چرا پیگیری زمان برای شما و تجارتتان مهم است؟ اگر مجبور به حدس زدن باشیم، می گوییم مهم است که بدانیم چگونه زمان صرفاً برای کار صرف می شود. زیرا این امر بر بهره وری تأثیر می گذارد و بینش را فراهم می کند. اما بیش از همه، دانستن اینکه کارمندان شما چطور وقت خود را می گذرانند، تأثیر بسیار زیادی در نتیجه کار دارد. در اینجا نرم افزار حضور و غیاب دورکاری شرکت پرشین سیستم هخامنش را به شما معرفی می کنیم.
۱_ به عنوان مدیر، از نرم افزار استفاده کنید
همه چیز از بالا به پایین شروع می شود. کارمندان شما می خواهند شما را در حال استفاده از نرم افزار حضور و غیاب دورکاری نیز ببینند. وقتی همه سیاست های یکسانی را دنبال می کنند، همه برنده می شوند و هیچ کس احساس نمی کند مورد موشکافی قرار گرفته است. به علاوه، آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از آن را آسان تر می کند؛ اگر خودتان از آن استفاده می کنید.
در مورد نرم افزار ورودخروج کلاس اندروید بخوانید.
۲_ نرم افزار را تا آنجا که ممکن است خودکار کنید
به تمام ساعت ها نگاه کنید و بررسی کنید که با حذف کارهای پیش پا افتاده، کارمندان شما برای انجام کارهای فوری چقدر می توانند وقت بیشتری داشته باشند. در صورت استفاده مکرر از ساعتهای مشابه، ورق های زمانی را از قبل برنامه ریزی کرده یا ثبت زمان تکراری را مجاز کنید.
در مورد نرم افزار کنترل ورود و خروج بخوانید.
۳_ ساعتی در مقابل حقوق
سازگار باشید و قوانین مشخصی در مورد اینکه چه کسی و چه موقعیتی زمان، چگونه و چرا را ردیابی می کند، داشته باشید. اگر یک موسسه حقوقی هستید، کلیه حقوق و دستمزد و کارهای ساعتی باید بر اساس نحوه صورتحساب مشتری و عملکرد آنها انجام شود. در حالی که یک رستوران نمی خواهد کارمندان حقوق و دستمزد وقت خود را ثبت کنند. زیرا آنها اغلب بیرون از خانه هستند و همزمان چندین کار را انجام می دهند.
در مورد نرم افزار ارسال بسته پستی بخوانید.
۴_ پیگیری زمان روزانه
ساعات کاری خود را در پایان هفته به صورت دستی وارد نکنید. نمی توانید به یاد بیاورید که هر روز ساعت چه زمانی را بیرون بودید. یا چه مدت با مشتری هستید و غیره. آیا یادتان هست چهارشنبه گذشته برای ناهار چه ناهار خوردید؟ احتمالا نه. هوشیار باشید! به محض اینکه به دفتر رسیدید و سخت کار کردید، ساعت را ببندید. بله، بعد از اینکه چای صبح را خوردید. هنگامی که وسایل خود را برای روز تهیه می کنید ساعت را خاموش کنید. به این ترتیب هیچ اشتباهی رخ نمی دهد و شما مجبور نیستید حدس بزنید.
در مورد نرم افزار ورود و خروج آنلاین بخوانید.
۵_ دسته بندی ها را ساده نگه دارید
کارها را ساده انجام دهید. دسته هایی مانند “جلسات“، “کار در خانه“، “در محل” یا “آموزش کارمندان” را فعال کنید. این باید کاملاً شفاف و ردیابی زمان برای کارمندان باشد. دسته ها را در سراسر هیئت مدیره ثابت نگه دارید. اطمینان حاصل کنید که کانالهای ارتباطی فقط در صورت نیاز کارمندتان به چیزی باز هستند. از کارمندان خود سوال کنید آیا فکر می کنند باید دسته ای اضافه یا حذف شود.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.
۶_ اطمینان حاصل کنید که کارمندان می دانند چرا از نرم افزار استفاده می کنند
بیشتر اوقات، کارمندان احساس می کنند که از طریق ردیابی زمان تحت نظارت مدیران قرار گرفته اند. اینطور نیست! مدیران زمان را ردیابی می کنند تا بدانند چقدر زمان صرف شده است تا بتوانند دامنه کار را خیلی بهتر تخمین بزنند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که تیم شما از این موضوع آگاهی دارد.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
۷_ اشتراک داده ها
به کارمندان و همکاران خود اطلاع دهید که چگونه از ساعتها استفاده می شود. این می تواند به روند استخدام، نحوه مدیریت منابع انسانی در کارهای روزمره، نحوه صورتحساب از مشتریان، چگونگی بهبود گردش کار و غیره کمک کند. شفاف بودن عامل اصلی اعتماد سازی است.
۸_ از یادداشت به میزان کم استفاده کنید
گاهی اوقات اضافه کردن شرح یا یادداشت به ساعات کار خود می تواند مفید باشد. اما فقط درصورتی که شرایط آن را بخواهد. هر روز نیاز به خلاصه سازی ندارید.
در مورد نرم افزار مدیریت بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
۹_ پیگیری هر چیز کوچکی ضروری نیست
هنگامی که به تعداد زیادی جزئیات و دقت نیاز است، احتمال ناقص بودن داده ها و اشتباهات بسیار بیشتر است. به خصوص اگر در مورد دلیل نیاز تیم خود به این کار توضیح ندهید. (یعنی نکته شماره شش) این نکته مهم است.
به این فکر کنید: استراحت یا حمام نیازی به پیگیری ندارد. در عوض فقط آن را به زمان انجام پروژه یا کار اضافه می کنید. علاوه بر این، استراحت ناهار ۳۰ دقیقه ای نیازی به پیگیری ندارد، به راحتی آن را به عنوان استراحت برچسب گذاری کنید.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
۱۰_ برچسب ها می توانند کمک بزرگی باشند
نرم افزار حضور و غیاب دور کاری به شما امکان می دهند برچسب ها را به هر پروژه اضافه کنید. این کلماتِ کلیدی هستند که در صورت نیاز به فیلتر کردن گزارش ها یا فقط داشتن ایده ای واضح درباره کارها، روند کار را، آسان می کنند. به عنوان مثال، یک برچسب می تواند ناهار، مشتری، نام پروژه، مکان، آموزش و غیره باشد. برچسب همچنین به شما نشان می دهد که چقدر زمان برای چنین فعالیتی صرف شده است.
این امر بسیار مفید است. زیرا می تواند سهولت ارسال فاکتور را فراهم کند و به شما امکان می دهد مدت زمان انجام برخی کارها را مشخص کنید تا برای دفعه بعد مانند آموزش آمادگی بیشتری داشته باشید.
اگر هنوز از قلم و کاغذ استفاده می کنید، در گذشته جا مانده اید. اکثریت قریب به اتفاق مشاغل قبلاً تغییر وضعیت داده اند و این بسیار راحت تر از آن است که فکر می کنید. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب دور کاری پرشین سیستم هخامنش مدیریت مدرن خود را شروع کنید.
