مدیریت الکترونیک اسناد

نرم افزار  مدیریت الکترونیک اسناد 

اطـلاعات و داده ها، صرف نـظر از نحوه ی تولید یا جـمع آوری آنها، امروزه به یک دارایی فزایـنده ی با ارزش برای سازمان ها و تجـارت های مختلف تبدیل شده است و این در حالی است که همزمان الزامات بایگانی اطلاعات، پیچیده تر و جزیی تر میشود.

در این میان یافتن رویکردی کارآمد برای بایگانی اطلاعات در تمام جنبه های مادی چرخه حیات آن – از ایجاد تا نابودی – یک چالش مهم به حساب می آید. در عین حال ، ضرورت ایجاد چنین رویکردی امری لازم است که مزایای آن در کاهش هزینه ها، افزایش عملکرد سازمان و سـهولت دسترسی به داده ها نقش قابل توجهی را ایفا می کند.

چالش هایی از قبیل؛ همگام شدن با فناوری، مدیریت زمان، هزینه های قابل توجه نگهداری اسناد، امنیت داده ها و… پیـش روی هر سازمان و تجارتی است. با این وجود میتوان همین چالش ها را به فرصت تبدیل کرد، فرصت هایی که تیم متخصصان پرشین سیستم می توانند به شما در استفاده از  آن ها کمک می کنند.

در مرحله اول، ابتدایی ترین فرصت در اختیار شماست. حجم قابل توجهی از بایگانی ها زائد و از بین رفتنی هستند که همـچنیان نیروهای بسـیاری را در بسـیاری از سازمان ها و شرکت ها و… درگیـر خود کرده است. این در حـالی است که بایگانی الکـترونیک به کاهـش داده ها، فضاهای اشغال شده، اطلاعات تکراری و… در سراسر سازمان کمـک میکند.

دوم؛ با ارائه ی فرآیندهای کارآمد و دسترسی سریع به اطلاعات و گزارشات از هر نقطه، حتی از دستگاه های تلفن همراه هوشمند، می توان میزان بهره وری را بهبود بخشید.

سوم؛ بایگانی الکترونیکی داده ها می تواند به کاهش خطرات مانند افشای سوابق محرمانه ، تغییر الزامات نظارتی ( جابجایی افراد در سازمان ها و تغییر میزان دسـترسی افراد) کـمک کند و علاوه بر این، می تواند به اجرای آسـان سـیاست های امنیتی و ورود به سیستم ، لایه امنیتی اطـلاعات را ارتـقاع بخشید.

علاوه بر تـمام این توضیـحات، سازمان هـایی که نرم افزار بایگـانی الکـترونیکی در ترکـیب با موتور گردش کار داخـلی یا همـان اتوماسیـون استـفاده میکنند، می توانند نسبت به اسناد، فرآیندها، دستورات و اقدامات و… چابکی بیشـتری از خود نشان دهند.

تجربه فنی متخصصان پرشین سیستم و شناخت بازار، ما را قادر ساخته است تا نرم افزاری جامع از بایگانی الکترونیک اسناد، اتوماسیون اداری (گردش کار) و تعـریف پروژه و مدیریـت آن را در قالب یک نرم افزار ارائه دهـیم که خود باعث کاهش هزینه ها و بهـبود روندهای کاری شـرکت شما میگردد.

 امکانات نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد پرشین سیستم :

همه چیز تحت کنترل است: با داشبورد مدیریتی که در این نرم افزار وجود دارد تمام اسناد را در یک نگاه قابل مشاهده است.

فرم و سیستم بایگانی خود را تغییر ندهید : مهم نیست که شما در چه نوع سازمان، شرکت و تجارتی فعالیت دارید و در حال بایگانی فاکتورهای الکترونیکی هستید و یا از این نرم افزار برای بایگانی پرونده های پرسنلی، پرونده های مالی، نامه ها و …  استفاده میکنید، چرا که ساختار اسناد شما در این نرم افزار قابل تغییر، تنظیم و انتطباق با هر فرم و سیستم بایگانی است.

فرم خودت را بساز : محدودیت تعداد، نوع و عنوان فیلد ندارید و میتواند در کمتـرین زمان سند مخـصوص به سازمان و شرکت خودتان را بسازید. (شامل فیلدهای جداگانه برای مدیریت انواع مختلف داده هاسـت که توسط کاربر ایجاد می شود.)

سریع و راحت جستجو کن: دسترسی سریع و شهودی به اطلاعات و اسناد با هرآنچه شما از یک سند در خاطر دارید!

کمترین هزینه – بیشترین حفاظت: ذخیره سازی داده ها با راندمان بالا برای نگهداری طولانی مدت از اطلاعات.

رد اسناد خود را بزنید: به شما این امکان را می دهد که بتوانید چرخه کاری و حیات داده ها و اسناد خود را دنبال کنید.

عملکرد تحت وب و یا سرور: با توجه به میزان حساسیت اطلاعات و اسناد سازمان، میتوانید این نرم افزار را تحت وب  و یا بر روی سرور داخلی راه اندازی نمایید.

نرم افزار از آن شماست: در صورت انتخاب سرویس سرور نرم افزار ، می توانید رنگ میزکار و سـاختار اولویت بندی اپشـن بر اساس نیاز هر کاربر تغیـیر کند.

دسترسی ها را تعریف کن: تعیین میزان دسترسی به داده های هر کاربر بر اساس وظایف در فرآیندهای سازمانی جهت تسهیل در روند کاری.

پروژه هایتان را در دست بگیرید: از تعریف یک پروژه ی سازمانی در نرم افزار و روند پشرفت بخش های مختلف آن تا زمان خاتمه یافتن آن پروژه را دنبال و مدیریت نمایید.

همه در نرم افزار حاضرند: هیچ حد و مرزی برای تعداد کابران فعال در سیـستم وجود ندارد و می توانند تمام افراد سازمان همزمان از سیـستم استفاده نمایند.

کار خود را به گردش بینداز: گردش اسناد در سازمان یا همان اتوماسیون در این نرم افزار قابل انجام است و دیگر نیاز به چاپ اسناد و گردش فیزیک اسناد برای انجام رویداد ها نیست.

در لحظه فایل خود را اضافه کنید : قابلیت اسکن اتوماتیک، برای راحتی کاربران در هنگام ایجاد سند جدید در خود نرم افزار تعبیه شده است.

گزارشات مختلف بسازید: با فیلتر کردن اسناد بایگانی شده در این نرم افزار بر اساس طبقه بندی ها، فرمت ها و… گزارش مورد نیازتان را بسازید.

شرکت پرشین سیستم هخامنش اولین شرکت در تولید نرم افزار های حوزه مالی براساس تکنولوژی بلاک چین
تلفن: 021-91008664
[email protected]

آیکون های اجتماعی