انواع اسناد منابع انسانی وجود دارد که ممکن است برای متخصصان منابع انسانی لازم یا مفید باشد. اسناد دقیق مورد نیاز ممکن است بین کارمندان بسته به موقعیت منحصر به فرد آنها متفاوت باشد. شرکت ها نیز ممکن است سوابق مختلفی را بسته به سیاست های داخلی خود نگه دارند. ممکن است تحقیق در مورد تعهدات قانونی در منطقه خود و مشورت با یک متخصص برای اطلاع از اینکه کدام فایل ها برای رعایت موارد ضروری هستند، مفید باشد. در اینجا مواردی وجود دارد که معمولاً در پرونده مفید هستند:
در مورد آرشیو اسناد بخوانید.
۱- ثبت اسناد
مهم است که مدارک اصلی کارمندان را از فرآیند استخدام دور نگه دارید، از جمله:
-
درخواست های شغلی
-
رزومه و نامه های پوششی
-
تایید سابقه اشتغال و تحصیل
-
قراردادهای کاری
-
مدارک شناسایی شخصی
-
اطلاعات تماس
-
اطلاعات حساب بانکی
-
ساختارهای جبرانی
-
فرم های تأیید دفترچه راهنمای کارمند امضا شده
-
قراردادهای جابجایی
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
۲-انواع اسناد: اسناد عملکرد
داشتن سوابق دقیق در مورد عملکرد مداوم کارکنان می تواند مفید باشد. بنابراین به حفظ سوابق مانند موارد زیر توجه کنید:
-
شرح شغل
-
سوابق آموزشی
-
گزارش اقدامات انضباطی
-
سوابق حضور و غیاب
-
برنامه های بهبود عملکرد
-
نقض خط مشی
-
خود ارزیابی ها
-
تقدیر و جوایز
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.
۳- انواع اسناد: اطلاعات پزشکی
قوانین محلی ممکن است نحوه مستندسازی اطلاعات پزشکی مرتبط را تعیین کند. اما برخی از بخش‌ها ممکن است اسنادی مانند موارد زیر باشد:
-
اقامتگاه های معلولین
-
سوابق مرخصی پزشکی
-
یادداشت های پزشک برای غیبت
-
اطلاعات تماس اضطراری
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
به یاد داشته باشید که هنگام درخواست اطلاعات پزشکی و مستندسازی غیبت های مرتبط با سلامت به حریم خصوصی کارکنان احترام بگذارید و از تمام مقررات قابل اجرا پیروی کنید.
۴- انواع اسناد: سوابق فسخ
اگر کارمندی به طور داوطلبانه یا غیرارادی شرکت را ترک کند، حفظ سوابق کامل خروج او از جمله موارد زیر ضروری است:
-
نامه استعفا یا پایان کار
-
خروج از سوابق مصاحبه
-
اطلاعات بیمه
-
اطلاعات چک حقوق باقی مانده
-
فرم ترخیص
در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
بهترین شیوه ها برای مستندسازی منابع انسانی
در زیر برخی از بهترین شیوه هایی که ممکن است برای اطمینان از نگهداری سوابق مناسب در محل کار پیاده سازی کنید آورده شده است:
انتظارات را تعریف کنید. داشتن یک بیانیه مکتوب و قابل دسترس از انتظارات شرکت از کارکنان بسیار مهم است تا آنها از قوانین، سیاست ها و اهداف آگاه باشند.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
خاص و منظم باشید. همیشه هنگام تهیه اسناد، از جمله تاریخ، زمان و شواهد، در صورت امکان، دقیق باشید.
کارمند را درگیر کنید. هنگام مستندسازی یک حادثه، نقض خط‌مشی یا تضاد، بسیار مهم است که دیدگاه کارمند را برای توضیح آنچه اتفاق افتاده و چرا لحاظ کنید.
درخواست و ذخیره بازخورد را بگنجانید. بازخورد سرپرستان و همتایان می‌تواند پرونده یک کارمند را جامع‌تر کند و داده‌های بهتری برای تصمیم‌گیری فراهم کند.
مهم است که بازخوردها و گزارش‌ها عینی و مبتنی بر واقعیت باشند. بنابراین به جای ویژگی‌های شخصیتی یا روابط آنها با دیگران، روی اقدامات و نتایج کارمند تمرکز کنید.
این مقاله فقط برای مقاصد اطلاعاتی است و به منظور ارائه مشاوره حقوقی نیست. برای هر گونه مشکل حقوقی که ممکن است با آن مواجه شوید، باید با یک وکیل مشورت کنید.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
برچسب‌ها:انواع اسناد منابع انسانی
