رقومی سازی آرشیو به چه معناست؟ آرشیو دیجیتال چیست؟ در این محتوا اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار میدهیم. قبل از انتخاب سیستم آرشیو دیجیتال مناسب کسب و کار خود مجموعه مقالات ما در مورد بایگانی اسناد را به دقت بخوانید. اطلاعات موجود در این مجموعه مقالات برای انتخاب برنامه مناسب سازمان شما مفید خواهد بود.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.
آرشیو دیجیتال
پیشرفت‌های فناوری راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهند که زندگی را در زمینه بایگانی، مانند بسیاری از زمینه‌های دیگر، بسیار آسان‌تر می‌کنند. شیوه‌های آرشیوی، که در طول قرن‌ها تغییر چندانی نکرده‌اند، با آرشیو الکترونیکی ابعاد جدیدی پیدا کرده‌اند.
آرشیو الکترونیکی یک نسخه دیجیتالی از اسناد یا تصاویر کاغذی است که به داده های دیجیتال تبدیل شده است. استفاده از آرشیوهای دیجیتال، که راحتی زیادی را برای مؤسسات فراهم می کند، به سرعت در حال گسترش است و به یک ضرورت اجتناب ناپذیر تبدیل می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
سرویس استاندارد دفتر خدمات برای ایجاد یک آرشیو دیجیتال
یک سرویس استاندارد دفتر خدمات برای ایجاد یک آرشیو دیجیتال شامل مراحل زیر است:
جداسازی اسناد:
اسنادی که باید در آرشیو الکترونیکی ذخیره شوند ابتدا برای اسکن آماده می شوند. صفحاتی که نیاز به اسکن ندارند کنار گذاشته می شوند و اسنادی که قرار است اسکن شوند به گونه ای چیده شده اند که به راحتی از اسکنر عبور می کنند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.
اسکن اسناد:
اسناد سازماندهی شده با اسکنرهای حرفه ای اسناد اسکن شده و به محیط کامپیوتر منتقل می شوند.
بهبود تصویر:
در این مرحله الگوریتم هایی برای بهبود کیفیت تصاویر اسکن شده اعمال می شود.
نمایه سازی:
در این مرحله معیارهای جستجو/طبقه بندی اسناد وارد می شود. این معیارها ممکن است شامل اطلاعاتی مانند شماره پرونده، نام مشتری، شماره، نوع سند، تعداد اسناد و تاریخ باشد.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
کنترل کیفیت:
کنترل کیفیت مهمترین مرحله فرآیند دیجیتالی کردن آرشیو (سرویس دفتر خدمات) است. در این مرحله، خطاهای احتمالی توسط فرآیندهای کنترل کیفیت اعمال شده به طور جداگانه پس از فرآیندهای اسکن و نمایه سازی شناسایی و تصحیح می شوند.
انتقال:
فرآیند با ذخیره اسناد اسکن شده، تصویر پردازش شده، داده های وارد شده در سیستم های بایگانی اسناد تکمیل می شود.
در مورد نرم افزار سهام بیشتر بدانید.
مزایای آرشیو دیجیتال
آرشیو الکترونیکی، که امروزه به سرعت در حال گسترش است، مزایای بسیاری را برای مؤسسات و افرادی که به آنها خدمت می کنند ارائه می دهد. در فرآیند دیجیتالی کردن آرشیو، اسناد بررسی، مرتب‌سازی و طبقه‌بندی مجدد می‌شوند. به لطف این فرآیند، آرشیوهای فیزیکی نیز می توانند نظم جدیدی دریافت کنند. در صورتی که فرآیند دیجیتالی سازی بایگانی توسط یک شرکت حرفه ای انجام شود، می توان از همان شرکت خدماتی برای سازماندهی آرشیو فیزیکی مطابق با استانداردها دریافت کرد.
قابل دسترس بودن :
به لطف سیستم آرشیو الکترونیکی، همه اسناد به صورت دیجیتال قابل دسترسی هستند. باعث صرفه جویی در زمان و کار می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.
از فرسودگی اسناد جلوگیری می کند:
اسنادی که در صورت نیاز دائماً به آنها ارجاع می شود پس از مدتی فرسوده می شوند. با استفاده از آرشیو دیجیتال اسنادی که از اصل آنها به جز تعهدات قانونی استفاده نمی شود فرسوده نمی شوند.
اسناد گم نمی شوند:
خطر از دست دادن اسناد ذخیره شده در آرشیو الکترونیکی وجود ندارد. به لطف این سیستم آرشیو، امکان گم شدن اصل اسناد در آرشیو فیزیکی نیز کاهش می یابد.
در مورد نرم افزار تحلیل بازار سهام بخوانید.
کاهش اتلاف فضا:
به لطف آرشیو دیجیتال، بایگانی های فیزیکی که بسیار کمتر مورد نیاز خواهند بود را می توان به مناطق مناسب مختلف منتقل کرد. آرشیوهای فیزیکی را نیز می توان در برنامه آرشیو الکترونیک تحت مناسب ترین شرایط ذخیره کرد.
صرفه جویی در زمان:
بایگانی دیجیتال زمان لازم برای جستجوی اسناد را به حداقل می رساند.
کاهش هزینه ها:
آرشیو دیجیتالی از اتلاف وقت و نیروی کار جلوگیری می کند. باعث افزایش کارایی و کاهش هزینه ها می شود. همچنین هزینه فتوکپی، کاغذ، کارتریج و هزینه های مشابه را به حداقل می رساند.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
فرصت های دسترسی چندگانه را به طور همزمان فراهم می کند:
به لطف آرشیو دیجیتال، هر کسی می تواند همزمان به یک سند مشخص دسترسی داشته باشد.
سیستم دسترسی به اسناد مبتنی بر مجوز:
موسسات همه اسناد خود را برای همه باز نمی کنند. امکان تایید اسناد آرشیو دیجیتال در سیستم فراهم است. به این ترتیب فقط افراد مجاز می توانند به اسناد خاصی دسترسی داشته باشند.
