مدیریت صورتحساب الکترونیک؛ روند تغییرات

خانه مدیریت صورتحساب الکترونیک؛ روند تغییرات

مدیریت صورتحساب الکترونیک؛ روند تغییرات

143-7-27 0

واحد تولید محتوا

چیزی در فضاهای اداری مدرن که قبلاً معمول بود کم است. مدیریت صورتحساب الکترونیک. در بیشتر موارد، دیگر لازم نیست کاغذها و فاکتورها را از فردی به فرد دیگر منتقل کنیم.

روند مدیریت صورتحساب الکترونیک

دیجیتالی شدن همه چیز را فرا گرفته است. مثلا ما اکنون می توانیم به راحتی از طریق ارائه دهندگان ایمیل و به جای ارسال نامه ارتباط برقرار کنیم:

مدیریت صورتحساب دستی و سنتی

در بیشتر موارد، فاکتورها از همین روند پیروی کرده اند. در حالی که ممکن است هنوز فاکتورهای عجیب و غریب را در پست دریافت کنید. به احتمال زیاد آنها را به عنوان پیوست ایمیل دریافت خواهید کرد. یا برای نرم افزار و اشتراک های آنلاین، ممکن است مجبور شوید آنها را در پلتفرم مورد نظر ببینید.

اما این لزوما نیاز به مدیریت مضاعف و ورود داده را کاهش نداده است. برخی از شرکت‌ها در واقع فاکتورهای الکترونیکی را چاپ می‌کنند، دوباره آن‌ها را در صفحات گسترده وارد می‌کنند و سپس به صورت فیزیکی پرونده کاغذی را بایگانی می‌کنند.

دیگران این ایمیل ها را برای شخص مسئول ارسال می کنند (همانطور که در بالا توضیح داده شد). اما هنوز موضوع ورود دستی داده ها برای به روز رسانی سوابق مالی وجود دارد.

بیشتر بخوانید: برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک وب رایگان چیست؟

روند صورتحساب در سال جدید چگونه باید باشد؟

همه آن ایمیل‌ها برای ارسال فاکتورها از مکانی به مکان دیگر، آزاردهنده‌تر از آن چیزی هستند که اکثر ما تصور می‌کنیم. شرکت های هوشمند به دنبال راه هایی برای کاهش دو چیز هستند:

ورود دستی داده ها، که همیشه وقت گیر است و می تواند منجر به خطاهای زیادی شود.

ارتباط دوگانه و بیش از حد.

اتوماسیون ارسال الکترونیک صورتحساب در اینجا کلیدی است. نقطه تماس (کاربر سرویس همانطور که در بالا دیدیم) به جای ارسال یک PDF در سراسر شرکت برای تأیید اعتبار، می تواند به سادگی داده ها را در لحظه دریافت آن در ابزار صورتحساب الکترونیک یا پلتفرم مودیان وارد کند.

در اینجا چگونه به نظر می رسد:

نقطه تماس یک فاکتور از یک تامین کننده از طریق ایمیل دریافت می کند.

آنها داده ها را در سیستم مدیریت فاکتور خود وارد می کنند.

سیستم مودیان پرشین فاکتور را می خواند و داده ها را به طور خودکار استخراج می کند.

مدیر آنها به طور خودکار مطلع می شود و می تواند پرداخت را در همان سیستم تأیید یا رد کند.

سپس به مدیر مالی (یا کارمند AP) اطلاع داده می شود و می تواند فاکتور را پرداخت کند.

سپس این داده ها به طور خودکار به ابزار حسابداری یا ERP شرکت صادر می شود.

تنها یک نمونه از ورود داده وجود دارد.

هیچ ایمیل داخلی برای نگرانی وجود ندارد.

برخی از ابزارها حتی به تامین کننده اجازه می دهند اطلاعات فاکتور خود را مستقیماً در نرم افزار شما وارد کند. آنها نیازی به ایجاد و پیوست کردن یک فایل PDF ندارند – آنها فقط می توانند داده های خام را برای شما ارسال کنند. به زودی به این موارد نگاه خواهیم کرد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک ابری رایگان

مزایای پردازش خودکار صورتحساب

اتوماسیون ارسال الکترونیک صورتحساب می تواند به بهبود فرآیندها در هر نقطه از تجارت کمک کند. و برای کارهای معمولی دستی مانند پردازش فاکتور الکترونیک، می تواند نجات دهنده باشد.

برای کمک به برجسته کردن برخی از مزایای کلیدی همه این موارد، به همین دلیل کارشناسان به شما توصیه می کنند از سامانه مودیان پرشین استفاده کنید:

صرفه جویی بسیار زیاد در هزینه

بیشتر تصمیمات تجاری به هر طریقی توسط پول هدایت می شوند. و خودکار کردن فرآیندهای خسته کننده تر شما یک راه عالی برای صرفه جویی در هزینه کار و خطاهای داده های پرهزینه است.

پردازش یک فاکتور مالی کاغذی هزینه زیادی دارد. حقیقت این است که جدا از معایب آشکار، مانند هزینه های نیروی کار و ذخیره سازی، تعدادی از هزینه های “پنهان” نیز وجود دارد که بسیاری از مردم معمولاً آنها را در نظر نمی گیرند. اینها شامل مسیریابی دستی، طبقه بندی، رسیدگی چندگانه به یک فاکتور، و همچنین مفقود شدن و ارسال اشتباه است.

بیشتر بخوانید: مزایای ارسال صورتحساب الکترونیک وب رایگان

داده های دقیق تر با مدیریت صورتحساب الکترونیک

روش های کلاسیک پردازش فاکتورهای مالی به معنای ورود داده های زیادی بود. و با ورود اطلاعات دستی بیشتر، خطاهای بیشتری نیز رخ می دهد. بنابراین هرچه سریعتر بتوانید از این موضوع دور شوید و به سامانه مودیان روی بیاورید، بهتر است.

تطبیق خودکار با سامانه مالیاتی مودیان پرشین ۸۰ درصد فاکتورها را مستقیماً از ضبط تا پرداخت پردازش می کند.

تقریباً به طور کامل خطای انسانی را از بین می برد.

این به همان سطح نظارت نیاز ندارد.

عملاً اضافه پرداخت و پرداخت های تکراری را حذف می کند.

این به طور خودکار استثناها را علامت گذاری می کند تا توسط تأیید کنندگان شما بررسی شود.

این گزارش، بودجه بندی و حسابرسی را بسیار کارآمدتر و دقیق تر می کند.

هنگامی که یک فاکتور در سیستم قرار می گیرد فرصت های بسیار کمی برای خطا وجود دارد.

بیشتر بخوانید: سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک؛ ۶ دلیل برای استفاده از این برنامه

صرفه جویی جدی در زمان

بزرگترین مزیت اتوماسیون مودیان پرشین تقریباً همیشه زمان بدست آمده است. وقتی تیم شما همه کارها را به صورت دستی انجام نمی دهد، زمان بیشتری برای صرف کارهای ارزشمندتر دارند.

نیازی به دنبال کردن فاکتورهای کاغذی برای گرفتن امضا نیست. مسیر دیجیتال را انتخاب کنید. کارکنان می‌توانند صورت‌حساب‌های اسکن‌شده را به صورت الکترونیکی علامت‌گذاری کنند. مطابقت دهند و برای تأیید و پرداخت سریع به طرف‌های مربوطه هدایت کنند. نرم‌افزار ارسال صورتحساب الکترونیک حتی مراحل دیجیتالی را که در حال حاضر سرعت شما را کاهش می دهند حذف می کنند.

بیشتر بخوانید: ارسال الکترونیک صورتحساب؛ چالش‌ها و راه‌حل ها

آرشیوهای قابل استفاده بیشتر با مدیریت صورتحساب الکترونیک

اسناد کاغذی مالی یک کابوس برای بایگانی هستند. اگر زمانی نیاز به یافتن فاکتور اصلی داشتید، به این معنی است که در پوشه‌های بزرگ قدم بزنید و امیدوار باشید که پرونده مورد نظر به درستی ثبت شده است.

اما یک سامانه صورتحساب الکترونیک ابری فاکتور مالی داستانی کاملا متفاوت است. در آرشیوهای الکترونیکی، اگر اطلاعات مربوط به آن‌ها برای حل سؤالات یا برای تجزیه و تحلیل و ممیزی بیشتر مورد نیاز باشد، می‌توان به سرعت به فاکتورها دسترسی داشت.

بیشتر بخوانید: بهترین برنامه مدیریت سهام

مدیریت صورتحساب الکترونیک

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی سامانه مودیان پرشین وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.