بایگانی اسناد به شما کمک می کند تا ضمن مرتب کردن دفتر کار، اطلاعات مهم را با خیال راحت ذخیره کنید. در اینجا نحوه پیاده سازی نرم افزار های بایگانی دیجیتال و دیگر روش ها آورده شده است.
بایگانی اسناد عملی است که اسناد ساکن را در یک فضای فیزیکی یا دیجیتالی ایمن ذخیره می کند. جنبه مهم هر سیستم، مدیریت اسناد DMS است. مشاغل موجود در صنایع و زمینه های مختلف، بایگانی اسناد را انجام می دهند، خصوصاً مشاغلی که باید سوابق و پرونده هایی را که دیگر از آنها به طور فعال استفاده نمی شود نگهداری کنند.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
بایگانی اسناد چیست؟
بایگانی اسناد روشی است برای انتقال اسنادی که دیگر بطور منظم مورد استفاده قرار نمی گیرند، اما هنوز هم باید نگهداری شوند.
اسناد ممکن است به چند دلیل ذخیره شوند، از جمله:
-
الزامات قانونی
-
سوابق تجاری
-
سوابق مالیاتی
-
آزاد کردن فضا
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
این اسناد می توانند فیزیکی یا دیجیتالی باشند، اگرچه بسیاری از مشاغل برای کاهش فضای ذخیره سازی فیزیکی و سهولت انجام کارهای روزمره، از کاغذ به مدیریت اسناد دیجیتال تغییر جهت می دهند و بایگانی می شوند. بایگانی اطلاعات بخش مهمی در هر شغل است و به شما امکان می دهد اسناد مهم را حفظ کرده و آنها را به گونه ای دسته بندی کنید که در صورت نیاز به آنها در آینده، پیدا کردن این اسناد آسان باشد.
توجه به تفاوت بین داده های پشتیبان و داده های بایگانی شده مهم است. داده های پشتیبان یک وسیله بازیابی موقتی برای اسنادی است که به طور فعال استفاده می شوند. برعکس، داده های بایگانی شده شامل اسنادی است که شما یا کارمندانتان به طور فعال از آنها استفاده نمی کنید (و در آینده ای نه چندان دور از آنها استفاده نخواهید کرد)، اما هنوز هم باید آنها را در دست داشته باشید.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
راه های بایگانی اسناد
روشهای متعددی برای بایگانی اسناد وجود دارد که هرکدام موافقان و مخالفان خاص خود را دارند. ما می توانیم سه روش متداول را برای تعیین آنچه می توان از انتخاب هر یک از آنها به دست آورد یا از دست داد، مقایسه کنیم. (لازم نیست فقط یک روش را انتخاب کنید ؛ بایگانی های متعدد و ایجاد تنوع در آنها معمول است.)
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
ذخیره سازی کاغذ
قدیمی ترین روش، ذخیره سازی سنتی کاغذ است – کمدهای بایگانی پر از اسناد یا کپی ها.
این یکی از ایمن ترین روش های بایگانی در دنیای دیجیتال است: ذخیره سازی کاغذ را نمی توان هک کرد، و ویرایش اطلاعات بایگانی شده فیزیکی بدون ردیابی بسیار دشوار است.
اشکال اصلی ذخیره سازی کاغذ، دست و پا گیر بودن و کندی استفاده از آن است. کامپیوتر می تواند اسناد دیجیتالی را تحت سیطره قرار دهد، در محتویات آنها جستجو کند و اطلاعات را در چند ثانیه مرتب و فهرست کند. یافتن اطلاعات مشابه با اسناد کاغذی می تواند ساعتها – حتی در بعضی موارد روزها طول بکشد. ذخیره سازی کاغذ امنیت را اضافه می کند، اما کارایی را فدا می کند.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
بایگانی دیجیتال
ذخیره سازی دیجیتال احتمالاً رایج ترین روش بایگانی امروز است. شما از همه اسناد خود کپی دیجیتال دارید و این پرونده های دیجیتالی را می توان در درایوهای سخت، سرورهای محلی، منابع ابری یا هر سیستم رایانه دیگری ذخیره کرد. بایگانی های دیجیتال بسیار در دسترس و کارآمد هستند. اینها دلایلی است که نرم افزار های بایگانی اسناد اختراع شده اند.
در صورت درخواست اسکن کنید
روش ذخیره سازی معمول دیگر، اسکن در صورت تقاضا است. این به عنوان ترکیبی بین بایگانی دیجیتال و کاغذ عمل می کند. Scan on demand سرویسی است که اطلاعات شما را به عنوان اسناد کاغذی ذخیره می کند . آنها را اسکن کرده و به صورت اسناد دیجیتالی ارسال می کند. با سهولت دیجیتالی شدن، از قابلیت اطمینان و امنیت اسناد کاغذی برخوردار می شوید. البته. اسکن در صورت تقاضا، به هیچ وجه به سرعت بایگانی های دیجیتال نیست و خطرات امنیتی را برای بایگانی های کاغذی شما ایجاد می کند.
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
نرم افزار بایگانی دیجیتال
نرم افزار بایگانی دیجیتال کارایی را برای تجارت شما افزایش می دهد. دنیا به طور فزاینده ای به سمت دیجیتالی شدن پیش می رود و کسب و کارهایی که هنوز از سیستم های آنالوگ استفاده می کنند سخت تر می توانند مسیر تجاری را طی کنند. با استفاده از یک نرم افزار بایگانی دیجیتال می توانید هر سندی را فقط با چند کلیک بیابید. بدین طریق گردش کار خود را بهبود دهید و نیازی به مرتب سازی جعبه ها ندارید.
نرم افزار بایگانی دیجیتال به انطباق کمک می کند. برای مشاغل صنایع حقوقی، پزشکی یا مالی، غالباً مقررات سختگیرانه ای در مورد چگونگی ذخیره اطلاعات مشتریان وجود دارد. که رعایت آنها هنگام کار و ذخیره نسخه های کاغذی دشوار است. نرم افزار های بایگانی دیجیتال معمولاً با اقدامات انطباق خودکار همراه هستند. تا به اسناد تجاری شما در رعایت مقررات کمک کنند.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
