چرا برای یک شرکت در حال رشد ضروری است که به سیستم مدیریت حضور و غیاب کارمندان روی بیاورد؟ بیشتر مقررات مربوط به کارمندان؛ سهمیه مرخصی را برای کارمندان / کارگران تعیین کرده اند تا بتوانند برای بیماری، تعطیلات یا زایمان از کار خارج شوند. انواع دیگری از برگهای پرداخت شده وجود دارد. مانند: برگهای گاه به گاه، برگهای ترانزیت، برگهای جابجایی، برگهای پزشکی، برگهای جبرانی، برگهای حمل شده و غیره، که مخصوص شرکت است.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب کلاس اندروید بخوانید.
هر نوع مرخصی دارای سیاستی است که توسط دولت یا سازمان تنظیم شده است که صلاحیت، ماتریس تأیید و سهمیه سالانه را تعیین می کند. که کارمندان می توانند از آن بهره مند شوند. به طور معمول، برگها برای یک سال تقویمی (برخلاف سال مالی) تنظیم می شوند تا سهولت عملیات و اهداف ردیابی داشته باشند.
ضرورت سیستم مدیریت حضور و غیاب برای سازمان
از منظر تجارت، مرخصی گرفته شده معادل خروج پول نقد برای یک سازمان است. هر زمان که یک کارمند از مرخصی استفاده می کند، به این معنی است که هیچ بهره وری وجود ندارد. اما در عین حال ، پرداخت برای آن روز (ها) باید انجام شود. بنابراین داشتن یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قوی برای یک سازمان ضروری می شود.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
بسیاری از شرکت ها تصمیم می گیرند حضور کارمندان در صفحات گسترده را حفظ کنند. زیرا این کار را مقرون به صرفه و قابل کنترل می دانند. اما با رشد شرکت، به روزرسانی روزانه داده ها در صفحه گسترده برای پرسنل منابع انسانی چالش برانگیز می شود. وظایف اداری مربوط به ثبت مرخصی استعلاجی، تأیید مرخصی سالانه، نظارت بر مانده مرخصی و غیره، غیرقابل کنترل می شود. همچنین مدیریت دستی آن باعث می شود ساعتهای پربار زیادی از یک منبع اختصاصی که به طور معنی داری در سایر پروژه های حیاتی است، صرف این کار شود.
بنابراین همیشه بهتر است قبل از اینکه صفحه گسترده های دستی غیرقابل کنترل شوند، به یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین بروید.
در اینجا دلایلی وجود دارد که باعث می شود صفحات گسترده بتوانند روند مدیریت کامل مرخصی را کند کنند.
وقت گیر هستند
در سناریویی که کل مراحل مرخصی به صورت دستی توسط منابع انسانی در یک صفحه اکسل یا ثبت نام پیگیری می شود، کارمند ابتدا باید از مدیر گزارش اجازه بگیرد. در این مرحله، مدیر گزارش هیچ سابقه مرخصی از اعضای تیم خود را ندارد. او باید جهت تایید مرخصی، به وضعیت حضور اعضای تیم خود(HR) نگاهی بیاندازد. وقتی HR مرخصی موجود را تأیید کرد، مدیر می تواند تأیید کند. پس از تأیید مرخصی، مدیر باید نوع مرخصی و تعداد روزهای تأیید شده را برای به روزرسانی سوابق کارمند به منابع انسانی اطلاع دهد.
در مورد نرم افزار حضورغیاب آنلاین بخوانید.
اتلاف ساعت های کاری مولد
یک سیستم مدیریت مرخصی مبتنی بر صفحه گسترده، وقت زیادی را برای پر کردن وضعیت مرخصی روزانه کارمندان صرف می کند. کار پرسنل منابع انسانی برای به روزرسانی داده های مشابه در چندین صفحه گسترده و جستجوی اطلاعات گسترده برای جمع آوری اطلاعات خاص، کاری طاقت فرسا می شود. یک نرم افزار کارآمد منابع انسانی می تواند به راحتی کل فرآیند را ساده کند و به طور قابل توجهی اتلاف ساعات کاری مولد را کاهش دهد.
داده ها به راحتی قدیمی می شوند
صرف نظر از تلاش و زمان صرف شده توسط بخش منابع انسانی در ورود دستی داده ها، همراهی با وضعیت حضور و غیاب کارمندان که همیشه در حال تغییر است، چالش برانگیز است. داده های منابع انسانی به طور مداوم با ورودی های جدید، خروج، تغییر اطلاعات شخصی، جزئیات بانکی، آموزش و غیره تغییر می کند. با رشد شرکت؛ پیگیری و به روزرسانی این تغییرات از نظر انسانی غیرممکن می شود. با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین، تمام اطلاعات در سیستم ادغام می شوند و فرآیندها به طور خودکار ساده می شوند.
در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بخوانید.
با تعداد زیادی کارمند غیرقابل کنترل است
جایی که یک مدیر دامنه کنترل گسترده ای دارد، پیگیری برنامه های مرخصی تمام اعضای تیم چالش برانگیز است. زیرا داده ها مربوط به منابع انسانی است. بعلاوه، اگر پروژه های حیاتی ادامه داشته باشند، به طور همزمان احتمال ورود بسیاری از اعضا به پروژه وجود دارد. این امر باعث می شود برنامه پروژه به خطر بیفتد.
محاسبه پایان سال مرخصی به چالش کشیده شده است
بیشتر شرکت ها فرآیند انتقال مرخصی دارند. که در آن به کارمندان اجازه داده می شود برخی از برگه های خود را تا سال تقویمی بعدی به همراه داشته باشند. این مانده؛ علاوه بر سهمیه جدیدی است که کارمندان در ابتدای سال دریافت می کنند. منابع انسانی مجبور است به طور دستی آن برگه های مرخصی بدون استفاده را برای هر کارمند محاسبه و در سهمیه سال آینده لحاظ کند. محاسبه دستی این امر استرس زا و مستعد خطا است که به نوبه خود منجر به نارضایتی کارمندان می شود.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.
دید محدود اطلاعات مرخصی به کارمند و مدیر
ارتباطات کارکنان یک چالش بزرگ است که HR مجبور است مرتباً بر اساس برگه های اکسلی که نگهداری می کند به درخواستهای موجود در مانده مرخصی و سیاستها پاسخ دهد. در این مدیریت مرخصی دستی، این شانس وجود دارد که منابع انسانی نتواند مرخصی برگه ها را به روز کند. یا مدیران برای اطلاع دادن به منابع انسانی در مورد برگه های کارمندان خود زمان را از دست می دهند. چنین سیستم دستی طبیعتا مستعد خطا است.
هیچ منبع متمرکز اطلاعاتی وجود ندارد
در یک فرایند مدیریت مرخصی دستی، بخش منابع انسانی معمولاً صفحات گسترده جداگانه ای را برای غیبت، تعطیلات، حضور، ارزیابی و بسیاری موارد دیگر نگهداری می کند. در چنین تنظیماتی، هر بخش نیز سوابق خود را حفظ می کند. تا اطمینان حاصل کند که کاملاً به صفحه گسترده منابع انسانی وابسته نیستند. این بیشتر سردرگمی ایجاد می کند. زیرا هیچ داده متمرکز برای مراجعه وجود ندارد. حداقل دسترسی به داده ها، به منابع انسانی و بخش های مربوطه محدود است.
در مورد نرم افزار حضورغیاب دورکاری بخوانید.
دسترسی محدود به داده های ضروری
از آنجا که داده ها بصورت متمرکز ذخیره نمی شوند، اطلاعات ساده مانند: “وضعیت مرخصی تیم من چگونه است؟ “باید از طریق بخش منابع انسانی هدایت شود. این نه تنها یک کار ساده را به تأخیر می اندازد بلکه باعث ناامیدی کارکنان می شود.
به دست آوردن اطلاعات در زمان واقعی چالش برانگیز است
وقتی HR به طور دستی همه داده ها را در چندین صفحه گسترده ذخیره می کند، هرگونه نیاز مدیریت از یک داده خاص، باعث ایجاد وحشت در بخش می شود. مردم برای یافتن آخرین نسخه اطلاعات از انبوه پرونده های داده، عجله می کنند. سیستم مدیریت حضور و غیاب آنلاین کارمندان می تواند به راحتی داده های بلادرنگ را ضبط کند. این داده ها به صورت مرکزی ذخیره می شوند. که توسط پرسنل مجاز در هر زمان و از هرجایی قابل دسترسی هستند. داده های زمان واقعی به مدیریت در تصمیم گیری استراتژیک کمک می کند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.
بهترین راه حل چیست؟
بنابراین، بهترین راه حل چیست؟ یک سیستم مدیریت مرخصی آنلاین و مبتنی بر ابر پاسخ مناسبی برای این امر است. نرم افزار و سیستم مدیریت حضور و غیاب یاب به راحتی از کل پردازش مرخصی حفاظت می کند. توسط پرسنل مجاز می توان از هر مکان و هر زمان به این سیستم ها دسترسی پیدا کرد تا موجودی مرخصی آنها را تحت هر نوع مرخصی مشاهده کند. کارمندان می توانند به صورت آنلاین درخواست مرخصی کنند. در حالی که گردش کاری از پیش تعیین شده، برنامه را برای تأیید / رد از طریق ایمیل به مدیر مربوطه هدایت می کند. به دنبال این، مدیر می تواند با کلیک یک دکمه موجودی مرخصی کارمند را مشاهده کند. سپس اقدامات مناسب را انجام دهد. این تضمین می کند که سیستم بلافاصله به روز می شود و اطلاعات در زمان واقعی گرفته می شوند.
این امر وابستگی به پرسنل منابع انسانی را به عنوان مدیر کاهش می دهد. همچنین کارمند دید و کنترل کاملی بر روند کار دارد. در پایان سال، آنها می توانند ترازنامه مرخصی بدون نتیجه را برای سال آینده تصویب کنند؛ در حالی که HR می تواند سهمیه مرخصی جدید را با حداقل تلاش به روز کند.
