بایگانی اسناد بخشی از مدیریت اسناد است که روشی سازمان یافته برای بایگانی و ذخیره اسناد است. نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد نرم افزاری است که اسناد را برای اعضای سازمان شما ضبط، ذخیره، پرونده و توزیع می کند.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب دورکاری بخوانید.
بایگانی اسناد چگونه به سود تجارت شما کمک می کند؟
بایگانی الکترونیکی به دلایل زیادی مهم است. اول و مهمترین، این امکان را برای شما فراهم می کند تا پرونده های مهم را سازماندهی کنید. همچنین راهی آسان برای یافتن مجدد آن پرونده ها در صورت لزوم فراهم می کند.
تجارت شما بدون توجه به اینکه در کدام صنعت فعالیت می کنید، داده ها و اسناد زیادی تولید خواهد کرد. این مسئولیت شماست که به عنوان یک مالک مشاغل کوچک اطمینان حاصل کنید که داده ها به گونه ای ذخیره می شوند که به آنها امکان استفاده موثر را می دهد.
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
بایگانی اسناد از چندین طریق می تواند برای تجارت شما مفید باشد
فضای اداری و ذخیره سازی را آزاد می کند. اگر مشاغل شما از مدیریت اسناد فیزیکی استفاده می کند، احتمال اینکه فضای زیادی از دفتر کار شما را ردیف جعبه های ذخیره سازی یا کابینت های پر از اسناد و مدارکی که ساعت ها طول می کشد آنالیز شود، زیاد است. استفاده از نرم افزار های بایگانی می تواند این فضا را آزاد کند. یا اگر قبلاً از سیستم دیجیتال استفاده کرده اید، بایگانی می تواند فضای ذخیره سازی اسناد فعال را پاک کند.
امنیت را فراهم می کند. بسیاری از شرکت ها با اسنادی روبرو هستند که باید ایمن نگه داشته شوند، به ویژه صنایعی مانند بهداشت و درمان، حقوقی یا مالی. بایگانی اسناد و راه حل های DMS اغلب دارای تدابیر امنیتی برای مدیریت دسترسی کاربر، پیگیری ویرایش ها و کنترل رمزهای عبور است.
در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
اسناد در برابر خطرات فیزیکی محافظت می شوند. جعبه اسناد و مدارک فیزیکی به ویژه در معرض حوادث جسمی یا خطراتی مانند آتش سوزی، سیل یا سرقت قرار دارند. بایگانی کردن اسناد خود به صورت دیجیتالی یا ابری این اطمینان را به شما می دهد که پرونده ها و اسناد شما بدون در نظر گرفتن امنیت، ایمن هستند.
- بایگانی و مدیریت اسناد فرآیندی در حال پیشرفت است که نیاز به نظارت و تنظیم مداوم دارد. بایگانی اسناد خود را به بهترین وجه می توانید با این روشها داشته باشید:
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
در مورد شرایط نگهداری رکورد آگاهی داشته باشید.
قوانین مربوط به مدت زمان نگهداری هر یک از انواع اسناد را بدانید. مدت زمان نگهداری مدارک مالی خاص و اسناد مالیاتی ۱۰ سال است، اما بسیاری از صنایع و سازمان ها قوانین و مقررات خاص خود را دارند.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
تعیین کنید که سوابق تجاری چیست.
این مورد در هر شغلی متفاوت است. سندی که برای بایگانی یک شغل ضروری است ممکن است برای شرکت شما چندان مهم نباشد. در ابتدا سوابق کاری را مشخص کنید. (و اینکه چگونه می خواهید آن را حفظ کنید). سپس اطمینان حاصل کنید که این تمایز برای کارمندان شما روشن است.
یک سیستم ذخیره سازی روشن داشته باشید.
بعد از اینکه تشخیص دادید کدام سوابق نگهداری می شود، با دقت سیستمی درباره نحوه نگهداری آنها ارائه دهید. می توانید اسناد را بر اساس نوع، عملکرد، تیم یا مشتری دسته بندی کنید. بعد متناسب با آن پرونده ها را نام ببرید. هرچه تصمیم گرفتید، آن را به لیست خط مشی های شرکت خود اضافه کنید. سپس مطمئن شوید که در کل شرکت اجرا شده است.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
در مورد سیاست های حفظ اسناد خود تصمیم بگیرید.
کارمندان شما در طول مدت حضورشان در شرکت شما به صدها، اگر نه هزاران سند دسترسی خواهند داشت. این شما هستید که کنترل می کنید چه کسی اسناد را می بیند یا ویرایش می کند و اینکه چه مدت از کارمندان باید به آن پرونده ها دسترسی داشته باشد.
خط مشی ها باید براساس کاربردها و نیازهای منحصر به فرد شرکت شما تعیین شوند، اما اینها برخی از سیاست های معمول مربوط به مدیریت اسناد و بایگانی هستند:
-
حفظ ایمیل
-
دسترسی به برنامه ی اصلی در صورت بروز مشکل
-
مدیریت دستگاه تلفن همراه
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
نیازهای امنیتی خود را در نظر بگیرید.
اولین قدم در بایگانی ایمن پرونده ها، یادگیری انطباق است. هر صنعتی استانداردهایی دارد که غالباً توسط مقررات دولتی تعیین می شود. شما باید این مقررات را بشناسید و آنها را دنبال کنید تا از مشکلات اساسی جلوگیری کنید.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
وقتی نیازها را بدانید، می خواهید امنیت پرونده خود را بررسی کنید تا به دنبال نقص و منابع عدم تطابق باشید. شما می توانید ممیزی های امنیتی بایگانی خود را به گروه های حرفه ای برون سپاری کنید، که اغلب روش خوبی برای تعیین نقاط کور است که به راحتی با ممیزی های داخلی از دست می رود.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
نحوه تصمیم گیری برای بایگانی کردن پرونده ها
در حالی که باید از صلاحدید خود برای تعیین اینکه چه پرونده هایی بایگانی می شوند استفاده کنید، می توانید برای راهنمایی تصمیمات خود این دو قانون را دنبال کنید:
-
هر آنچه را که ملزم به ذخیره آن هستید، چه از نظر قانونی و چه از طریق مقررات خاص صنعت، بایگانی کنید. آن پرونده ها را تا زمانی که مقررات حکم می کند، در پرونده خود نگه دارید.
-
هر چیزی که برای ایجاد، تداوم و ادامه روند تجارت شما حیاتی است مانند اسناد ملکی، کپی پروانه ها، فرم های مالیات و استخدام کارمندان و سوابق مالیات مشاغل را بایگانی کنید.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
