هنگام ایجاد یک محیط کار با قابلیت دیجیتال، یک بستر پیچیده برای مدیریت حضور و غیاب ضروری است. نه تنها مسئولیت حفظ دید در حرکات کارمندان را دارد، بلکه سیستم های مدیریت حضور و غیاب نیز می توانند رعایت قوانین را ساده کنند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
هر راه حلی که به نظارت بر زمان کارمندی در دفتر کار کمک کند، سیستم مدیریت حضور و غیاب نامیده می شود. لزوماً لازم نیست که این یک ابزار دیجیتالی باشد.ثبت نام کاغذی، ساعتهای زمانی و صفحات گسترده مبتنی بر اکسل برخی از مدل های قدیمی مدیریت حضور و غیاب هستند.
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر مزایای انعطاف پذیری، بهینه سازی هزینه و سهولت دسترسی در دستگاه ها و سیستم عامل ها را ارائه می دهد. و چندین ویژگی این ابزارها را برای سازمانهای مدرن ضروری می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
ویژگی های لازم برای برنامه مدیریت حضور و غیاب
این که چه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب را انتخاب کنید یا مبتنی بر ابر، این چهار قابلیت پایه و اساس ردیابی زمان کارکنان را تشکیل می دهند. به همین دلیل باید ویژگی های زیر را در لیست چک خود داشته باشید:
ورود و خروج
این یک امر ضروری برای مدیریت حضور و غیاب است. کارمندان باید بتوانند با استفاده از کارت خوان های مغناطیسی یا شماره تلفن های شخصی شده ساعت را ثبت کنند. دوره های استراحت را ثبت کنند و ساعتات را ثبت کنند. کارت خوان ها مفید هستند. زیرا خطر کلاهبرداری یا “پروکسی” را کاهش می دهند.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
مدیریت را رها کنید
مدیریت مرخصی یکی دیگر از مواردی است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما باید در آن نقش داشته باشد. یک روز از دست رفته نباید به طور خودکار به عنوان “غایب” ثبت شود. در عوض ، باید به کارمند هشدار داده شود که برای مرخصی اقدام کند یا درخواست حضور و غیاب ویژه (مانند نیمه روز) را ارائه دهد.
در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
ادغام حقوق و دستمزد
اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما به لیست حقوق و دستمزد مرتبط باشد، جبران خسارت طبق زمان تعیین شده، سازگاری هرگونه مرخصی مصوب یا مرخصی پرداخت شده (PTO) محاسبه می شود. به یاد داشته باشید، این فقط به معنای حقوق روزانه نیست. یک نرم افزار کاملاً مفید از غرامت ساعتی و پرداخت انعطاف پذیر نیز پشتیبانی خواهد کرد.
در مورد برنامه مدیریت حضورغیاب بخوانید.
گزارش دادن
ایجاد و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان مسئولیت اصلی منابع انسانی در هر سازمانی است. تولید گزارش پایه، مانند تعداد ساعات، اضافه کاری، روزهای از دست رفته و غیره، باید در قالب گزارش قابل صادرات موجود باشد.
اکنون که از موارد ضروری برای مدیریت حضور آگاه شدید، بیایید به چند ویژگی خوب بپردازیم که می تواند به کارمندان شما کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند و همچنین باعث صرفه جویی در وقت و تلاش شما می شوند.
در مورد سامانه ارسال مرسولات بخوانید.
حضور بیومتریک
حضور بیومتریک در صورت داشتن نیروی کار زیاد با جدول زمانی مشخص و مشخص، بسیار عالی است. به عنوان مثال، یک مرکز تماس دارای شیفت نه ساعته است که بیش از صد نماینده را به کار می گیرد. فناوری بیومتریک با استفاده از اثر انگشت کارمند یا سایر شناسه های شخصی برای مجوز حضور، خطر تقلب را از بین می برد.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.
هشدارهای ساعت
غالباً، یک کارمند ممکن است بعد از استراحت ساعت را فراموش کند. یا با عجله برای رفتن بعد از روز کاری خارج شود. هشدارهای خودکار، مدیران و کارمندان را از این ناهنجاری ها مطلع می کنند و درخواست اقدام سریع دارند.
ادغام تقویم
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب همچنین می تواند با تقویم های دیجیتالی مانند Google Calendar ، Outlook و موارد مشابه همگام سازی شود. این به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا از دسترسی فرد مطلع شوند. ادغام تقویم به ویژه برای تیم های از راه دور که در آن شما می توانید به سادگی حضور یک شخص را از طریق یک تقویم مشترک بررسی کنید، مهم است.
در مورد سامانه ارسال مرسولات پستی بخوانید.
وجه تمایز برنامه مدیریت حضور و غیاب
قابلیت های در حال ظهور مانند ابر، سلف سرویس، تجزیه و تحلیل و پشتیبانی از کارکنان برنامه می تواند به بهینه سازی عملکرد و ساده سازی وظایف منابع انسانی کمک کند. نحوه کار:
پشتیبانی از موبایل و ابر
سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر به طور گسترده ای از هر دستگاهی قابل دسترسی است. این همچنین به معنای یکپارچه سازی مرورگر است. این بدان معنی است که سیستم می تواند بدون نصب برنامه باز شود. همچنین، یک سیستم عامل تلفن همراه می تواند به افزایش کارگران میدانی و بهره وری کارمندان از راه دور کمک کند. ضبط حضور دقیق از هر مکان را امکان پذیر می کند.
در مورد برنامه مدیریت حضورغیاب بخوانید.
سلف سرویس کارکنان
سلف سرویس یک تغییر دهنده برای سیستم حضور و غیاب شما است. کارمندان شما دیگر نیازی به ورود به درب دفتر ندارند. در عوض، آنها می توانند پشت میز خود (در فضای اصلی یا از راه دور) بنشینند و با استفاده از یک برنامه/مرورگر وارد سیستم شوند. درخواست های مربوط به مرخصی، اصلاح سوابق حضور و غیاب و انطباق با خود نیز بدون مداخله منابع انسانی یا مدیر انجام می شود.
تجزیه و تحلیل پیشرفته
سیستم های مدیریت حضور و غیاب با تجزیه و تحلیل پیشرفته، دید بسیار خوبی را در الگوهای حضور و غیاب ارائه می دهند و این افراد را که مرتباً در وقت اضافه کاری می کنند یا از ساعتهای برنامه ریزی شده متفاوت عمل می کنند، برجسته می کند. رفتارهایی از این قبیل را می توان به درستی یادداشت و اصلاح کرد. همچنین سطح بهره وری مطلوب را در دفتر حفظ می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.
سیستم های حضور و غیاب پیشرفته، عملکرد را به نفع شما تغییر می دهند
استفاده از سیستم های حضور و غیاب دیجیتال می تواند نحوه مدیریت نیروی کار شما را تغییر دهد. ویژگی ها و عملکردهای تعبیه شده در این سیستم عامل ها در روند کار روزمره کارمندان شما ضروری است. سیستم های دیجیتال از خطاهایی که منجر به دردسرهای آخر ماه و چالش های انطباق می شود جلوگیری می کنند.
با استفاده هوشمندانه از کاهش دارایی های دیجیتال، سیستم حضور و غیاب شما می تواند یک مزیت باشد. چه برای شرکت شما و چه برای کارمند شما. این نرم افزار یک فرایند پیچیده را به یک نظارت آسان و یک فعالیت ساده تبدیل می کند.
نرم افزار مدیریت الکترونیک حضور و غیاب آنلاین شرکت پرشین سیستم، تمام موارد ذکر شده در این مقاله را شامل می شود. پس شما هم مدیریت سازمان و شرکت خود را به روز کنید.
