برنامه حضور و غیاب وب؛ راه های جلوگیری از سرقت زمان

چرا کارمندان وقت شرکت را می دزدند؟ آیا از خود پرسیده اید که چرا سرقت زمان در محل کار شما در وهله اول عادی شده است؟ درک اینکه چرا این اتفاق می افتد می تواند به شما کمک کند مشکل را به طور موثرتری حل کنید.

دلایل متداول دزدی وقت

برخی از دلایل متداول دزدی وقت کارکنان عبارتند از:

فقدان یک سیستم ردیابی زمان مناسب، که منجر به ثبت اشتباه کارکنان از زمان صرف شده برای کار، از جمله استراحت می شود.

فرسودگی کارمندان، که باعث می شود کارمندان به طور فعال از کار جدا شوند.

ناراحتی های مالی ممکن است کارمند را مجبور کند تا برگه های زمانی را دستکاری کند تا بیشتر از آنچه استحقاق آن را دارد دریافت کند.

در مواردی که نظارت کافی وجود ندارد، کارمندان می توانند استراحت های طولانی مدت داشته باشند.

در فعالیت های شخصی بیش از حد در ساعت شرکت کنند یا از تلفن و اینترنت خود برای منافع شخصی استفاده کنند.

فقدان انگیزه بر مشارکت کارکنان در حین کار تأثیر می گذارد و آنها به راحتی می توانند برای گذراندن زمان در شیفت کاری خود به موارد غیر مرتبط با کار متوسل شوند.

کارمندان از راه دور ممکن است هنگام کار از خانه از کمبود دید استفاده کنند تا از روسای خود وقت بدزدند.

فقدان رهنمودها و انتظارات مناسب.

وقتی کارمندان محدودیت استفاده از تلفن و اینترنت و همچنین معاشرت در محل کار را نمی دانند، می توانند بدون اینکه بدانند زمان را بدزدند.

همچنین باید بدانید که قانون استانداردهای عادلانه کار، مقرراتی برای کارفرمایان برای شکایت از کارمندان به دلیل سرقت زمان ندارد. معمولاً این اقدام به عنوان یک اقدام تلافی جویانه تلقی می شود و می تواند علیه شما کارساز باشد. به همین دلیل عاقلانه است که با وکیل شرکت خود در مورد نحوه برخورد با موضوع در زمان وقوع آن مشورت کنید.

بیشتر بخوانید: برنامه مدیریت حضور و غیاب وب؛ ضرورت برنامه برای بهبود حضور و غیاب

راه های موثر برای جلوگیری از سرقت زمان کارمندان

رویکردهای خاصی وجود دارد که می توانید برای کاهش یا حذف سرقت زمان در شرکت خود در نظر بگیرید. این موارد عبارتند از:

پیاده سازی نرم افزار ردیابی زمان

موثرترین روش برای جلوگیری از سرقت زمان کارکنان، معرفی یک سیستم ردیابی زمان قابل اعتماد است که به شما امکان می دهد زمان و حضور و غیاب کارکنان را ردیابی کنید. چنین راه حلی می تواند به کاهش دزدی زمان کارکنان در شرکت شما به چند روش کمک کند:

این برنامه‌ها می‌توانند مشکل حضور و غیاب کارمندان را حل کنند. زیرا به‌طور خودکار فعالیت‌های رایانه شخصی را ضبط می‌کنند.

نرم افزار زمان و حضور و غیاب می تواند به حذف پانچ دوستان کمک کند. زیرا دستکاری آن سخت تر است.

 با یک نرم افزار ردیابی زمان خودکار، ورودی های زمان به طور خودکار و با دقت ثبت می شوند.

این بدان معناست که خطاهای رایج در برگه های زمانی کاغذی از بین می رود.

یک راه حل خودکار ساعت زمان به جلوگیری از سرقت زمان تقلبی، از جمله ورود زودهنگام ساعت و ساعت دیرهنگام کمک می کند.

می‌تواند کارگران را ترغیب کند که پس از اتمام زمان استراحت، به کار برگردند.

برخی از پلتفرم‌های ردیابی زمان حتی به مدیران این امکان را می‌دهند که مکان دقیق کارگران خود را در صورت فعالیت در این زمینه مشاهده کنند.

این ابزارها علاوه بر ردیابی زمان، فعالیت های رایانه ای کاربر را نیز ضبط می کنند، که کارکنان به سادگی نمی توانند آن را تقلب کنند. مهم‌تر از همه، برنامه‌های ردیابی زمان داده‌های مهمی را در اختیار صاحبان مشاغل قرار می‌دهند که می‌تواند به آنها کمک کند اطلاعات بیشتری درباره کسب و کار و کارمندان خود داشته باشند.

نظارت بر کارکنان بدون مدیریت خرد

آیا می دانستید که مدیریت خرد یکی از سه دلیل اصلی جابجایی بالای کارکنان است؟ طبق یک نظرسنجی توسط Accountemps، مدیریت خرد کارگران معمولاً منجر به کاهش روحیه کارکنان، عدم انگیزه، بهره وری پایین و کاهش عملکرد می شود. همچنین کار تیمی را از بین می برد، پیشرفت را کند می کند و منجر به نارضایتی شغلی می شود. یکی از مؤثرترین راه‌ها برای جلوگیری از مدیریت خرد کارکنان خود و همچنان نظارت بر کار آنها، پیاده‌سازی نرم‌افزار نظارت بر کارمندان است. با مشاهده سطوح فعالیت کارگران خود و داشتن درک خوب از عادات کاری آنها، می توانید به سرعت علائم بهره وری پایین را تشخیص دهید.

تعریف زمان و خط مشی حضور و غیاب

تعیین خط مشی ها و راهنمایی های سرقت زمانی به نیروی کار شما ستونی برای پاسخگویی می دهد. هنگام تدوین خط مشی، مطمئن شوید که به طور واضح طرح می کنید:

چیزی که شما آن را دزدی زمان می دانید.

چیزی که به عنوان دزدی وقت در محل کار به حساب نمی آید.

اقدامات انضباطی برای کارکنانی که قوانین را رعایت نمی کنند.

قوانین اضافه کاری.

شکستن محدودیت های زمان.

معاشرت قابل قبول در طول زمان کار.

استفاده شخصی از اینترنت و دستگاه های دیجیتال در ساعت.

همچنین باید در مورد اثرات زمان دزدی در شرکت توضیح دهید.

این خط‌مشی‌ها را می‌توان در کتابچه راهنمای کارمند گنجاند، که از جمله موارد دیگر، به شرایط کاری و آیین‌نامه رفتار نیز اشاره می‌کند.

مطمئن شوید که سیاست‌های مربوط به سرقت زمان را که برای کسب و کار و کارمندان شما مناسب است، ایجاد کنید.

آنها باید به راحتی قابل درک باشند و به طور منظم مورد بازبینی و به روز رسانی قرار گیرند تا با محیط کار در حال تغییر مطابقت داشته باشند.

مهمتر از آن، انتظارات معقولی داشته باشید که به پرورش نیروی کاری شاد، راضی و متعهد کمک کند.

دادن درجه ای از انعطاف پذیری برای فعالیت های غیر کاری مانند گفتگوهای تیم سازی ممکن است به افزایش تعامل کمک کند.

خواندن و امضای سند را همه کارمندان الزامی کنید. در صورتی که کارمندی علیه شرکت شکایت کند، این می تواند به نفع شما باشد.

دسترسی به برنامه‌ها و وب‌سایت‌های غیرمولد را در دستگاه‌های شرکت مسدود کنید.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن ورود و خروج پرشین سیستم؛ وجه تمایز پرشین با دیگر برنامه ها

اینترنت را محدود به کار کنید

همانطور که قبلا ذکر شد، اینترنت یکی از منابع اصلی حواس پرتی در محل کار است. برای محدود کردن سرقت زمان اینترنت، می توانید نرم افزار محدودیت اینترنت را اعمال کنید. این سیستم ها به طور فعال کاربران را از دسترسی به وب سایت ها و برنامه های خاص در ساعات کاری مشخص مسدود می کنند.

مراقب نشانه های جدایی باشید

پس از مدتی کار با یک کارمند، عادات کاری و شخصیت او را درک می کنید. در نتیجه، مشاهده تغییرات در کار آنها آسان می شود، که می تواند نشانه قوی این باشد که آنها در تلاش برای تکمیل تکالیف هستند یا چیزی اشتباه است. شما می توانید فعالانه به کارمند نزدیک شوید تا از او بپرسید که آیا کارشان خوب است یا خیر. اگر آنها از فرسودگی شغلی دارند یا مسائل مربوط به خانواده رنج می برند، ممکن است بر حضور آنها تأثیر بگذارد و ممکن است منجر به سرقت زمان شود.

کارفرمایی که کارمندان خود را درک می کند و از آنها حمایت می کند، نیروی کار شادتر، کار تیمی بهتر و عملکرد بهتری خواهد داشت. اگر تیمی از کارگران راه دور را مدیریت می کنید، چک-این های منظم را سازماندهی کنید – کار در انزوا می تواند منجر به جدایی شود.

اقدامات انضباطی اجام دهید

برای اینکه به کارمندان نشان دهید که تخلف سرقت وقت را جدی می گیرید، اقدامات انضباطی مندرج در خط مشی را اعمال کنید. خواه تعلیق، کاهش دستمزد، اخطار شفاهی/کتبی یا خاتمه، اجرای این قوانین مانع از ارتکاب عمدی کارمندان به کلاهبرداری زمانی می شود.

نتیجه

در حالی که سرقت زمان یک اتفاق رایج در محل کار است، اما همه اشکال مخرب نیستند. گفته می شود، اگر زمان دزدی در محل کار کنترل نشود، می تواند به طور جدی بر بهره وری و نتیجه شرکت شما تأثیر بگذارد. با اجرای صحیح نرم افزارهای ردیابی زمان و سیاست های سرقت زمان و ایجاد زیرساخت نظارتی مناسب می توانید سرقت زمان را در کسب و کار خود به میزان قابل توجهی به حداقل برسانید.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام ، برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب پرشین را در اختیار شما قرار دهیم. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.