انواع سیستم های حضور و غیاب

امروزه نیاز به کاغذهای دستی در دنیای دیجیتال از بین رفته است. عصر دیجیتال مزایای بسیاری از جمله افزایش بهره وری و صرفه جویی مالی برای شرکت ها و افراد را ارائه می دهد. امروزه کارفرمایان هوشمند از فناوری های جدیدی برای مدیریت حضور و غیاب به کار می گیرند. در ادامه انواع مختلف سیستم های مدیریت حضور و غیاب را مرور می کنیم.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

روش سنتی و دستی سیستم های مدیریت حضور و غیاب:

روش سنتی و دستی سیستم مدیریت حضور و غیاب:

قبل از عصر فناوری، سیستم های مدیریت حضور و غیاب دستی، رایج ترین روش برای ردیابی حضور بود. زمان کارمند بسته به نحوه ثبت در یک Register یا MS-Excel یا در یک کتاب ثبت می شد.

از آنجا که این روش با یک راه حل خودکار جایگزین شده، منسوخ شده است. ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی ها و الزامات هستیم. زمان ورودی و خروجی کارکنان دیگر نمی تواند به صورت دستی ثبت شود.

با توجه به ماهیت دستی این پرونده، کارمندان ممکن است بیرون بروند و مجددا بازگردند. بنابراین این روش از دور خارج می شود.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

برگه های زمانی:

برگه ها هنگام شروع و پایان کار توسط کارکنان به عنوان سند عرضه می شوند. در نتیجه، کارفرما تفصیلی از وظایفی را که کارمند در کل دوران تصدی خود انجام داده دریافت می کند. چنین اطلاعاتی برای برآورد زمان و مدیریت منابع استفاده می شود.

استفاده از این برگه های زمانی به صورت آنلاین معمول است. گاهی می توان از طریق وب به این برگه های زمانی دسترسی داشت. در نتیجه، می توان به طور موثر ساعات کار یک کارمند را ردیابی کرد.

این امر هزینه های کارکنان را در بلند مدت برای پیگیری زمان کار آنها کاهش می دهد. با توجه به برگه زمانی کارمندی که کار/وظیفه مشابهی را انجام داده است، کارفرما می تواند زمان دقیق انجام یک کار معین را محاسبه کند.

همچنین، می توان مدت زمانی را که افراد صرف فعالیت های مختلف می کنند، مورد بررسی و مقایسه قرار داد. بر این اساس، نقش یک کارمند را می توان با توجه به عملکرد او تنظیم کرد.

برگه های زمانی یک شرکت همچنین اطلاعاتی در مورد بهره وری یک کارمند ارائه می دهد. در نتیجه، کارهای اداری تا حد زیادی کاهش می یابد.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

سیستم های مکانیزه:

سیستم های مکانیزه:

این سیستم به طور خودکار یک رکورد با تمام زمان بندی کارکنان در ورودی و خروجی بر اساس ورودی داده ایجاد می کند.

کارمند باید هر بار که وارد دفتر می شود یا از آن خارج می شود، اثر انگشت خود را ثبت کند. بنابراین، هر بار که ورودی یا خروجی ایجاد می شود، نیازی به بررسی دقیق نیست.

با این حال، یک سیستم موثرتر برای ردیابی حضور کارکنان یک سیستم خودکار است. این می تواند به معنای کارهای دستی کمتر و قابلیت اطمینان بیشتر نسبت به سایر روش ها باشد.

در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.

کارت های زمان:

هر کارمند یک کارت زمان دریافت می کند که باید بر روی دستگاه بکشد تا بتواند حضور خود را ثبت کند. به محض کشیدن کارت، داده های موجود در کارت جمع آوری شده و داده ها به رایانه منتقل می شوند، پس تمام کاغذهای دستی از روند حذف می شوند. می توانید سیستم خود را با دیگر سیستم کشیدن کارت شخص ثالث ادغام کنید.

کارت مجاورت، نشان ها یا کلید:

با استفاده از این سیستم ها، نیاز به ثبت اثر انگشت به طور کامل برطرف می شود. هنگام استفاده از این نوع سیستم های حضور و غیاب، وظیفه کارمند است که کارت مجاورت، نشان یا کلید اصلی را در مقابل سیستم خواننده کارت بگذارد. تعدادی از این سیستم ها همچنین می توانند برای نظارت بر حرکت کارکنان در سراسر یک مرکز مورد استفاده قرار گیرند.

در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.

حضور بیومتریک:

حضور بیومتریک:

هدف این است که با استفاده از یک دستگاه بیومتریک، کارمند را در داخل سازمان به تأیید برسانید و شناسایی کنید.

این الگو در کارت هوشمند یا پایگاه داده یک دستگاه بیومتریک ضبط و ذخیره می شود تا بتوان از آن برای تأیید هویت کاربر (کارمند) استفاده کرد. در نتیجه، کاربران تنها با استفاده از ویژگی های بیومتریک خود، بدون استفاده از کارت های هوشمند، نام کاربری یا سایر روش ها، شناسایی می شوند.

دو کلاس مختلف در حضور بیومتریک وجود دارد:

اول، بیومتریک فیزیولوژیکی که در آن اثر انگشت، دست، صورت، عنبیه و غیره ضبط و مقایسه می شود. اثر انگشت پرکاربردترین بیومتریک فیزیولوژیکی است.

علاوه بر این، بیومتریک رفتاری که در آن رفتار فرد مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد، از جمله تشخیص صدا، امضا و ضربه زدن به کلید و غیره.

به طور کلی در یک دفتر، تأیید بیومتریک با تشخیص اثر انگشت یا شبکیه چشم با استفاده از خواننده های بیومتریک انجام می شود.

در مورد نرم افزار دورکاری حضور و غیاب بخوانید.

پاسخ صوتی تعاملی:

پاسخ صوتی تعاملی:

یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی (IVR) به کارکنان اجازه می دهد تا با پانچ کار کنند. برنامه های خود را بررسی کنند. پیام های اپراتور را دریافت کنند و فقط با استفاده از تلفن های لمسی خود درخواست مرخصی کنند.

این برنامه که به طور سفارشی طراحی شده است تا نیازهای هر سازمان را برآورده کند، با گفتگوی تماس و پیام های صوتی ضبط شده حرفه ای شروع می شود.

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین:

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین یک سیستم مبتنی بر ابر برای حفظ زمان است. نرم افزار حضور و غیاب به کاربران امکان می دهد از طریق وب یا Mobile-App وارد سیستم شوند. از طریق فناوری ابری، داده های حضور و غیاب و ورود و خروج از سیستم تقریباً در هر مکانی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است. آدرس IP ثابت کاربر همچنین می تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.

در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.

ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه های شخصی آنها انجام می شود. راحتی که بسیاری از کارکنان در عصر دیجیتال ما انتظار دارند. اگر بخش بزرگی از نیروی کار شما در راه دور، در سایت های مشتری یا در فروش های خارج از کشور مشغول به کار هستند، این سیستم ها نیز می توانند مفید واقع شوند.

در مقایسه با سیستم های سنتی مانند مشارکت حضوری، نرم افزار مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر بسیار کارآمدتر است. نرم افزار مدیریت حضور و غیاب نسبت به نرم افزارهای جداگانه مدیریت حضور، هم افزایی بیشتری را ارائه می دهد.

سیستم های مدیریت