مهارت های سازمانی: توسعه و استفاده

برای ایجاد عادت به مهارت های سازمانی قوی، اغلب ضروری است که آنها را توسعه دهید. سپس به مرور زمان آنها را در برنامه روزانه کاری خود به کار ببرید. هنگامی که این کار انجام شد، ممکن است متوجه افزایش کارایی در سراسر پروژه ها و روال خود شوید. که در نهایت می توانید آن را مقیاس کنید. در اینجا چند راه برای توسعه مهارت های سازمانی وجود دارد که می توانید به طور منظم در محل کار از آنها استفاده کنید.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

۱- یک فضای کاری تمیز ایجاد کنید

هنگامی که میز و محل کار خود را تمیز می کنید، اغلب ساده تر است که مهارت های سازمانی را تقویت کنید. آنچه را که در محیط کار و اطراف آن وجود دارد ارزیابی کنید. از شر اشیا یا اسنادی که برای تکمیل مسئولیت های روزانه خود غیر ضروری می دانید خلاص شوید. با حواس پرتی کمتری در اطرافتان، ممکن است متوجه شوید که تمرکز روی کار در دستتان آسان تر است.

۲- اهداف کاری را شناسایی کنید

همانطور که مهارت های سازمانی را توسعه می دهید، ممکن است ابتدا بخواهید اهداف شغلی را تعیین کنید که می خواهید به آنها برسید. می توانید این کار را با لیستی از پروژه ها یا کارهایی که می خواهید انجام دهید ثبت کنید. اینها می توانند مواردی باشند که قبلاً توسط یک سرپرست تعیین شده است یا می توانند اهداف خودسازی باشند که برای خود تعیین کرده اید.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

این اهداف را فهرست کنید و توجه داشته باشید که انجام هر یک از آنها چقدر طول می کشد. دستیابی به برخی از این اهداف ممکن است ماه ها طول بکشد. در حالی که برخی دیگر ممکن است شامل کارهای کوچک تری باشد که می توانند در مدت زمان کوتاه تری تکمیل شوند.

۳- فهرستی از کارها بسازید

برای توسعه مهارت های سازمانی، بعد از تعیین هدف، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید تا مراحل لازم برای رسیدن به آن را مشخص کنید. سعی کنید با یک پروژه یا هدف بزرگتر شروع کنید. ارزیابی کنید که چقدر طول می کشد تا یک ضرب الاجل نهایی تخمین زده شود. آن را به کارهای کوچکتر تقسیم و در لیست یادداشت کنید. همچنین ممکن است برای کارهایتان موعد مقرر تعیین کنید تا به شما در ادامه مسیر کمک کند. این می تواند به شما کمک کند تا پروژه های بزرگتر را بدون احساس خستگی انجام دهید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

هنگامی که وظایف را به لیست خود اضافه کردید، مسیر واضح تری برای رسیدن به هدف خود خواهید داشت. استفاده از ابزارهای آنلاین فهرست‌سازی رایگان، مانند Google Keep، Trello یا Google Sheets را در نظر بگیرید.

۴- هر کار را اولویت بندی کنید

سازماندهی کارها را بر اساس اولویت شروع کنید. مهمترین وظایف را با ضرب الاجل های آینده در بالای لیست قرار دهید. اینها کارهایی هستند که باید قبل از بقیه انجام دهید. اولویت بندی وظایف تضمین می کند که کارها را به ترتیب درست انجام می دهید که حداکثر کارایی را به دست می آورید. اگر متوجه شدید وظایف زیادی وجود دارد یا اینکه برخی از آنها خارج از مسئولیت های اصلی شما هستند، تعیین کنید که آیا می توانید وظایفی را به دیگر اعضای تیم محول کنید یا خیر.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۵- وظایف را در یک برنامه وارد کنید

هنگامی که وظایفی را که باید تکمیل شوند مشخص کردید، می‌توانید زمان انجام آن‌ها را برنامه‌ریزی کنید. تصمیم بگیرید که هر کار چه مدت ممکن است طول بکشد و بر اساس آن یک برنامه بسازید. به عنوان مثال، بسته به مدت زمانی که طول می کشد تا هر مورد به پایان برسد، ممکن است برنامه خود را بر اساس افزایش زمان مشخص بسازید. اگر روز شما با کارهای وقت گیر بیشتری پر شده است، می توانید برنامه ای را با افزایش یک ساعته ایجاد کنید. بخشی از این برنامه ممکن است به شکل زیر باشد:

• ۷ صبح: بیدار شوید، دوش بگیرید، صبحانه بخورید، به سمت دفتر کار بروید

• ۸ صبح: ایمیل ها را مرتب کنید و به آنها پاسخ دهید

• ۹ صبح: جلسه مدیر

• ۱۰ صبح: گزارش بودجه بسازید

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

سعی کنید زمانی را برای استراحت های منظم در نظر بگیرید تا به مغزتان اجازه استراحت و شادابی بدهید. این ممکن است به شما کمک کند پس از پایان استراحت، بهتر روی تکمیل یک کار تمرکز کنید. گذاشتن چند فضای باز در برنامه شما همچنین ممکن است شما را برای هر تکالیف غیرمنتظره ای که ممکن است در طول هفته کاری رخ دهد آماده کند.

۶- اسناد خود را سازماندهی کنید

برای افزایش بهره وری و مهارت های سازمانی، اسناد را در فایل هایی ذخیره کنید که به وضوح برچسب گذاری شده و به راحتی پیدا می شوند. پوشه هایی را در رایانه خود برای ذخیره منابع و اسناد مهم تعیین کنید. هر یک از فایل های موجود خود را مرتب کنید. اسناد را به پوشه های مربوطه منتقل کنید. از آنجایی که هدف ایجاد سیستمی است که اسناد در آن بازیابی سریع و آسان باشد، از ایجاد پوشه های زیاد خودداری کنید. در عوض پوشه‌هایی را بر اساس دسته‌های وسیعی مانند «جلسات تیم»، «گزارش‌های فصلی» یا «اسناد آموزشی» ایجاد کنید و در صورت لزوم، زیرپوشه‌هایی را در آن دسته‌ها اضافه کنید.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

می توانید همین سیستم را برای ایمیل نیز اعمال کنید. اگر هر روز مقدار قابل توجهی ایمیل دریافت می کنید، آنها را دائم مرتب کنید و پوشه هایی برای موضوعات مختلف که ایمیل ها نشان می دهند ایجاد کنید. این می تواند مراجعه به ایمیل قبلی که حاوی اطلاعات مهم است را آسان تر کند.

۷- به طور منظم به خود پاداش دهید

برای ایجاد مهارت های سازمانی، یک سیستم پاداش برای خود بسازید. به عنوان مثال، اگر هر کار برنامه ریزی شده را در آن روز به موقع انجام می دهید، با چیزی که از آن لذت می برید از خود پذیرایی کنید. وقتی دستاوردهای خود را حتی به روش های کوچک تصدیق می کنید، می تواند به شما در ایجاد انگیزه برای تکمیل هر پروژه کمک کند. این می تواند یک چرخه کاری سازنده برای شما ایجاد کند. همچنین می تواند شما را تشویق کند که سازماندهی شده بمانید.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

۸- تعادل کار و زندگی سالم را حفظ کنید

برقراری توازن موفقیت آمیز در زندگی شخصی و کاری می تواند به شما کمک کند تا مهارت های سازمانی را افزایش دهید. به طور کلی، زمانی که استراحت می‌ کنید، مغز شما بهتر می‌تواند اطلاعات را پردازش کند و به خود اجازه دهید روی فعالیت‌های غیرمرتبط با کار نیز تمرکز کنید. به عنوان مثال، ممکن است دو یا سه روز در طول هفته را برای سرگرمی، صرف وقت با دوستان یا ورزش انتخاب کنید. هنگامی که پس از استراحت به سر کار خود بازگردید، ممکن است متوجه شوید که آمادگی بهتری برای داشتن مولد و سازماندهی در طول روز دارید و برای رسیدن به اهداف خود تلاش می کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.