حضور کارکنان می تواند در سیستم حضور و غیاب مدیریت و پیگیری شود. این امر از طریق سیستم مدیریت مرخصی موجود در ماژول منابع انسانی (HR) به دست می آید.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
میزان حضور کارکنان با شمارش مرخصی های گرفته شده توسط کارکنان برای یک دوره زمانی محاسبه می شود. بدین منظور، سیستم مدیریت مرخصی حضور و غیاب به درخواست مرخصی و مراحل تأیید یا رد مرخصی در بخش های مختلف رسیدگی می کند.
حضور کارکنان مستقل از تعطیلات مشخص شده در تقویم موجود است. اگر کارکنان برای یک روز کاری از مرخصی استفاده می کنند، باید برای مرخصی در سیستم اقدام کنند. در صورت عدم درخواست مرخصی برای کارمند، مدیر می تواند مرخصی را در سیستم با استفاده از امتیازات مدیریت علامت گذاری کند. این معمولاً زمانی اتفاق می افتد که کارمند برگ های اختصاص داده شده را تمام کرده و نیاز به مرخصی اضافی دارد.
گزارش حضور کارکنان؛ جزئیات مرخصی همه کارکنان یک بخش خاص را نشان می دهد. این در واحد مدیریت منابع انسانی تحت مدیریت مرخصی کارکنان به عنوان گزارش حضور و غیاب قابل دسترسی است.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
خودکارسازی حضور و غیاب از طریق سیستم ها
سیستم مدیریت حضور و غیاب را می توان با پیاده سازی سیستم های بیومتریک و RFID در محوطه سازمان و ادغام سخت افزار با سیستم مدیریت حضور و غیاب خودکار کرد. این پیشرفت می تواند حجم کاری باقیمانده را نیز از مدیران بگیرد و مدیریت حضور و غیاب را کاملاً خودکار کند.
چنین تحول کاملی ممکن است برای موسسات کوچک هزینه بر باشد.. بنابراین آنها به دنبال یک روش ترکیبی هستند. این اینجا به جای پیاده سازی در داخل هر بخش، سخت افزار را در مکان های کلیدی مختلف سازمان نصب می کنند.
بنابراین این سخت افزارها به جای ردیابی حضور و غیاب از نظر موضوعی، حضور کلی کارکنان در داخل و خارج از محوطه را پیگیری می کنند.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
هنگامی که کارکنان وارد یا خارج می شوند، تاییدیه ها فوراً برای سیستم ارسال می شود. این دستگاه ها همچنین می توانند به عنوان ابزاری کارآمد برای علامت گذاری و ردیابی حرکات در مناطق محدود موسسه برای کارکنان عمل کنند.
با توجه به روند تحول دیجیتالی در همه بخش های جهان، هیچ موسسه یا سازمانی نمی تواند در این عصر دیجیتالی بدون سیستم ها و نرم افزارهای مدیریت حضور و غیاب دیجیتالی و آنلاین مناسب و دستگاه های ردیابی حضور و غیاب مانند بیومتریک و RFID دوام بیاورد. این سیستم ها تضمین می کند که نظم و انضباط موسسه حفظ شود و کارکنان به سمت تعالی تلاش کنند. این سیستم همچنین از طریق اطلاع رسانی فوری به مدیریت، نحوه ی کا و رفتار کاری کارمند را آنالیز می کند.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
مزایای دیجیتالی شدن فرآیند سیستم مدیریت مرخصی و حضور و غیاب
سرعت
سیستم دیجیتالی شده امکان علامت گذاری حضور فوراً از طریق تلفن همراه یا لپ تاپ را می دهد. داده های به روز شده از لپ تاپ یا تلفن همراه فوراً در همه بخش های مربوطه در سیستم در دسترس خواهد بود.
دقت
داده هایی که از طریق سیستم مدیریت حضور دیجیتالی به روز شده و نگهداری می شوند، خطاهای کمتری خواهند داشت و دقت کل سیستم را بهبود می بخشد. دلیل این اشتباهات کمتر، کاهش کاغذبازی است.
وقت شناسی
سیستم حضور و غیاب دیجیتالی با ارائه گزارش های فوری به مدیران باعث می شود که کارکنان به درستی در محل کار حضور داشته باشند. این باعث افزایش دقت و نظم در سازمان می شود.
هشدارهای فوری
این امر بدون وجود سیستم دیجیتالی غیرممکن بود. هشدارهای پیامکی و همچنین اعلان های اضطراری را می توان هنگام استفاده از سیستم مدیریت دیجیتالی حضور و غیاب به تلفن های همراه ارسال کرد.
گزارشات فوری
به دلیل ماهیت دیجیتالی داده های ذخیره و بازیابی شده، گزارشات حضور و غیاب می تواند فوراً توسط مدیران سیستم ایجاد شود. در گذشته، ساعت ها طول می کشید تا گزارش های حضور و غیاب را با مدیریت ارشد به اشتراک گذاشت.
صرفه جویی در وقت
در نتیجه همه مزایای فوق، این سیستم در وقت گرانبهای مدیران صرفه جویی می کند. اکنون می توان این وقت را برای بهبود سایر بخش ها صرف کرد.
صرفه جویی در کاغذ و ذخیره سازی
با همه گزارشات و ابزارهای موجود به صورت دیجیتالی، نیازی به چاپ و کپی گزارشات برای ذخیره نیست. این کار باعث صرفه جویی در ضایعات کاغذ می شود و به فضای ذخیره سازی کمتری نیاز دارد.
یکپارچه سازی
ماهیت دیجیتالی سیستم امکان ادغام یکپارچه با سایر ابزارها و سخت افزارها را فراهم می آورد. مانند: مانند بیومتریک، نرم افزار های حضور و غیاب، سیستم حضور و غیاب و غیره. این ارتباط متقابل بین ابزارها امکانات متعددی را در پیشرفت های تحصیلی و اداری باز می کند.
