آینده مدیریت اسناد در سال ۲۰۲۴
آینده مدیریت اسناد در سال ۲۰۲۴
نگاهی به آینده مدیریت اسناد که در سال ۲۰۲۴ انتظار می‌رود در این محتوا آورده شده است. نوآوری در بخش اسناد دیجیتال با سرعت در حال پیشروی است.
روندهای آینده مدیریت اسناد ۲۰۲۴
بیشتر کسب‌وکارها از عناصر اسناد دیجیتال استفاده می کنند. به ندرت پیش می آید که یک بخش حسابداری بدون سوابق دیجیتال در AP و حقوق و دستمزد، که در آن فرآیندهای دستی بسیار کاهش یافته است، کار کند.
اصطلاحاتی برای توصیف قابلیت‌های جدید کیاست اسناد، مانند «سیستم‌های مدیریت دانش» در حال ظهور هستند. با این حال، در واقعیت، توسعه‌دهندگان به سادگی می‌توانند از پتانسیل ذاتی سیستم‌های تجاری مبتنی بر سند استفاده کنند.
یکپارچه سازی سیستم های تجاری واقعی
ادغام برنامه اسناد با ERP و سایر سیستم‌های تجاری، دید یکپارچه از اطلاعات را برای کاربران مجاز سیستم فراهم و جریان کار را ساده می‌کند. اسناد مرتبط با تراکنش‌ها و فعالیت‌های خاص، مانند سفارش‌های خرید، فاکتورها، یادداشت‌های تحویل یا شکایات را می‌توان به آسانی پیوند داد. و به آنها دسترسی پیدا کرد، که تصمیم‌گیری بهتر را تسهیل می‌کند و کارایی فرآیند را به‌ویژه برای کارکنان دانش بهبود می‌بخشد.
متمرکز کردن داده‌ها برای اجازه دسترسی مبتنی بر مجوز به همه بخش‌ها، مدیریت کسب‌وکار، تعامل با مشتری، فرآیندهای فروش و نگهداری عمومی خانه از برنامه‌های تعمیر و نگهداری تا مدیریت ناوگان را افزایش می‌دهد.
بیشتر بخوانید: برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟
جستجوی داده های بدون ساختار
شرکت‌هایی که اسناد را با استفاده از بیش از یک سیستم اسناد ذخیره و مدیریت می‌کنند، مراحل بی‌ضروری را به کار جستجوی اطلاعات برای انجام تجارت اضافه می‌کنند. جستجوی فدرال به شرکت ها امکان می دهد اسناد را در یک مکان جستجو کنند و بدون توجه به مکان اصلی آنها نتایج را دریافت کنند.
جستجوی فدرال به شرکت ها این امکان را می دهد که نه تنها با جستجوی اسناد با استفاده از یک مکان، بر چالش سیلوهای اطلاعاتی غلبه کنند. بلکه بر چالش داده های بدون ساختار موجود در ایمیل ها، یادداشت ها و بازخورد مشتریان نیز غلبه کنند.
هوش مصنوعی و آینده مدیریت اسناد
تکنولوژی هوش مصنوعی نقش فزاینده‌ای در کیاست اسناد از جذب داده و مسیریابی اسناد تا حفظ و انطباق داده‌ها ایفا خواهد کرد. هوش مصنوعی طبقه بندی و نمایه سازی اسناد پیشرفته را تسهیل و کارهای وقت گیر را خودکار می کند. الگوریتم‌های هوش مصنوعی می‌توانند محتوای سند را تجزیه و تحلیل و اطلاعات کلیدی را استخراج کنند. و برچسب‌ها و ابرداده‌های مناسب را اختصاص دهند، که بازیابی و کیاست اسناد را دقیق‌تر و کارآمدتر می‌کند.
پردازش زبان طبیعی (NLP) و یادگیری ماشینی، قابلیت‌های سیستم‌های مدیریتی اسناد را برای تفسیر زبان انسانی گسترش می‌دهد. ظهور جستجو و بازیابی هوشمند به کاربران امکان می دهد اسناد مربوطه را بی درنگ و بدون زحمت بر اساس درک متنی و روابط معنایی پیدا کنند.
امنیت و انطباق
یکی از اصلی‌ترین راه‌حل‌های کیاست اسناد باید کنترل دسترسی پیشرفته با مجوزهای مبتنی بر نقش و حقوق دسترسی دقیق باشد. حفاظت ضروری و مورد انتظار دیگر، رمزگذاری قوی برای اطمینان از حفظ حریم خصوصی داده ها است.
سازمان‌های بیشتری از ویژگی‌های انطباق کیاست اسناد جامع که شامل مسیرهای حسابرسی با مهر زمانی، خط‌مشی‌های حفظ خودکار داده‌ها، ویرایش و ذخیره‌سازی ایمن می‌شود، استفاده خواهند کرد. ویژگی‌های انطباق پیشرفته شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا الزامات نظارتی را برآورده کنند. از جریمه‌ها و آسیب‌های اعتباری اجتناب و هزینه‌ها و اختلالات مرتبط با ممیزی‌های داخلی و خارجی را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.
بیشتر بخوانید: انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب
پورتال های همکاری
کارکنان، مشتریان و شرکا، رگ حیات هر کسب و کاری هستند. همکاری نزدیک یک هدف ثابت است و همه‌گیری کووید جستجو برای راه‌هایی برای همکاری مؤثر بدون ملاقات حضوری را تسریع کرد.
مدیریت اسناد دیجیتال کارگران را قادر می‌سازد تا در اسناد از هر مکانی همکاری کنند. در عین حال، مدیران نظارت دارند تا اطمینان حاصل کنند که پروتکل‌ها رعایت می‌شوند و گلوگاه‌های فرآیندی ظاهر نمی‌شوند.
ایمیل رایج ترین ابزار مورد استفاده برای همکاری در اسناد بوده است. با این حال، به عنوان مثال، هنگام ردیابی تغییرات یا ارجاع به نسخه های فایل، همکاری ایمیل دست و پا گیر است. هنگام همکاری در یک فضای مرکزی، احتمال سردرگمی بسیار کمتر است.
نرم‌افزار مدیریت اسناد به‌ویژه در توانمندسازی تیم‌ها برای کار بر روی موضوعات معمول بخش، مانند حساب‌ها، منابع انسانی و تدارکات مؤثر است. همچنین می‌توان اسناد را از طریق پورتال‌های مشتری بین مدیران پروژه، شرکا و مشتریان به اشتراک گذاشت که به‌ویژه در بخش‌های به‌موقع مانند تولید، ارزشمند است.
دو عامل موفقیت بار دیگر، یکپارچگی و تمرکز است که بر ماهیت کار در اطراف نرم افزار مدیریت پروژه و بخش تاریخی که به عنوان سیستم های مستقل عمل می کنند غلبه می کند.
رابط کاربری «خوب داشتن» به «باید داشتن» تبدیل می شود
پتانسیل کامل برنامه ها در گذشته توسط تجربه کاربر ثابت ارائه شده توسط بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد محدود شده است. نیاز به دادن گزینه ای به کاربران سیستم برای تطبیق رابط کاربری برای برآوردن نیازهای تجاری آنها به یک روند کیاست اسناد مهم تبدیل شده است.
هر کسی که یک سیستم مدیریت اسناد را در سال ۲۰۲۴ خریداری می کند، باید انتظار داشته باشد که این سیستم یک رابط کاربری یا داشبورد بصری و قابل تنظیم ارائه دهد که می تواند برای نشان دادن نیازهای تک تک کاربران، بخش و/یا شرکت پیکربندی شود. داشبوردها باید برای پیکربندی ساده باشند تا جستجوهای مکرر پین شده و پانل‌های وظایف جدید و تکمیل‌شده را داشته باشند. که می‌توانند در ترکیب با توابع اشتراک‌گذاری ایمن استفاده شوند.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
