نحوه انتخاب برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

انتخاب برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) مناسب یک تصمیم مهم برای هر شرکت حسابداری یا CPA است. در اینجا عوامل کلیدی وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید تا مطمئن شوید که سیستم با نیازها و اولویت‌های شما هماهنگ است.

برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

اولین قدم این است که تصمیم بگیرید کدام نوع EDMS با عملیات شرکت شما مناسب تر است. در اینجا مروری اجمالی از سه نوع اصلی وجود دارد که باید از بین آنها انتخاب کنید:

سیستم های مبتنی بر سرور:

این سیستم ها بر روی سرورهای داخلی شرکت شما میزبانی و مدیریت می شوند. آنها کنترل کامل روی داده ها را ارائه می دهند. اما معمولاً به سرمایه گذاری اولیه قابل توجهی در سخت افزار و پشتیبانی مداوم فناوری اطلاعات نیاز دارند.

سیستم‌های مبتنی بر ابر:

این سیستم‌ها که به طور فزاینده‌ای محبوب هستند، داده‌ها را در سرورهای راه دور که توسط یک ارائه‌دهنده خدمات مدیریت می‌شوند، ذخیره می‌کنند. آنها انعطاف‌پذیری، سهولت استفاده و هزینه‌های راه‌اندازی پایین‌تری را ارائه می‌دهند. که آنها را برای شرکت‌های کوچکتر یا در حال رشد ایده‌آل می‌کند.

سیستم های مبتنی بر وب:

به اینها به عنوان ترکیبی بین سیستم های مبتنی بر سرور و ابر فکر کنید. آنها ممکن است همچنان شامل زیرساخت سرور باشند اما از طریق یک رابط وب قابل دسترسی هستند.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد سازمانی؛ ویژگی های کلیدی

امنیت داده ها در EDMS

با توجه به ماهیت محرمانه داده های مالی در فضای حسابداری و CPA، هنگام جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد، امنیت باید اولویت اصلی شما باشد. مراقب یک EDMS با ویژگی های امنیتی قوی باشید، از جمله:

رمزگذاری سرتاسری

کنترل های دسترسی مبتنی بر نقش (اطمینان از اینکه فقط کارمندان مجاز به فایل های خاص دسترسی دارند)

احراز هویت دو مرحله ای

پشتیبان گیری منظم و برنامه های بازیابی بلایا

فراموش نکنید که از فروشندگان احتمالی در مورد مطابقت آنها با استانداردهای حفاظت از داده مانند SOC 2 یا ISO 27001 سؤال کنید. همچنین عاقلانه است که بررسی کنید آیا پروتکل های امنیتی آنها با مقررات خاص صنعت شما مطابقت دارد یا خیر.

ادغام برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی با سیستم های موجود

EDMS شما یک چرخ دنده در ماشین آلات حسابداری یا شرکت CPA شما خواهد بود. به این ترتیب، باید به طور یکپارچه با نرم افزار موجود شما یکپارچه شود، از جمله:

پلتفرم های حسابداری

نرم افزار تنظیم مالیات

نرم افزار مدیریت شرکت

ابزارهای CRM

داشتن سطحی از یکپارچگی:

به این معنی که دو سیستم می توانند داده ها را به صورت رفت و برگشت به اشتراک بگذارند. گردش کار روان تر را تضمین می کند. ورود دستی داده ها را کاهش می دهد و خطا را به حداقل می رساند.

بیشتر بخوانید: انواع اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) کدامند؟

مقیاس پذیری برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

اندازه شرکت حسابداری یا CPA شما هر چه باشد، احتمالاً می خواهید رشد مداوم شرکت خود را تسهیل کنید. راه حل مدیریت اسناد شما باید با شما مقیاس شود همانطور که شرکت شما رشد می کند. یک سیستم مدیریت اسناد خوب به شما این امکان را می‌دهد که حجم فایل‌های افزایش‌یافته را مدیریت کنید،. کاربران را به راحتی اضافه و خود را با جریان‌های کاری در حال تغییر سازگار کنید. همه اینها بدون ثانیه‌ای از کار افتادگی یا اختلال در عملیات روزانه انجام می شود.

سیستم‌های مبتنی بر ابر مانند پرشین به ویژه مقیاس‌پذیر هستند. زیرا به زیرساخت‌های فیزیکی متکی نیستند و می‌توانند از راه دور بدون تأثیر بر استفاده روزمره به‌روزرسانی شوند.

کاربر پسند بودن

همه افراد در دفتر شما نمی توانند یک طرفدار فناوری باشند و نباید مجبور باشند. بنابراین ارزش آن را دارد که به دنبال یک سیستم مدیریت اسناد کاربر پسند با رابط کاربری ساده و بصری باشید. این کار باعث می‌شود که کارمندان در هنگام نصب در سیستم جدید سریع‌تر شوند و منحنی یادگیری را کوتاه‌تر کنند. سیستم هایی با داشبوردهای بصری، ساختارهای سازماندهی فایل واضح و منابع آموزشی در دسترس را مد نظر قرار دهید.

هزینه برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی

هنگام سرمایه گذاری در EDMS، بودجه اغلب یک عامل تعیین کننده است، اما فقط به برچسب قیمت اولیه نگاه نکنید. در حالی که گزینه‌های ارزان‌تر ممکن است در ابتدا فریبنده به نظر برسند، اما ممکن است فاقد ویژگی‌های حیاتی باشند و در آینده منجر به کاهش بهره‌وری شوند. کل هزینه مالکیت راه حل مدیریت اسناد را در نظر بگیرید، از جمله:

مخارج اشتراک (برای سیستم های مبتنی بر ابر)

هزینه های مجوز (برای سیستم های مبتنی بر سرور)

هزینه های نگهداری و پشتیبانی فناوری اطلاعات

زمان و منابع برای آموزش و به روز رسانی.

برنامه مدیریت اسناد الکترونیکی و تراز گردش کار

نرم افزار خوب EDMS باید فرآیندهای موجود شما را بهبود بخشد، نه اینکه آنها را مختل کند. قبل از اینکه سیستمی را انتخاب کنید، گردش کار شرکت خود را ترسیم کنید. پاسخ به سوالاتی مانند “چگونه درخواست ها یا تاییدیه های اسناد مشتری را رسیدگی کنیم؟” و «فرایند بررسی اسناد ما شامل چه چیزی است؟».

اطمینان حاصل کنید که EDMS انتخابی شما از اتوماسیون برای کارهایی مانند کنترل نسخه، اشتراک‌گذاری اسناد و اعلان‌های اقدامات معلق پشتیبانی می‌کند. گردش کار قابل تنظیم می تواند تفاوت قابل توجهی در اینجا ایجاد کند و به شما امکان می دهد نرم افزار را طوری تنظیم کنید که با فرآیندهای دقیق شرکت شما کار کند.

الزامات انطباق

شرکت های حسابداری تحت قوانین سختگیرانه صنعت، از جمله قوانین حفظ اسناد، الزامات ذخیره سازی ایمن، و تسهیل مسیرهای حسابرسی کافی، فعالیت می کنند. اطمینان حاصل کنید که EDMS انتخابی به شما کمک می کند تا با HIPAA، SEC، GDPR یا سایر استانداردهای مرتبط مطابقت داشته باشید. برخی از سیستم‌ها حتی گزارش‌های انطباق را تولید می‌کنند.

پشتیبانی مشتری

در نهایت، مهم نیست که سیستم مدیریت اسناد شما چقدر عالی باشد، به ناچار با مشکلات یا سوالاتی مواجه خواهید شد. این جایی است که پشتیبانی مشتری مطرح می شود. هنگامی که در مورد راه حل مدیریت اسناد خود تصمیم می گیرید، به دنبال ارائه دهندگانی باشید که ارائه می دهند:

در دسترس بودن ۲۴/۷ (به ویژه برای سیستم های مبتنی بر ابر)

روش های تماس چندگانه (به عنوان مثال، تلفن، ایمیل، چت)

نظرات مشتریان امیدوار کننده یا توصیفات مشتری

ساده سازی مدیریت اسناد در شرکت حسابداری شما

نتیجه

انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب سرمایه‌گذاری است که می‌تواند کارایی، امنیت و انطباق روزانه شرکت حسابداری شما را متحول کند. اگر سیستم های مدیریت اسناد ناکارآمد شرکت حسابداری شما را عقب نگه می دارد، اکنون زمان مناسبی برای بررسی یک تغییر است.

در مورد برنامه سهام بخوانید.

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.