اهمیت سیستم مدیریت حضور و غیاب، از کارت های پانچ گرفته تا سیستم های بیومتریک، ردیابی زمان، و … در طول سالها به عنوان بخشی از مشاغل، یک فرآیند مهم بوده است. وقتی کارکنان به محل کار می رسند، باید زمان ورود و خروج خود را یادداشت کنند. به عنوان یک قاعده کلی، کارمندان بلافاصله قبل از خروج سریع از دفتر، ساعت کاری را پر می کنند.
گاهی اوقات، این فرآیند درست قبل از ارسال برگه های زمانی به منابع انسانی، در آخرین روز هفته یا ماه انجام می شود. بهره وری و روحیه کارکنان تحت تأثیر شیوه های زمانسنج دستی قرار می گیرد. تلاش برای پر کردن ساعات کاری پس از اتمام روز، می تواند منجر به عدم دقت، دستکاری در برگه زمان و غیره شود.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
بدون سیستم حضور و غیاب، سازمان ها با مشکلات مربوط به عدم رعایت مقررات، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش ها روبرو هستند. با جایگزینی برگه های زمان کاغذ با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب، سازمان ها می توانند در وقت خود صرفه جویی کنند. بار اداری را کاهش، دقت را افزایش و تنگناهای فرآیند را از طریق حضور روزانه حذف کنند.
سیستم های مدیریت حضور و غیاب باید بخشی از هر سازمان باشد
با استفاده از سیستم های مدیریت حضور و غیاب می توانید ساعات کار کارکنان را به طور دقیق محاسبه کنید. اگر حقوق کارکنان شما ساعتی پرداخت شود، از این امر سود خواهید برد. پیگیری دستمزد کارکنان ضروری است. همچنین تعیین اینکه آیا هر کارمندی دستمزد اضافه کاری دارد با استفاده از سیستم های حضور و غیاب به راحتی قابل ارزیابی است.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
سیستم حضور و غیاب به سازمان شما کمک می کند تا الزامات زمان بندی قانون استانداردهای کار عادلانه را برآورده کنید. تعداد کارکنان حقوق بگیر نیز مهم است. هم در محل کار و هم در خارج از کسب و کار، کارکنان شما می توانند زمان خود را ثبت و ضبط کنند تا بتوانید حتی در مواقعی که شما در کنارشان نیستید پیشرفت آنها را ردیابی کنید.
علاوه بر این، می توانید با پیگیری زمان کارکنان خود تعیین کنید که آیا کارکنان شما وقت شناس هستند یا خیر. با استفاده از این اطلاعات، می توانید دریابید که آیا یک کارمند تمایل دارد دیر به محل کار برسد یا زودتر از محل کار خود را ترک کند.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
نظارت بر حضور کارکنان همچنین می تواند به شما در ردیابی تعداد روزهایی که هر کارمند تا چه میزان از مرخصی استفاده می کند، کمک کند. سیستم حضور و غیاب همچنین یاری رسان شما در مدیریت سیاست های مرخصی هستند. داشتن سیاست برای روز بیماری برای مشاغلی که به کارمندان اجازه می دهند از مرخصی بیماری استفاده کنند، بسیار مهم است.
نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب
برای حفظ شهرت، سودآوری و قابلیت اطمینان شرکت خود، باید حضور کارکنان را پیگیری کنید. مدیریت حضور به شش دلیل اصلی مورد نیاز است:
به حداکثر رساندن بهره وری
کار انجام شده توسط کارگران انسانی یکی از مهمترین عوامل تولید است. یک سیستم حضور و غیاب کارآمد، ساعات کار مولد کارکنان را افزایش می دهد.
افزایش اثربخشی عملیاتی
در اینجا تنها بهره وری فردی کارکنان مطرح نیست. بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز مورد مطالعه است. هنگامی که اعضای تیم غایب هستند، مشکلات هماهنگی، تأخیر در انجام کارِ در حالِ پیشرفت رخ می دهد. در نتیجه، وقتی این کار را با چند نفر تکرار می کنید، اثر غیبت چند برابر می شود.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
انضباط بین کارکنان
نقص در نظم و انضباط سازمان منجر به غیرقابل پیش بینی بودن، تأخیر و تغییرپذیری کیفیت می شود. کارکنان وظیفه شناسی که متوجه نقض نظم و انضباط می شوند، نادیده گرفته می شوند. آنهادر ابتدا ناامید و ناراحت هستند و در صورت ترک کار، کارفرما ضربه بزرگی را متحمل می شود. افزودن نظم و انضباط زمان به مدیریت می تواند به کاهش تنوع کارمندان کمک کند.
پیگیری اضافه کاری
کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان ها از جمله بیمارستان ها، خرده فروشی و کارخانه ها رایج است. ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که تقاضای بالای تولید باعث شود افراد ساعات بیشتری را کار کنند.
شیوه های حسابداری و سیستم های ردیابی زمان، هم به صرفه و هم به رضایت کارکنان کمک می کند. در صورت عدم وجود سیستم های مناسب حضور و غیاب؛ اختلافات، افزایش هزینه های کارکنان و استرس اداری به وجود خواهد آمد.
در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.
پرداخت دقیق تر
محاسبه دقیق حقوق کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضور و غیاب است. سوابق حضور و غیاب اطلاعاتی در مورد حقوق پرداختی برای هر روز کار ارائه می دهد. همچنین، کمک هزینه شیفت، پاداش حضور و اضافه کار با استفاده از داده های حضور محاسبه می شود. این امر اغلب مسائل و مشکلات مربوط به حضور افراد در زمان پرداخت را کاهش می دهد.
مدیریت انطباق
گزارشات انطباق نیز نیاز به اطلاعات حضور دارند. گزارشات ارائه شده در این بخش شامل اطلاعاتی در مورد ساعات کار در روز، در هفته، شیفت کاری، ساعات اضافه کاری و تعداد روزهای حضور، غیبت یا مرخصی یک کارمند است.
قوانین متنوعی وجود دارد که مستلزم تهیه این گزارش ها است. از جمله قانون کارخانه ها، قانون فروشگاه ها و تأسیسات و غیره.
در مورد نرم افزار دورکاری حضور و غیاب بخوانید.
