ابزارهای زیادی برای همکاری سند موجود است که می تواند مزایایی مانند بهبود کار تیمی، خلاقیت و همکاری در تیم شما را فراهم کند. اگر در سال ۲۰۲۳ یک مدیر یا متخصص فناوری اطلاعات هستید، ممکن است بخواهید درباره اینکه چگونه همکاری اسناد می تواند بهره وری در محل کار شما را بهبود بخشد، بیشتر بدانید.
در این مقاله به همکاری اسناد و ویژگی های ابزارهای همکاری سند می پردازیم. ۱۰ ابزار همکاری سند را لیست می کنیم که می توانید امسال از آنها استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
همکاری سند چیست؟
همکاری سند زمانی است که چندین عضو یک تیم می توانند با استفاده از یک واژه پرداز در رایانه ای با دسترسی به اینترنت، به طور همزمان روی یک سند کار کنند. بسته به پلتفرمی که انتخاب می کنید، همکاری سند شما می تواند سطوح مختلفی از امنیت و کارایی داشته باشد. بسیاری از برنامه های همکاری اسناد به کاربران اجازه می دهند از رایانه، لپ تاپ، تلفن و تبلت به اسناد دسترسی داشته باشند.
نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک
ویژگی های ابزار همکاری سند
ابزارهای همکاری مستند می توانند بهره وری را افزایش دهند. طوفان فکری را تقویت کنند. حل مسئله را بهبود بخشند. خلاقیت را افزایش دهند و حس همفکری را ایجاد کنند. بسیاری از ابزارهای همکاری اسناد به تیم ها اجازه می دهد تا به طور همزمان روی یک سند مشاهده، ویرایش و کار کنند. اینها چند ویژگی هستند که ممکن است برای تیم شما مفید باشد:
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
ارتباط تسهیل‌شده:
بسیاری از ابزارهای همکاری سند، چت‌های همزمان را در پنجره سند در دسترس دارند و مکالمه بین اعضای تیم را تسهیل می‌کنند.
ابزارهای مدیریت زمان:
برخی از ابزارهای همکاری اسناد به شما امکان می دهند اهداف مبتنی بر زمان برای تکمیل سند یا پروژه ایجاد کنید و مدیریت زمان بهتری را در تیم خود ممکن می سازد.
مجوز دسترسی کاربر:
با اجازه دسترسی تنها به اشخاص مناسب، می توانید امنیت اسناد را افزایش دهید. همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فقط اعضای تیمی که روی سند کار می‌کنند، دسترسی دارند تا دیگران به‌طور تصادفی سند را ویرایش نکنند.
همکاری با مشتریان:
اگرچه می‌توانید دسترسی به کارکنان خود را تعیین کنید، ابزارهای همکاری اسناد همچنین به شما امکان می‌دهند به افراد خارج از سازمان خود دسترسی داشته باشید و با آنها کار کنید. این می تواند راهی عالی برای اجازه دادن به مشتریان برای نظارت بر کار یا مشارکت در اسناد باشد.
مدیریت فایل‌های گسترده:
برنامه‌های همکاری اسناد اغلب فضای ذخیره‌سازی ابری را ارائه می‌دهند. به این معنی که می‌توانید بسیاری از فایل‌های بزرگ را بدون سرمایه‌گذاری پول در هارد دیسک‌ها و سایر گزینه‌های ذخیره‌سازی فیزیکی ارائه کنید. ویژگی‌های سازمانی آنها ممکن است به شما امکان دهد فایل‌ها را به راحتی مدیریت و مکان یابی کنید.
نشانگرهای حضور:
نشانگرهای حضور نشانگرهایی هستند که زمانی که شخصی سند را روی رایانه خود باز کرده است نشان می‌دهند. این می تواند مفید باشد. زیرا به مدیران اجازه می دهد تا ردیابی کنند که چه کسی اسناد را باز کرده است و چه کسی در حال حاضر روی آن کار می کند.
نظرات و ویرایش:
برای عملیاتی که نیاز به ویرایش دارد، ابزارهای ویرایش داخلی و نظرات بلادرنگ می توانند سرعت و دقت بازبینی را بهبود بخشند. با ردیابی ویرایش‌ها، اعضای تیم می‌توانند به سرعت به نسخه‌های قدیمی‌تر یک سند برگردند و نویسنده می‌تواند در عرض چند ثانیه به نظر یک ویرایشگر پاسخ دهد.
۱۰ ابزار همکاری سند
در اینجا ۱۰ ابزار همکاری سند وجود دارد که می توانید در محل کار خود برای افزایش ارتباطات، بهره وری و خلاقیت استفاده کنید:
۱- Basecamp
Basecamp یک برنامه مدیریت پروژه است که به تیم ها اجازه می دهد اسناد موجود در سیستم خود را سازماندهی و با آنها همکاری کنند. می توانید اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده را به اشتراک بگذارید و روی آنها کار کنید. Basecamp همچنین یک سیستم پوشه ارائه می دهد تا بتوانید اسناد مورد نیاز خود را به راحتی پیدا کنید.
۲- Bit.ai
Bit.ai یک بستر همکاری در محل کار و اسناد است که به کاربران امکان می دهد اسناد، پایگاه های دانش و ردیابی اسناد را با هم همکاری کرده و سازماندهی کنند. افراد، تیم های کوچک و سازمان های بزرگ همگی می توانند از Bit.ai برای نگهداری اطلاعات کاری در یک مکان استفاده کنند. یکی از ویژگی‌های برتر Bit.ai این است که می‌توانید پروژه‌ها را به مکان‌های کاری مختلف منتقل کنید تا به تیم‌ها اجازه دهید دانش را بدون مشکل دسترسی به اشتراک بگذارند.
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
۳- Bluescape
Bluescape یک فضای کاری مجازی است که به تیم ها اجازه می دهد محتوای به اشتراک گذاشته شده را در یک مکان بررسی کنند. تلاش می کند جلسات موثرتری ایجاد کند و بستری امن برای همکاری حرفه ای فراهم کند. ویژگی‌های همکاری سند آنها به شما این امکان را می‌دهد که در طول تماس‌های ویدیویی، ارائه و حاشیه‌نویسی کنید تا از زمان مشترک خود نهایت استفاده را ببرید.
۴- Box
Box یک ابزار سازماندهی اسناد است که بر حریم خصوصی داده ها و رعایت صنعت تمرکز دارد. این پلتفرم به شما اجازه می‌دهد تا بسیاری از فرآیندهای مرتبط با همکاری سند، مانند نصب منابع انسانی را خودکار کنید. این پلتفرم می تواند با بسیاری از خدمات حرفه ای دیگر ادغام شود تا خدمات یکپارچه برای کسب و کار شما ارائه دهد.
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
۵- Confluence
Confluence یک پلت فرم فضای کاری است که به شما امکان ایجاد، سازماندهی و همکاری با تیم خود را می دهد. ویژگی های کلیدی آن همکاری در پروژه، یک اینترانت مدرن و مدیریت دانش است. Confluence به کاربران خود کتابخانه گسترده ای از الگوهای اسناد را برای تسهیل کار کارآمدتر ارائه می دهد.
۶- دراپ باکس
Dropbox یک پلت فرم ذخیره فایل امن است که همکاری سند، سازماندهی فایل و یک ابزار برای استفاده برای اشکال مختلف اسناد، از Google Docs گرفته تا Microsoft Office را ارائه می دهد. می توانید از ابزارهای ارتباطی مانند Slack و Zoom با Dropbox استفاده کنید و فایل های محافظت شده با رمز عبور را برای همکاران خود ارسال کنید. ویژگی کلیدی آن امکان بومی سازی فایل ها از چندین منبع در یک مکان است.
نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
۷- Happeo
هدف اصلی Happeo ارائه یک شبکه داخلی شرکتی است که شادی کارکنان را ارتقا دهد. این ویژگی های شبکه اجتماعی سازمانی را در پلت فرم همکاری خود برای ارتقای ارتباطات کارآمد ارائه می دهد. با Google Docs، Google Sheets و Google Calendar کار می‌کند تا به شما و تیمتان کمک کند سازماندهی کنید.
۸- Lucidspark
Lucidspark یک پلتفرم وایت برد مجازی مشترک است که به کاربران امکان می دهد از راه دور همفکری کنند. این پلتفرم ضمن ارائه یک فضای کاری انعطاف پذیر، خلاقیت، کار تیمی و سازماندهی را ارتقا می دهد. محصولاتی مانند Google Docs و Slack می‌توانند در پلتفرم Lucidspark ادغام شوند و برنامه Lucidchart به شما امکان می‌دهد اسناد ایجاد شده در Lucidspark را پردازش کنید. این محصول بیشترین کاربرد را برای ایجاد نقشه راه و نمودار سفر مشتری دارد.
۹- مایکروسافت ورد
مایکروسافت ورد یک نرم افزار واژه پرداز کلاسیک است که اکنون به شما امکان می دهد با استفاده از ویژگی های آنلاین به صورت بلادرنگ با تیم خود همکاری کنید. این برنامه یک کتابخانه جامع از الگوهای اسناد، انتشار صفحه وب، ترجمه بلادرنگ، ادغام مدل سه بعدی، ویژگی های بازخوانی و ابزارهای تحقیقاتی داخلی را ارائه می دهد. در حین همکاری در یک سند با تیم خود، می توانید ویرایش های خود را پیگیری کنید و نظرات خود را برای بازخورد بگذارید.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.
۱۰- Wire
Wire یک مجموعه همکاری مدرن است که شامل چت، تماس‌های صوتی، تماس‌های ویدیویی، کنفرانس، اشتراک‌گذاری فایل و ارتباط با طرف‌های خارجی است. این پلتفرم با گنجاندن رمزگذاری سرتاسر روی همه ارتباطات و مواد، امنیت را در اولویت قرار می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند از Wire در فضای ابری، روی سرور خصوصی یا در محل ساختمان یا ملک خود استفاده کنند.
