تعداد بیشتری از کارفرمایان از طریق پیگیری زمان، حضور و غیاب و کنترل ورود و خروج پرسنل، مدیریت منابع انسانی خود را بصورت آنلاین انجام می دهند. بخش های منابع انسانی می توانند از معیارهای زیر برای اطمینان از بهینه سازی استفاده کنند.
اگر کارمند ساعتی دارید، می دانید که ثبت دقیق و سازگار ساعت کارمندان چقدر مهم است. روی کاغذ، این چالش برانگیز است. همچنین به طور سنتی بار اداری قابل توجهی برای بخش منابع انسانی وارد می کند.
در نتیجه، کارفرمایان بیشتر از طریق کنترل ورود و خروج پرسنل، مدیریت منابع انسانی خود را بصورت آنلاین انجام می دهند. اما از کجا می دانید که راه حل مناسبی برای سازمان خود دارید؟. و آیا فرایندهای ردیابی زمان شما برای انطباق و کارایی بهینه شده اند؟ به طور کلی، پنج معیار وجود دارد که به بخش منابع انسانی کمک می کند تا بهترین سیستم حضور و غیاب را برای نیازهای خود ارزیابی کند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب کلاس اندروید بخوانید.
قابلیت کلاک در داخل و خارج
ممکن است تعجب کنید که بسیاری از سیستم های ناکارآمد، در واقع به کارمند اجازه ورود و خروج از سیستم را نمی دهند. برخی از آنها سیستم های ورود دستی هستند که کارمندان را ملزم می سازد که چند ساعت کار خود را ثبت کنند.
این امر نگرانی هایی را ایجاد می کند. این امر باعث ایجاد انگیزه در فرهنگ گردآوری یا “فقط هشت ساعت” می شود. صرف نظر از اینکه کارمندان واقعاً چه مدت کار می کنند.
اگر ممیزی انطباق انجام شود، این کارفرما را در موقعیت بدی قرار می دهد. اگر سازمان شما قصد دارد برای پیگیری سازگار زمان و هزینه خود را در سیستمی کنترل ورود و خروج پرسنل سرمایه گذاری کند، جای سوال دارد که آیا این بهترین نوع سیستم عامل برای تحقق این هدف است. سیستمی که زمان دقیق کار کردن و ساعت کاری کارمندان را ردیابی و ثبت می کند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
قابلیت ویرایش
ردیابی ساعت کارمندان معمولاً منجر به ویرایش های زیادی می شود. کارمندان ممکن است فراموش کنند که باید ساعت را بچرخند. وقت گذرانی کنند. یا یک استراحت ناهار را فراموش کنند. این نیاز به ویرایش در جدول سیستم های کنترل ورود و خروج پرسنل دارد.
یک ویژگی خوب برای داشتن یک سیستم حضور و غیاب و کنترل ورود و خروج پرسنل، بی درنگ پرسیدن از کارکنان است که آیا در لحظه ورود یا خروج نیاز به درخواست ویرایش دارند. بسیاری از سیستم های حضور و غیاب از این توانایی برخوردار نیستند. کارمندان برای درخواست ویرایش مجبورند برای مدیر خود ایمیل ارسال کنند – یا حتی یادداشتی را روی میز کار خود بگذارند.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
نتیجه یک سیستم الکترونیکی است که مدیران را مجبور می کند تعداد زیادی ویرایش دستی انجام دهند.
یک مزیت اضافی سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل شرکت پرشین سیستم هخامنش؛ که ویرایش ها را به صورت طبیعی مدیریت می کند، این است که بخش منابع انسانی می تواند الگوهای ویرایش را ردیابی کند. در صورت وجود مسائل ثابت در مورد ردیابی زمان کارمند، مدیریت می تواند آنها را برطرف کند.
در مورد نرم افزار ارسال بسته پستی بخوانید.
موقعیت مکانی مبتنی بر ساعت / خارج از ساعت
ویژگی مفید دیگر، پلتفرم هایی است که توانایی ورود به ساعت را فقط به دستگاه هایی که از یک آدرس IP خاص WiFi می گیرند محدود می کند. یعنی، کارمندان فقط وقتی در دفتر حضور دارند، می توانند از طریق دستگاه خود ساعت را وارد یا خارج کنند. این امر از بروز احتمالی ورود به ساعت زودهنگام جلوگیری می کند. و همچنین مطابقت را بهبود می بخشد.
به جز مواردی مانند دورکاری که این امر در سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل، قابل استفاده و محاسبه است.
در مورد سامانه تحلیل بازار بیشتر بدانید.
صفحه زمان ورود و خروج پرسنل
نمایش بصری افرادی که هر لحظه در آن حضور دارند برای مدیران، به ویژه برای سازمان های بزرگتر مهم است. با این کار می توان به راحتی متوجه شد که چه کسی در محل کار حاضر است. این امر در سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل قابل اعمال است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
گزارش حقوق و دستمزد
گزارش ردیابی زمان برای حقوق و دستمزد فرآیندی با پیچیدگی بسیار است. آسان ترین روش این است که از سیستم حضور و غیاب و کنترل ورود و خروج پرسنل کار کرده و در لیست حقوق و دستمزد کارمندان، با توجه به اسناد و ارسال ثبت شده ی دیجیتالی در سیستم عملکرد خود را بهبود ببخشید.
یک سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل، باید بتواند حساب کند که در کل چند ساعت کار شده است. چه تعداد از این ساعات اضافه کار هستند. چه تعداد با نرخ دستمزد معمولی و چه تعداد از آنها در صورت وجود ساعات مرخصی پرداخت می شود.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.
به طور سنتی، فهمیدن همه اینها بار سنگینی بر دوش بخش منابع انسانی است. بدون سیستم حضور و غیاب و کنترل ورود و خروج پرسنل قوی ، ردیابی این امر مستلزم محاسبه تمام این ساعات در چندین گزارش و سیستم عامل است.
در مقابل، استفاده از سیستم حضور و غیاب قوی این روند را ساده می کند. و به کارفرمایان این امکان را می دهد تا ساختار نیروی کار خود را بهینه کنند. به خصوص برای سازمان هایی که در حالت رشد هستند. یک نقطه اوج وجود دارد که در آن ساعت های ردیابی کاری ضروری می شوند.
در مورد نرم افزار امور سهام بدانید.
با توجه به پیچیدگی و الزامات انطباق با ردیابی ساعت کارمندان، این منطقه کارفرمایانی است که اغلب مشتاق استفاده از نرم افزار های آنلاین هستند. با استفاده از معیارهای فوق برای ارزیابی سیستم های کنترل ورود و خروج پرسنل، می تواند اطمینان حاصل کند که سازمان شما سیستمی را پیدا می کند که بهترین نیاز شما را برآورده کند. نرم افزار مدیریت آنلاین حضور و غیاب مدیریت شرکت و سازمان شما را کنترل می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
