سیستم مدیریت اسناد سازمانی؛ ویژگی های کلیدی

ویژگی های کلیدی که باید در یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی جستجو کنید را در این محتوا بررسی می کنیم. امروزه کسب و کارها با حجم فزاینده ای از داده ها و اسناد سر و کار دارند.

سیستم مدیریت اسناد سازمانی

مدیریت کارآمد این منابع برای ساده کردن عملیات و اطمینان از انطباق بسیار مهم است. اینجاست که یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی (EDMS) وارد عمل می شود. سیستم مدیریت اسناد سازمانی یک راه حل نرم افزاری است که برای کمک به سازمان ها برای ذخیره، سازماندهی، پیگیری و بازیابی اسناد و سوابق الکترونیکی طراحی شده است.

ویژگی های برتر EDMS

با وجود گزینه های بسیار زیادی که در بازار وجود دارد، انتخاب گزینه مناسب می تواند بسیار دشوار باشد. برای کمک به تصمیم گیری آگاهانه، در اینجا ویژگی های کلیدی وجود دارد که باید در سیستم مدیریت اسناد سازمانی جستجو کنید.

ذخیره سازی و سازماندهی قوی اسناد

یکی از وظایف اصلی EDMS این است که یک مخزن متمرکز برای تمام اسناد شما فراهم کند. باید قابلیت های ذخیره سازی قوی با فضای کافی برای نیازهای رو به رشد سازمان شما ارائه دهد. به دنبال سیستمی باشید که به شما امکان می دهد انواع فایل های مختلف مانند اسناد متنی، صفحات گسترده، ارائه ها، تصاویر و فیلم ها را ذخیره کنید.

علاوه بر این، سیستم باید از ویژگی های سازمانی پیشرفته مانند برچسب گذاری، دسته بندی و مدیریت ابرداده پشتیبانی کند. این ویژگی ها امکان جستجو و بازیابی آسان اسناد را بر اساس معیارها یا کلمات کلیدی خاص فراهم می کند. یک EDMS به خوبی سازماندهی شده تضمین می کند که کاربران می توانند به سرعت اطلاعات مرتبط را در زمانی که بیشتر به آن نیاز دارند پیدا کنند.

بیشتر بخوانید: انواع اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) کدامند؟

کنترل نسخه و ابزارهای همکاری

همکاری در محیط کسب و کار امروزی که تیم ها اغلب از راه دور یا در بخش های مختلف کار می کنند ضروری است. یک EDMS ایده‌آل باید دارای ابزارهای کنترل نسخه داخلی باشد که به چندین کاربر اجازه می‌دهد به طور همزمان روی یک سند کار کنند. بدون اینکه نگران تداخل یا از دست دادن نسخه‌های قبلی باشند.

کنترل نسخه امکان ردیابی تغییرات ایجاد شده توسط کاربران مختلف در طول زمان را فراهم و در عین حال گزارش تاریخچه دقیق هر اصلاح را حفظ می کند. این ویژگی نه تنها همکاری را بهبود می بخشد، بلکه با جلوگیری از حذف تصادفی یا تغییرات غیرمجاز، به حفظ یکپارچگی داده ها نیز کمک می کند.

علاوه بر این، به دنبال ابزارهای همکاری مانند نظرات و ویژگی های حاشیه نویسی در زمان واقعی باشید که ارتباط یکپارچه بین اعضای تیم را که روی اسناد مشترک کار می کنند، تسهیل می کند. این ابزارها با از بین بردن نیاز به چندین رشته ایمیل، بهره وری را افزایش می دهند و تصمیم گیری کارآمد را ممکن می سازند.

امنیت پیشرفته و کنترل های دسترسی

امنیت داده ها اولویت اصلی هر سازمانی است، به خصوص در هنگام سر و کار با اسناد حساس. هنگام انتخاب یک EDMS، مطمئن شوید که ویژگی های امنیتی قوی برای محافظت از داده های شما در برابر دسترسی غیرمجاز، از دست دادن یا سرقت ارائه می دهد.

به دنبال ویژگی‌هایی مانند رمزگذاری باشید. که تضمین می‌کند اسناد شما در هنگام حمل و نقل و در حالت استراحت به صورت ایمن ذخیره می‌شوند. کنترل های دسترسی مبتنی بر نقش به شما امکان می دهد مجوزهای کاربر را تعریف و دسترسی به اسناد را بر اساس نقش ها یا بخش های درون سازمان خود محدود کنید. این تضمین می کند که فقط پرسنل مجاز می توانند اسناد خاص را مشاهده، ویرایش یا حذف کنند.

علاوه بر این، ویژگی‌هایی مانند مسیرهای حسابرسی و گزارش‌های فعالیت، دید افرادی را که به یک سند دسترسی داشته‌اند و تغییرات ایجاد شده را نشان می‌دهند. این به الزامات انطباق و نظارت داخلی استفاده از اسناد کمک می کند.

بیشتر بخوانید: تفاوت بین سیستم مدیریت سند و آرشیو اسناد

قابلیت های یکپارچه سازی

یک EDMS موثر باید به طور یکپارچه با سایر سیستم ها و برنامه های کاربردی مورد استفاده سازمان شما یکپارچه شود. قابلیت های یکپارچه سازی EDMS را قادر می سازد تا داده ها را با سایر نرم افزارهای تجاری مبادله کند. مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا سیستم های مدیریت پروژه.

یکپارچه‌سازی با خودکار کردن کارهایی مانند ایجاد سند، به‌روزرسانی ابرداده یا راه‌اندازی اعلان‌ها بر اساس قوانین از پیش تعریف‌شده، جریان‌های کاری ساده‌تر را امکان‌پذیر می‌کند. این نیاز به ورود دستی داده ها در چندین سیستم را از بین می برد. و باعث صرفه جویی در زمان و کاهش خطا می شود.

یک EDMS را در نظر بگیرید که رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) یا رابط های از پیش ساخته شده برای راه حل های نرم افزاری تجاری محبوب را ارائه می دهد. این یکپارچگی آسان را بدون تلاش های توسعه قابل توجه تضمین می کند. و اختلال در فرآیندهای موجود را به حداقل می رساند.

نتیجه

انتخاب سیستم مدیریت اسناد سازمانی مناسب برای مدیریت کارآمد اسناد در یک محیط تجاری بسیار مهم است. با در نظر گرفتن ویژگی‌های کلیدی اطمینان حاصل کنید که EDMS انتخابی شما نیازهای خاص سازمان شما را برآورده می‌کند. و در عین حال بهره‌وری و انطباق را افزایش می‌دهد. مانند قابلیت‌های ذخیره‌سازی قوی و سازمان، ابزارهای کنترل نسخه. اقدامات امنیتی پیشرفته، کنترل‌های دسترسی و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها.

در مورد برنامه سهام بخوانید.

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.