هلدینگ پرشین سیستم هخامنش نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک را به صورت کاملا رایگان در اختیار شما قرار می دهد. جهت دریافت نرم افزار با ما در تماس باشید.
صورتحساب الکترونیک چیست؟
فاکتور الکترونیکی، فرآیند مبادله فاکتورها در قالب دیجیتالی ساختاریافته است. صورتحساب الکترونیکی حاوی اطلاعاتی مشابه فاکتور کاغذی است. (یادداشت های اعتباری، اقلام خطی، شرایط پرداخت، سفارش خرید، مبلغ خرید، آدرس حمل و نقل و غیره). با این حال، صورت‌حساب‌های الکترونیکی در قالب الکترونیکی ساختاریافته مانند XML که برای خواندن توسط ماشین‌ها طراحی شده است، صادر، ارسال و دریافت می‌شوند.
بیشتر بخوانید: سامانه مودیان پرشین؛ چرا ممیزی مالیاتی اهمیت دارد؟
تفاوت بین صورتحساب و فاکتور دیجیتالی چیست؟
یک فاکتور الکترونیکی با فاکتور کاغذی که در قالب دیجیتالی مانند PDF آپلود شده است یکسان نیست. به عنوان فایل های دیجیتال، فاکتورهای الکترونیکی حاوی داده های ساختاری هستند که به طور خودکار توسط سیستم های حسابداری و ERP مبادله و پردازش می شوند.
این داده های ساختاریافته است که یک فاکتور الکترونیکی را از فاکتورهای PDF یا کاغذ اسکن شده دیجیتالی متمایز می کند.
صورتحساب الکترونیکی چگونه کار می کند؟
فاکتورهای الکترونیکی معمولاً از یکی از بسیاری از قالب‌های داده ساختاریافته استفاده می‌کنند که نحوه ارسال، مشاهده و پذیرش فاکتور را کنترل می‌کند. به طور کلی دو گروه وجود دارد:
فرمت صورتحساب الکترونیکی ساختار یافته خالص برای تبادل الکترونیکی داده (EDI) قابل خواندن با ماشین است. اما توسط انسان قابل خواندن نیست.
فرمت فاکتور دیجیتالی ترکیبی شامل داده‌های ساختاریافته قابل خواندن توسط ماشین‌ها و قالب بصری قابل خواندن توسط انسان است.
بیشتر بخوانید: نرم افزار کارکرد پرسنل رایگان برای بخش منابع انسانی
چگونه یک فاکتور الکترونیکی ارسال کنیم؟
فاکتورهای الکترونیکی را می توان از طریق نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک پرشین ارسال کرد.
هنگامی که یک فاکتور دیجیتالی ارسال می کنید، داده های ساختار یافته مانند ANSI X12، CSV، EDIFACT، XML، VDA یا فرمت های قابل خواندن توسط ماشین دیگر مستقیماً به حسابداری یا سیستم ERP خریدار منتقل می شود.
چه زمانی فاکتور دیجیتالی لازم است؟
تعداد فزاینده ای از کشورها به استفاده از صورتحساب های الکترونیکی برای تراکنش های تجاری بین دولت (B2G) یا تجارت به تجارت (B2B) نیاز دارند. این اتوماسیون فرآیند می تواند منجر به صرفه جویی بزرگی شود و در بسیاری از موارد به مقامات مالیاتی بینش دقیقی از معاملات تجاری بدهد.
در مواردی که الزامات صورتحساب الکترونیکی برای تراکنش‌های کسب‌وکار به مصرف‌کننده (B2C) وجود دارد، گزارش مستقیم صورت‌حساب‌های صادر شده نیز مورد نیاز است. زیرا مصرف‌کنندگان نمی‌توانند داده‌های ساختاریافته را بخوانند.
در اینجا سازمان مالیاتی بین فروشنده و خریدار قرار دارد. «کسب و کارها مجبور هستند جزئیات سطح تراکنش را مستقیماً در زمان واقعی یا واقعی به سازمان مالیاتی ارائه کنند.»
بیشتر بخوانید: سامانه مالیاتی مودیان پرشین؛ پر کردن شکاف مالیاتی با ثبت مالیات
دلایل استفاده از صورتحساب الکترونیک چیست؟
دلیل اصلی این تغییر به استفاده اجباری از فاکتور دیجیتالی بهبود انطباق مالیاتی است.
فاکتور دیجیتالی می تواند به کاهش شکاف مالیات بر ارزش افزوده کمک کند.
صورتحساب الکترونیکی به کاهش اشتباهات مالیاتی و همچنین تقلب مالیاتی با ارائه اطلاعات مالیاتی تراکنش به مقامات مالیاتی کمک می کند.
کمیسیون اروپا صدور فاکتور دیجیتالی را برای مبارزه با تقلب مالیات بر ارزش افزوده و کاهش هزینه‌های اداری و تطبیق برای مشاغل ضروری می‌داند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار ورود و خروج رایگان؛ مهمترین نرم افزار سازمانی
چگونه فاکتور دیجیتالی می تواند بر کسب و کار تأثیر بگذارد؟
صورتحساب الکترونیکی می‌تواند کارایی بخش‌های مالی شما را با خودکار کردن فرآیند صدور صورتحساب از انتها به پایان تا حد زیادی افزایش دهد.
علاوه بر این، اگر کسب و کار شما توانایی صدور و/یا دریافت صورتحساب الکترونیکی را نداشته باشد، ممکن است نتوانید در برخی کشورها تجارت کنید. هرچه حوزه های قضایی بیشتر دستورات فاکتور دیجیتالی را اجرا کنند، بیشتر احساس محدودیت می کنید. مگر اینکه بتوانید آنها را رعایت کنید.
بیشتر بخوانید: برنامه حضور و غیاب رایگان
فاکتور الکترونیکی چه مزایایی برای کسب و کار دارد؟
صورتحساب الکترونیکی می تواند:
با کاهش زمان تاخیر، پرداخت فاکتور را تسریع می کند.
تاخیرهای اداری را کاهش دهد.
افزایش امنیت به دلیل انتقال فایل رمزگذاری شده، امضای دیجیتال و شبکه های امن.
با ساده‌سازی فرآیندهای AP/AR، کارایی را بهبود می بخشد.
کار دستی را کاهش و خطاهای انسانی را کاهش می دهد.
دقت داده های فاکتور را بهبود می بخشد.
شفافیت را ترویج می دهد.
هزینه های مربوط به چاپ، ارسال، پردازش و بایگانی فاکتورهای کاغذی را کاهش می دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
چگونه صورتحساب الکترونیکی می تواند جریان نقدی را بهبود بخشد؟
فاکتور دیجیتالی می تواند جریان نقدی شما را با کاهش فاصله بین صورتحساب و پرداخت بهبود بخشد. صورت‌حساب‌های الکترونیکی برای شخص اشتباهی ارسال نمی‌شوند یا از طریق پست گم نمی‌شوند. در طرف دیگر معامله، کسب و کارهایی که فاکتورهای الکترونیکی دریافت می کنند، در پردازش و رسیدگی صرفه جویی می کنند. زیرا باعث صرفه جویی در کار انسان می شوند.
کسب‌وکارهایی که فاکتور دیجیتالی را پیاده‌سازی می‌کنند نیز ممکن است بتوانند هزینه کمتری برای نیروی کار و تجهیزات بپردازند. فاکتور دیجیتالی خودکار می‌تواند در مقایسه با پردازش صورتحساب کاغذی معمولی منجر به صرفه‌جویی ۶۰ تا ۸۰ درصدی در هزینه شود.
چگونه می توانیم به سمت صورتحساب الکترونیکی برویم؟
تغییر به سیستم فاکتور دیجیتالی نیازمند برنامه ریزی است. مهم است که صورتحساب فعلی و همچنین نیازهای صورتحساب آینده خود را در نظر بگیرید (به عنوان مثال، حجم فاکتور و مکان مشتری) تا سیستمی را پیاده‌سازی کنید که بتواند الزامات قانونی موجود و پیش‌بینی‌شده را مدیریت کند. این امر با دستورات صورتحساب الکترونیکی در حال تکامل (و چند برابر شدن) پیچیده است.
استفاده از یک ارائه دهنده خدمات فاکتور دیجیتالی راه خوبی برای انتقال به فاکتور دیجیتالی است، به خصوص اگر در چندین کشور تجارت دارید. سامانه مودیان پرشین با ERP یا سیستم های حسابداری موجود شما ادغام می شود و با همکاران تجاری شما ارتباط برقرار می کند. به شما این امکان را می دهد که بدون تغییر کامل سیستم های خود، از دستورات پیروی کنید. همچنین به تغییر قوانین مبادله فاکتور دیجیتالی و گزارش مالیاتی در چندین کشور کمک می کند. همچنین شما را ملزم می کند تا با قوانین جدید فاکتور دیجیتالی مطابقت داشته باشید.
سامانه مودیان پرشین
سامانه مودیان پرشین شما را قادر می سازد تا به راحتی فاکتور دیجیتالی خود را ارسال کنید. ارسال، صدور، ابطال و اصلاح صورتحساب الکترونیک به سادگی در سامانه مودیان پرشین قابل انجام است.
بیشتر بخوانید: بهترین برنامه مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش
مفتخریم که برای اولین بار در ایران نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک رایگان به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی صورتحساب الکترونیک ابری وب رایگان وارد شوید. برای دریافت رایگان برنامه با ما تماس بگیرید.
