تقسیم بندی سیستم های بایگانی را در شماره های قبلی توضیح دادیم. در اینجا علاوه بر مرور نکات قبلی، با سیستم های بایگانی جدید آشنا خواهید شد. سیستم های بایگانی را می توان تحت هفت عنوان سیستم بایگانی الفبایی، سیستم بایگانی زمانی، سیستم بایگانی منطقه ای، سیستم بایگانی شماره دار، سیستم بایگانی بر اساس اصول موضوعی، سیستم بایگانی مختلط و سیستم بایگانی مجازی در نظر گرفت.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
بایگانی الفبایی
در سیستم بایگانی الفبایی، فایل ها بر اساس نامشان به ترتیب حروف الفبا مرتب می شوند. اگر فایل‌هایی که قرار است با این سیستم مرتب شوند شامل نام‌های شخصی هستند، استفاده از نام خانوادگی به جای نام کوچک رایج‌تر است.
اگر افراد زیادی با نام خانوادگی یکسان هستند، می توان از دو یا چند حرف در نام فایل استفاده کرد. یک یا چند حرف را می توان روی انواع فایل ها و پوشه های مورد استفاده در سیستم بایگانی الفبایی نوشت. در این سیستم می‌توانید آرشیو خود را با توجه به نیاز خود با انواع پوشه فایلی که ترجیح می‌دهید گسترش و محدود کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
طراحی و نصب سیستم های بایگانی الفبایی و همچنین استفاده از آن بسیار ساده است. این باعث صرفه جویی در زمان می شود، به ویژه برای کسانی که در مشاغل کوچک کار می کنند. زیرا دسترسی مستقیم به فایل ها را ارائه می دهد. از آنجایی که ترتیب حروف الفبا رعایت می شود، سیستم بایگانی را می توان گسترش داد یا از بین برد.
با این حال، اگر نام خانوادگی یا نام های دیگر استفاده شده در ترتیب مشابه باشد، ممکن است باعث سردرگمی شود. علاوه بر این، به دلیل نامتعادل بودن تعداد اسناد و پرونده ها در گروه ها و زیر گروه های اصلی، ممکن است برخی از حروف به هم ریخته باشند. می توانید فایل های ترکیبی را ابتدا به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
پرونده زمانی
سیستم بایگانی زمانی بر اساس تاریخ پرونده ها است. بسته به بازه زمانی که باید بایگانی شود، واحدهای مناسب مانند سال، ماه، هفته یا روز در سیستم تشکیل پرونده انتخاب می شوند. در طبقه بندی انجام شده بر اساس سال ها، می توان برای ماه ها، هفته ها یا روزها بر اساس نیاز ترتیبات جداگانه ای انجام داد. سیستم های بایگانی زمانی بیشتر در مشاغلی استفاده می شود که در روزهای خاصی مانند صورتحساب و چک، در بانک ها و شعب نظامی مبادله پول می کنند.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
همچنین می توانید این سیستم را برای مقابله با فایل های آشفته در دفتر یا خانه در نظر بگیرید. اگر اسنادی که تشکیل می دهید دارای گاهشماری مشخصی هستند، می توانید در حین تشکیل پرونده، این زمان بندی را رعایت کنید.
چنانچه اسنادی که استفاده می‌کنید در اندازه A4 هستند، می‌توانید اسناد خود را به ترتیب زمانی با انواع پوشه فایل A4 مرتب کنید. اگر انواع پوشه های درب دار را ترجیح می دهید، می توانید تاریخ اسناد را در پشت این محصولات یادداشت کنید. می توانید امور مالی خود را به ترتیب زمانی سازماندهی کنید.
منطقه ای
در سیستم بایگانی منطقه ای اسناد بر اساس مناطق جغرافیایی طبقه بندی می شوند. در این سیستم که از آن به عنوان سیستم بایگانی جغرافیایی درون سیستم‌های بایگانی نیز یاد می‌شود، نام قاره‌ها، کشورها، استان‌ها، بخش‌ها، محله‌ها یا روستاها عناصر متمایز هستند. سیستم های بایگانی منطقه ای بیشتر در مشاغلی استفاده می شود که بر اساس واحدهای تسویه حساب خدمات ارائه می دهند.
به عنوان مثال در مختارهای محله، اطلاعات استقرار ساکنان محله در فایل های جداگانه به صورت سایت، جزیره یا بسته ذخیره می شود. در این سیستم بایگانی که از نظر اطلاعات شرکتی و مدیریت اسناد مزایایی را ارائه می دهد، انواع فایل پوشه سازمان دهنده باعث صرفه جویی در سرعت و زمان می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
شماره گذاری شده
در این سیستم ها که به سیستم های بایگانی عددی نیز معروف هستند، فایل ها بر اساس اعداد خاصی طبقه بندی می شوند. دو نوع مختلف برای سیستم های بایگانی شماره دار وجود دارد. اولین مورد بایگانی اعداد ترتیبی و دومی پرونده اعشاری است. در بایگانی شماره سریال، فایل ها به تعداد دلخواه شماره گذاری می شوند که از ۱ شروع می شود. در بایگانی اعشاری، زیر گروه ها ایجاد می شوند.
اسناد با توجه به موضوع خود ابتدا به گروه های ده تایی و سپس به گروه های ده فرعی تقسیم می شوند. با هر بخش فرعی جدید یک شماره جدید به گروه اضافه می شود.
در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بدانید.
بر اساس اصول موضوعی
با توجه به اصول موضوع، سیستم های بایگانی به نوعی مانند سیستم های بایگانی اعشاری هستند. اما در این سیستم ها، موضوعات اصلی و موضوعات فرعی محدود به محدودیت اعشاری نیستند. در صورت نیاز، سیستم برای گسترش افقی یا عمودی باز است. موضوعات اصلی با دو حرف اول یا اول موضوع نشان داده می شوند، موضوعات فرعی با اعداد نشان داده می شوند.
به عنوان مثال در موضوع اصلی پرسنل می توانید از حرف P برای پرسنل، P-1 برای نیازهای پرسنلی و P-2 برای تنظیمات استفاده کنید. همچنین می توانید از این سیستم که امکانات مختلفی را برای مدیریت اطلاعات و اسناد در اختیار شما قرار می دهد برای رسیدگی به پرونده های مختلط در دفتر یا منزل استفاده کنید.
در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
سیستم های فایل ترکیبی
در حوزه مدیریت اسناد و اطلاعات موسسات و سازمان ها، گاهی ممکن است یک سیستم بایگانی واحد کافی نباشد. سیستم های بایگانی مختلط که با استفاده از بیش از یک سیستم پرونده تشکیل می شوند، در عمل می توانند امکانات مختلفی را برای کسب و کارها فراهم کنند.
به عنوان مثال، ترتیب حروف الفبا در سیستم های بایگانی زمانی می تواند در زمان و تلاش صرفه جویی کند. در سیستم بایگانی منطقه ای، ترتیب زمانی می تواند راه حل های کاربردی تری ایجاد کند. شما باید صبور باشید تا سیستم بایگانی را پیدا کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
سیستم های فایل مجازی
شما می توانید از سیستم های فایل مجازی برای طبقه بندی و محافظت از اسناد دیجیتال استفاده کنید. اگر برای کار خود نیازی به پرینت ندارید، برای ذخیره اسناد دیجیتال به انواع فایل های نوشت افزار نیاز ندارید.
برای سیستم های فایل مجازی می توانید از نرم افزارها و برنامه های مختلفی استفاده کنید. به این ترتیب می توانید در هزینه های مصرفی لوازم التحریر خود در اداره یا منزل صرفه جویی کنید.
