنید، باید رویکردی روشن و سیستماتیک در مورد این موارد داشته باشید، اطمینان حاصل کنید که اسناد به طور ایمن ذخیره می‌شوند، همچنین در دسترس باقی می‌مانند و مهم‌تر از همه با الزامات قانونی و عملیاتی مطابقت دارند. یک استراتژی خوب اندیشیده شده فرآیند بازیابی را ساده می کند و از اطلاعات حیاتی برای استفاده طولانی مدت محافظت می کند.
یک حسابرسی اولیه سند انجام دهید
قبل از شروع استراتژی بایگانی اسناد و فرآیند آرشیو، مهم است که یک ممیزی داخلی جامع از تمام اسناد موجود آغاز شود. این ممیزی به شناسایی و اینکه کدام اسناد باید بایگانی شود، کدام باید دور ریخته شود یا در آخر کدام باید فعال بماند کمک می کند. برخی از ملاحظات مهم برای این مرحله عبارتند از:
انواع اسناد:
شناسایی انواع اسناد به ذخیره سازی طولانی مدت (مانند سوابق مالی، قراردادها، اسناد انطباق).
فرکانس دسترسی:
جداسازی اسنادی که اغلب به آنها دسترسی دارند از اسنادی که به ندرت استفاده می شوند.
الزامات قانونی و مقرراتی:
با شناسایی اسنادی که باید برای رعایت الزامات قانونی یا نظارتی خاص بایگانی شوند، مطابقت را حفظ کنید.
یک برنامه نگهداری اسناد تنظیم کنید
اکنون، این مرحله برای انطباق قانونی و همچنین اتوماسیون بسیار مهم است، یعنی تنظیم یک برنامه نگهداری اسناد. برای سازمانی که در حال برنامه ریزی برای مدیریت مؤثر اسناد و بایگانی است، یک برنامه زمانبندی نگهداری به خوبی تعریف شده الزامی است. زیرا باعث می شود اسناد برای مدت زمان مناسب بایگانی شوند. دوره های نگهداری بر اساس نوع سند و مقررات صنعت متفاوت است. هر سیاست حفظ خوب باید شامل موارد زیر باشد:
دوره های نگهداری:
مشخص کنید که هر نوع سند چه مدت باید بایگانی شود. به عنوان مثال، سوابق مالیاتی ممکن است نیاز به نگهداری هفت سال داشته باشد. در حالی که قراردادها ممکن است به ذخیره سازی نامحدود نیاز داشته باشند.
سیاست تخریب اسناد:
معیارهایی را برای حذف ایمن سوابقی که پس از سپری شدن دوره نگهداری دیگر مورد نیاز نیستند، تعیین کنید. این امر با قوانین حفاظت از داده ها مطابقت دارد و در عین حال هزینه های ذخیره سازی را به حداقل می رساند.
روش آرشیو مناسب را انتخاب کنید
گام بعدی برای استراتژی بایگانی اسناد انتخاب روش آرشیو مناسب بر اساس نیازهای سازمان است. گزینه های این موارد عبارتند از:
فضای ذخیره سازی دیجیتال داخلی:
میزبانی یک آرشیو دیجیتال امن در محل برای سازمان هایی با داده های حساس می تواند کنترل و حفاظت از داده ها را بهتر ارائه دهد.
راه حل های مبتنی بر ابر:
بایگانی مبتنی بر ابر مقیاس پذیری و کارایی هزینه را ارائه می دهد. برای سازمان هایی که به دنبال به حداقل رساندن سرمایه گذاری های سخت افزاری و بهینه سازی دسترسی از مکان های مختلف هستند، ایده آل است.
رویکرد ترکیبی:
برخی از سازمان‌ها ممکن است از ترکیب آرشیو فیزیکی و دیجیتال بهره ببرند، به‌ویژه هنگام انتقال از سیستم‌های مبتنی بر کاغذ به آرشیو کاملا دیجیتال.
بیشتر بخوانید: چه نوع اسنادی را باید دیجیتالی و بایگانی کنید؟
اسناد فیزیکی را دیجیتالی و نمایه کنید
برای شرکت‌هایی که از آرشیو فیزیکی به دیجیتال می‌گذرند، دیجیتالی کردن اسناد یک گام مهم است. اسکن اسناد کاغذی به فرمت های دیجیتال مانند PDF/A امکان ذخیره سازی طولانی مدت و دسترسی آسان تر را فراهم می کند. مراحل مهم برای انتقال عبارتند از:
اسکن و OCR:
از تشخیص کاراکتر نوری پیشرفته (OCR) برای تبدیل اسناد کاغذی به فایل های دیجیتال قابل جستجو استفاده کنید.
ایجاد فراداده:
متادیتا مانند نوع سند، تاریخ ایجاد، نویسنده و دوره نگهداری را برای بهبود قابلیت جستجو و طبقه بندی اختصاص دهید. یک سیستم مدیریت اسناد خوب مانند پرشین امکان ایجاد فراداده و برچسب گذاری گسترده را فراهم می کند.
اقدامات امنیتی و انطباق را اجرا کنید
امنیت داده ها و کنترل دسترسی در بایگانی اسناد بسیار مهم است. اسناد بایگانی شده اغلب حاوی اطلاعات حساس هستند و مدیریت دسترسی ضعیف نیز می تواند منجر به نقض انطباق شود. بنابراین اجرای پروتکل های امنیتی سختگیرانه مهم است:
کنترل دسترسی:
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که فقط پرسنل مجاز می توانند به اسناد دسترسی داشته باشند، آنها را تغییر دهند یا بازیابی کنند.
رمزگذاری:
از روش های رمزگذاری قوی مانند رمزگذاری ۲۵۶ بیتی SSL برای محافظت از فایل های آرشیو شده در برابر دسترسی غیرمجاز استفاده کنید.
مسیرهای حسابرسی:
مسیرهای حسابرسی دقیق را برای نظارت بر افرادی که به اسناد خاص دسترسی پیدا کرده یا آنها را اصلاح کرده اند، حفظ کنید. این امر به ویژه برای ممیزی انطباق مهم است.
فرآیند بایگانی را خودکار کنید
اتوماسیون تقریباً در تمام سناریوها بهترین دوست شماست و در فرآیند بایگانی اسناد تفاوتی ندارد. اتوماسیون می تواند به طور قابل توجهی کارایی و دقت فرآیند بایگانی را بهبود بخشد. سیستم پیشرفته مدیریت خودکار اسناد مزایای زیر را دارد:
بایگانی برنامه ریزی شده:
بایگانی کردن را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده، مانند سن فایل یا نوع سند، به صورت خودکار انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که اسناد به محض رعایت معیارها بایگانی می شوند.
کاهش خطا:
سیستم‌های خودکار به کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کنند و اطمینان می‌دهند که اسناد به درستی فهرست‌بندی و ذخیره می‌شوند.
دسترسی بلادرنگ:
اتوماسیون بازیابی فوری اسناد بایگانی شده را از هر مکان و هر دستگاهی تضمین می کند و کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد.
به طور منظم بایگانی خود را بررسی و به روز کنید
هر استراتژی بایگانی موثر مستلزم نگهداری مداوم و ممیزی های منظم است. بررسی های دوره ای تضمین می کند که آرشیو سازگار و کاربردی باقی می ماند. چند نکته کلیدی که باید در نظر داشت در زیر آمده است:
سیاست های آرشیو حسابرسی:
به طور منظم خط‌مشی‌های بایگانی خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که با آخرین الزامات نظارتی مطابقت دارند.
به روز رسانی فناوری:
اطمینان حاصل کنید که سیستم بایگانی شما با تکنولوژی تکامل یافته است، به خصوص برای جلوگیری از دست رفتن داده ها در اثر فرمت های فایل منسوخ یا راه حل های ذخیره سازی قدیمی.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
بایگانی اسناد
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
