سند، انواع آن و بایگانی اسناد (بخش اول)

در این مقاله با سند، انواع آن و روش های بایگانی اسناد آشنا می شوید. کلیات مدیریت اسناد و بایگانی رشد جمعیت ، توسعه ی فعالیت های سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، حقوقی، اقتصادی و غیره……. منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری می گردد. در هر سازمان، نتایج اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند. این اسناد، حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که، یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند.

این اسناد یا همان مکاتبات اداری باید مدیریت شوند و ” مدیریت اسناد ” با اعمال روش های و موازین علمی باعث می شود تا تنظیم اسناد در وضعی قرار گیرند که:

• اولا، دسترسی سریع به آن ها امکان پذیر باشد.

• ثانیا، در نگهداری اسناد با ارزش نهایت کوشش به عمل آید که این امر باعث تقلیل هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می شود. مدیریت اسناد، امروزه به عنوان یک علم در دنیای پیشرفته مورد توجه بسیار قرارگرفته است.

بازیابی اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظایف و پاسخگوئی به مراجعات، اهمیت بسزایی دارد که در صورت رعایت نکردن اصول اساسی، به ایجاد اختلال در نظام اداری دستگاه خواهد انجامید. از طرفی انجام وظایف قانونی و اجرای مسئولیت های آن در قبال آرشیو ، ضرورت ایجاد تشکیلات منسجم مدیریت اسناد را در هرسازمان اجتناب ناپذیر می سازد.

هدف و وظیفه مدیریت اسناد

وظیفه مدیریت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به این نکته بیان شده است که اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند) به شیوهای اقتصادی و کارآمد مدیریت میشوند.

هدف از انجام امور مدیریت اسناد، مراقبت از این امر است که اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دورهای که در دستگاه های دولتی وجود دارند، مدیریت شوند خواه این اسناد در شکل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری..) و یا به صورت اسناد الکترونیکی باشند.

در واقع نخستین هدف مدیران اسناد تهیه راهنماها و همکاری با دستگاه های دولتی به منظور طراحی و تکمیل و اجرای برنامه های مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است که آنها به طور روزمره ایجاد و یا دریافت میکنند و به انحاء گوناگون با آن سر و کار دارند. از جمله وظایف مدیران اسناد برای انجام این مهم می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ایجاد استانداردها برای کنترل ، نگهداری ، امحاء یا حفاظت از اسناد دولتی.

• ارائه خدمات مشورتی و آموزشی در زمینه های: رعایت قوانین.نظام نامه ها و سیاستهای دولتی. تهیه فهرست اسناد و ارزشیابی (تهیه جداول زمانی نگهداری) . نگهداری و امحاء اسناد. بایگانی اسناد . حفاظت و مرمت اسناد.

• طراحی سیستمهای مرتبط با ایجاد و نگهداری اسناد: .تجهیزات بایگانی.تهیه فهرست ها و اندکس های راهنمای اسناد و بازیافت اسناد.  تجهیزات بایگانی راکد.تهیه فهرست ها و اندکس های راهنمای اسناد راکد. بازیافت اسناد و دوربین های میکروگرافیک.. تجهیزات مورد لزوم و راهنماهای نگهداری اسناد الکترونیک. نقشه های حفاظت از اسناد حیاتی و نقشه مقابله با خطرات، بازیابی و مرمت اسناد.

• تهیه میکروفیلم و میکروفیش از اسناد (پرونده های پشتیبان).

• تهیه امکانات نگهداری اسناد به شیوه برون سازمانی در مراکز اسناد.

اصول بنیادی مدیریت اسناد

مدیریت اسناد بر پایه مفهوم سری اسناد و سه اصل اولیه و اساسی یعنی چرخه حیات اسناد، ارزشیابی و احترام به ایجاد کننده سند بنا شده است.

تعریف اصطلاحات

مدیریت اسناد:

تشکیلاتی اداری است که مسئولیت نظارت بر سوابق و اطلاعات را از مرحله تولید تا آخرین مرحله انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق بر عهده دارد.

آرشیو ملی:

سازمانی است که مسئول گزینش، نگهداری و ثبت اسناد واجد ارزش نگهداری دائم و ارائه خدمات مربوط به آنها به عموم بویژه پژوهشگران می باشد.

اسناد جاری :

اوراق و مدارکی است که در چرخه اداری قرار دارد و اقدامات آنها نا تمام است و می باید در دسترس باشند.

اسناد نیمه جاری :

اوراق، سوابق و مدارکی است که تمامی اقدامات اجرایی، اداری و قانونی آنها خاتمه یافته و احتمال مراجعه به آنها کاملا” منتفی است و می باید مورد ارزشیابی قرار گیرند.

مرکز اسناد راکد:

واحدی سازمانی است که غالباً وابسته به آرشیو ملی می باشد و ضمن حفظ و نگهداری اسناد راکد و بازیابی اطلاعات آنها، اقدامات پیش آرشیوی نیز انجام می دهد.

تنظیم اسناد:

منظم و مرتب کردن پرونده ها در هر یک از گروه های تعیین شده در طبقه بندی اسناد را اصطلاحأ تنظیم می گویند.

کد یا علامت رمز:

عبارت است از تبدیل اسم و یا یک موضوع به یک علامت قراردادی. این علامت می تواند به صورت شماره یا حرف انتخاب شده باشد.کد به منزله ی علامت اختصاری طبقه بندی نیز محسوب می شود.

سند (مدرک):

عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.بنا به تعریف قانون مدنی ایران درماده ۱۲۸۴″ ،نوشتهای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.”

هر سندی نوشتهاست، اما هر نوشتهای سند نیست؛ همچنانکه ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی، شهادتنامه را سند ندانستهاست. معنی سند در دانشنامه های ایرانی چنین آمده است :

لغتنامه دهخدا : تکیهگاه، آنچه پشت بدو دهند.

فرهنگ مشیری : آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرک مستند.

فرهنگ معین : نوشتهای که قابل استناد باشد، مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل وملکی را به کسی بدهند.

سایر تعاریف:

از دیدگاه حقوق اسلامی :

” در اصطلاح و فقه اسلامی، روات یک حدیث را سند گویند. سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آنرا لفظ حدیت گویند و معنی سند بطریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، مأخوذ از قول چه کسی است.”

از دیدگاه قانون مدنی ایران :

بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران , سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع , قابل استناد باشد .

از دیدگاه قوانین مالی ایران :

در قوانین مالی ایران سند به صورت کلی تعریف نشده است، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیدهاست.ماده ۱۶ قانون محاسبات عمومی(مکتوب ۱۳۲۹″ :(بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیشبینی و تثبیت میگردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند ، که عبارت است از یکسال شمسی.

از دیدگاه اصول حسابداری :

“هر نوشتهای که ذمه سامزان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معاملهاست مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد سند محسوب میشود.”

از دیدگاه قانون سازمان اسناد ملی ایران :

“کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها ، نقشه ها ، کلیشه ها ، نمودارها، فیلمها ، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیدهاست و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری ، مالی ، اقتصادی ، قضایی ، سیاسی، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.”

از دیدگاه علم کتابداری :

“هر نوع نوشته خطی، چاپی، عکسی و یا بصورتهای دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد “دبیزه” یا “مدرک” گویند.”

انواع سند

 اسناد از نظر چرخه زندگی ، ارزش ، اعتبار قانونی ، درجه حساسیت و محتوی به نحو ذیل تقسیم تندی می سوند:

انواع سند از نظر چرخه زندگی شامل:

سند جاری :

اسنادی که مورد مراجعه مستمر باشند

سند نیمه جاری:

اسنادی که گاه گاهی مورد مراجعه قرار میگیرند

سند راکد :

اسنادی که مورد مراجعه ایجاد کننده آنها قرار نمیگیرد.

 

انواع سند از نظر ارزش شامل:

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداری و یا اطلاعاتی است که در هر سند برای اداره ایجادکننده و بایگانی وجود دارد.  بنابراین تعریف هر سند میتواند دارای ارزشهای اداری و بایگانی باشد.

ارزش اولیه (اداری یا استنادی) :

ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…

ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی):

ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویستها. زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” پایان مییابد وسند دارای “ارزش ثانویه” میگردد.

انوع سنداز نظر اعتبار قانونی شامل:

سند رسمی:

عبارت است از سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت و وظایف ایشان و بر طبق مقررات قانونی تنظیم میشود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و…

سند عادی:

عبارست است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت ملمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمیباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.

انواع سند از نظر درجه حساسیت شامل:

 اسناد عادی

اسناد محرمانه

اسناد سری

اسناد به کلی سری

 

انواع سند از محتوی و موضوع شامل :

 اسناد و مدارک از نظر محتوی و موضوع به گروه های مختلف قابل تقسیم می باشد. با وجود این که در هر یک از این اسناد به موضوع خاصی پرداخته شده است، و یا تشریح و روشن سازی مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته است. اما به اعتبار ارتباط ذاتی دانشهای انسانی با یکدگیر اسناد مربوط به یک موضوع میتواند در سایر بخشها مورد استفاده قرار گیرد.از نظر موضوعی اسناد تنوع وسیعی را در بر میگیرد. برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است

اسناد اداری :

سند اداری سندی است که دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمانهای اداری کشور و در حیطه وظایف و مسؤولیتهای قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمانها ایجاد و تنظیم میگردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه میکند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم میشود.

اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه های معمولی و یا اسنادی است که برای انجام امور شخصی کارکنان و یا مثلاً در جریان ترمیم سازمان مربوط ایجاد میگردد. که این گونه اسناد به سرعت کامل میشوند. به همان سرعت نیز فاقد ارزش میگردند. اسناد بلند مدت اداری نیز نظیر اساسنامه ها، قوانین، آیین نامه ها، قراردادها که در برگیرنده سیاستها، تعهدات، و حدود و وظایف و مسؤولیتهای کلی سازمان میباشد

اسناد مالی:

یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی میباشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز میگردند. بیشتر شامل اسناد بودجه می شوند که چگونگی اختصاص هزینه ها به امور متفاوت سازمانی را نشان میدهند. نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده ها هزینه ها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان . که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان میدهد.

اسناد علمی و فنی:

اسنادی که دارای ارزشهای علمی و فنی بوده و شامل مقادیر معتنابهی از اطلاعات تخصصی و فنی می باشند. که در نتیجه تحقیقات خاص توسط متخصصین حاصل گردیده، نظیر گزارشات مربوط به انجام پروژه های تحقیقاتی و عملیاتی سازمانها.

اسناد قانونی:

قانون به قواعدی گفته میشود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در ملجس شورای اسلامی وضع شده است. یا از راه همه پرسی به تصویب میرسد. همان گونه که ملاحظه میشود واژه قانون مفهوم ویژهای دارد که با تصمیمات قوه مجریه متفاوت بوده پس بنابراین آنها را نباید به جای هم بکار برد.

برخی از حقوقدانان با توجه به لازم الاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ میکنند، مثل آئین نامه های دولتی، بخشنامه ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده میکنند. اسناد قانونی اسناد لازمالاجرای است که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آن باشد.

بنابراین همه متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی و یا اسناد قانونی وجود دارد مانند:

قانون اساسی

 قانون عادی

 تصویب نامه های (مصوب دولت یا کمیسیون های مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس

 عهدنامه های بین المللی

 آئین نامه های دولتی

 

اسناد تاریخی:

کلیه پرونده ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزشهای پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب میگردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار میگیرند مانند عهدنامه ترکمنچای، فرمان صدورمشروطیت و…

اسناد فرهنگی:

اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوده و یا ایجاد کننده این اسناد از چهره ها و شخصیتهای فرهنگی باشد. این اسناد عرصه های متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و غیره را در بر میگیرند

اسناد سیاسی:

اسنادی است که توسط مراجع صلاحیت دار تولید گردیده است. حاوی سیاستها و خط و مشیهای سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی میباشند. نظیر پروتکلها، معاهدات، قراردادهای بینالمللی، یادداشتهای سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژیهای سیاسی دولت میباشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک طرفه باشد. مانند اولتیماتوم و اعلان جنگ و یا چند جانبه باشد. مانند قراردادها و معاهدات بینالمللی.

در حدود قانون اساسی کشورها تشریفات خاصی برای لازمالاجرا شدن معاهدات بینالمللی پیش بینی شدهاست. بر اساس اصل ۷۷ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران:

“معاهدات بین المللی در صورتی لازم الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شورای اسلامی ارائه شود. و در آنجا به تصویب مجلس برسد. یعنی در صورت مطابقت با قانون اساسی و مصالح کشور به تشخیص مجلس رسمیت و اعتبار پیدا میکند.”

اسناد نظامی:

اسنادی که حاوی جهتگیری ها و سیاستگذاری های نظامی کشورها است. این اسناد در راستای تأمین امنیت ملی، منطقه ای و بین المللی است. و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها می باشد. این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بینالمللی نیز هستند. لذا میتوانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاریها و مشارکتهای نظامی و دفاعی کشورها.

اسناد اقتصادی، عمرانی:

اسنادی که دارای ارزش اقتصادی میباشند و فعالیتهای کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان میکنند.

ادامه ی مطلب را در بخش دوم مقاله دنبال کنید.